Data & Analytics, Digitalisierung
5 Gründe warum Excel nicht als Planungstool ausreicht
07.10.2021
Seit vielen Jahren bietet Microsoft mit Excel Finanzabteilungen weltweit die Planungs- und Budgetierungstools, die sie für ihren Erfolg benötigen. Die Anwender schätzen die Flexibilität, die flache Lernkurve und die Formeln und Makros für die grundlegende Automatisierung und Analyse. Auch wenn die heutigen Business-Technologien immer leistungsfähiger werden, verlassen sich die meisten Unternehmen immer noch ausschließlich auf Excel für Budgetierung, Planung und Forecasting. Das Spreadsheet-Tool ist nach wie vor fest als Schlüsselfunktion für die Zusammenführung und Transparenz von Finanzdaten verankert, aber der Markt effizienterer und spezialisierter Business Softwares wächst stetig. Damit diese intuitiv und effektiv nutzbar sind, müssen sie mit Excel harmonieren, um die wachsenden Anforderungen an das digitale Finanzwesen von heute zu erfüllen.
Bei allem, was Excel bietet, hat es auch eine Reihe von Einschränkungen, insbesondere für große Unternehmen: fehlende Fehlerkontrolle, Skalierbarkeit, Automatisierung, Transparenz und kollaboratives Potenzial.
In alltäglichen Szenarien kristallisieren sich diese Probleme heraus, mit denen Mitarbeiter und Unternehmen zu kämpfen haben:
1.
Ein großes Unternehmen, das über Jahre hinweg gewachsen ist, stellt fest, dass seine Finanzdaten größtenteils in einer Masse von Spreadsheets und einem fragmentierten Technologie-Ökosystem untergebracht sind, isoliert von seinen ERP-, CRM- und anderen Systemen.
2.
Für Budgetierung oder Finanzanalysen müssen Berichte manuell durchforstet werden – ein Prozess, der wertvolle Zeit verschlingt und ein hohes Risiko birgt, versehentlich etwas zu übersehen.
3.
Wenn mehrere Teammitglieder an einem Projekt arbeiten, gehen sie leicht unterschiedlich vor, und kleine Unterschiede wie Änderungen in Datumsbereichen oder Filteranwendungen führen schnell zu fehlerhaften oder widersprüchlichen Ergebnissen.
4.
Kleine Unterschiede werden zu großen Problemen: Unvollständige Daten fließen in ungenaue Prognosen und Finanzmodellierungen ein.
5.
Die Abweichungen zwischen Prognose und Realität gilt es dann den Stakeholdern zu erklären, die sich für die Detailebene nicht interessieren.
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Wie also können Unternehmen Excel wieder effektiv nutzen und es gleichzeitig mit leistungsstarken neuen Business-Tools vereinen? Mit der Antwort kommt auch die Fähigkeit, bessere Erkenntnisse zu liefern – für jede Abteilung, unternehmensweit – und die datengesteuerte Entscheidungsfindung zu verbessern.
Die Zukunft von Planung, Budgetierung und Forecasting ist einheitlich
Unabhängig von der Größe und der Branche Ihres Unternehmens beeinträchtigen unflexible Planungs-, Budgetierungs- und Forecasting-Prozesse das Wachstum und die Flexibilität, schnell und informiert auf Marktveränderungen zu reagieren. Mit einem einheitlichen Planungs-Tool steigern Finanzteams die operative Effizienz und erreichen ihre übergeordneten Geschäftsziele schneller, indem sie
• Konsistenz und Transparenz für ein wirklich einheitliches Performance Management etablieren,
• KI-Lösungen nutzen, um die Häufigkeit, Genauigkeit und Granularität von Forecasts zu erhöhen und
• Ihren Controllern und Business Usern die Freiheit geben, den Anforderungen entsprechende Finanzmodelle und Berichte zu erstellen.
Um die Budgetplanung und -prognose im gesamten Unternehmen zu vereinheitlichen, muss das Controlling Datensilos aufbrechen, unterschiedliche Datenquellen miteinander verbinden und noch mehr Nutzen aus den vorhandenen Tools ziehen. Für die Verbesserung der Effektivität in Unternehmen – durch optimierte Zusammenarbeit und Prozessautomatisierung – bietet Microsoft eine leistungsstarke Plattform für den Finanzbereich, um Daten und Informationen funktionsübergreifend zu vereinheitlichen und so einen kollaborativen Geschäftsplanungsprozess zu ermöglichen: Die Power Plattform. Diese zieht Daten aus allen Informationsquellen, die von Planungs- und Controlling-Teams genutzt werden – einschließlich Excel-Tabellen, ERP-Systemen und sogar CloudDatenbanken – in eine einzige Oberfläche, die allen funktionsübergreifenden Anwendern (mit rollenbasierten Rechten) zugänglich ist. Dies strafft die Planungs-, Budgetierungs- und Forecasting-Prozesse und verknüpft die Planung mit den unternehmensweiten Abläufen, um Prozesse zu optimieren, die Datenqualität zu erhöhen und die Planungszyklen im gesamten Unternehmen zu verkürzen.
Fazit
Eine skalierbare, digitale Lösung bietet also Vorteile für die gesamte Wertschöpfungskette in allen Bereichen. Zum Schluss sollten Unternehmen nicht vergessen, ihre Mitarbeiter zur Genüge auf verwendete Softwareanwendungen zu schulen. Der Erfolg einer Software steht und fällt mit der Akzeptanz durch die Mitarbeiter.
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