Beteiligungs- und Betriebsgesellschaft Bautzen mbH

In Siebenmeilenstiefeln zur modernen Verwaltung

„Wir haben generell einen guten Draht zueinander, aber während des Projekts war die Zusammenarbeit perfekt. COSMO CONSULT war immer erreichbar und beantwortete unsere Fragen sehr schnell. Wir haben uns gut aufgehoben gefühlt.“

Susann Mitschke, Teamleiterin der Kaufmännischen Dienstleistungen bei der Beteiligungs- und Betriebsgesellschaft Bautzen mbH

Unternehmensprofil

Die Beteiligungs- und Betriebsgesellschaft Bautzen mbH (BBB mbH) leistet einen wichtigen Beitrag für das Leben, Wohnen und Wirtschaften in der Stadt Bautzen mit ihren rund 40.000 Einwohnern. Die Gesellschaft ist eine hundertprozentige Tochter der Stadt und hält nicht nur die Mehrheit an den Stadtwerken, sondern betreibt auch die städtischen Bäder, die Tourist-Information, den über die Stadtgrenze hinaus bekannten Saurierpark sowie die Parkräume der Stadt. „Unser Ziel ist es, die Lebensqualität für die Bürger ständig zu erhöhen. Zudem ist Bautzen für die Region ein wichtiges Touristenzentrum. Wir wollen, dass es so bleibt, und achten darauf, dass sich die Menschen bei uns wohlfühlen und Bautzen in guter Erinnerung behalten.“, unterstreicht Susann Mitschke, Teamleiterin der Kaufmännischen Dienstleistungen bei der BBB mbH.

Neben dem umfangreichen Engagement für Bürger und Gäste betreut das Unternehmen auch die kaufmännische Betriebsführung des Zweckverbands „Fernwasserversorgung Sdier“, an dem mehrere regionale Gemeinden beteiligt sind. Bei ihren vielfältigen Aufgaben werden die rund 85 Mitarbeiter und 12 Auszubildenden seit vielen Jahren vom ERP-System Microsoft Dynamics NAV zuverlässig unterstützt.

Migration als Chance für die Modernisierung

Gemeinsam mit COSMO CONSULT Dresden baute die BBB mbH die Unternehmenssoftware im Laufe der Zeit kontinuierlich aus. Allerdings sind seit dem letzten, umfassenden Update inzwischen fast zehn Jahre vergangen. Als der Support für die veraltete Version auszulaufen drohte, entschied sich der öffentliche Betrieb für die Migration. Gleichzeitig sollten bei der Gelegenheit zentrale Prozesse auf den Prüfstand gestellt werden, um die Transparenz in der Verwaltung zu verbessern und ein noch höheres Automatisierungsniveau zu erreichen. Dabei versprach sich Frau Mitschke viel von der modernen Benutzerführung: „Dynamics NAV hat sich in den letzten Jahren stark an Microsoft Office angenähert. Heute ist es viel einfacher, Informationen zu finden oder individuelle Berichte zu erstellen. Zudem können wir neue Mitarbeiter schneller einarbeiten, weil sie Arbeitsabläufe und Funktionen besser verstehen. Allein deshalb lohnt sich der Wechsel.“

Ein Spaziergang, so viel war Frau Mitschke klar, würde das Upgrade nicht werden. Zum einen, weil sich die Datenbank- und Programmstrukturen im Laufe der Jahre stark verändert haben, zum anderen, weil im Zuge der Migration neue Funktionen hinzukommen sollten. Gemeinsam mit COSMO CONSULT setzte man daher auf eine sorgfältige Vorbereitung des Projekts. 

Prozessoptimierung sorgt für mehr Effizienz

Den Auftakt markierten mehrere Workshops, in denen das Projektteam gemeinsam mit den jeweiligen Fachabteilungen die verschiedenen Prozesse sukzessive überarbeiteten. „Die Workshops waren ein Lernprozess. Wir haben unsere Arbeitsweise objektiv bewertet und dabei neue Ideen entwickelt“, blickt Frau Mitschke zurück. Dank des mittlerweile breiteren Leistungsspektrums von Microsoft Dynamics NAV ließen sich vielfältige Auswertungsmöglichkeiten bei der Kosten- und Leistungsrechnung realisieren. Der Verwaltungsaufwand konnte somit verringert werden. Im Einkauf gelang es dem Projektteam, den Bestellprozess zu vereinfachen, indem für bestimmte Lieferanten Standardeinkaufcodes vorgegeben werden. Dadurch lässt sich die Auftragsvergabe so weit standardisieren, dass nur noch wenige Angaben nötig sind, um Bestellungen auszulösen.

Ähnlich effizient ist die Wirkung des Zusatzmoduls OPplus – eine Erweiterung für das Finanzmanagement, mit der sich unter anderem der Aufwand für Anlagenbuchungen reduzieren lässt. „Früher mussten wir Skontozahlungen manuell buchen, was viel Arbeit bedeutete und mitunter zu Fehlern führte. Mit dem Zusatzmodul werden die Beträge nun automatisch zugeordnet. Im Arbeitsalltag ist das eine echte Erleichterung“, betont Frau Mitschke.

Tricky Schnittstellen

Zu den größten Herausforderungen des Versionswechsels gehörten die zahlreichen Schnittstellen, die Microsoft Dynamics NAV mit den diversen Fach- und Verwaltungsverfahren verbindet, wie etwa denen des städtischen Friedhofs. Darüber hinaus galt es, die Kassen in der Tourist-Information im Spreebad und dem Saurierpark einzubinden, damit Tagesabschlüsse und Buchungen weiterhin tagesaktuell in die Finanzbuchhaltung einfließen. Bei der unter anderem für die Park- und Grünanlagenpflege zuständigen BBB Umwelt wiederum werden Arbeitszeiten und Maschineneinsatz zunächst in einer Spezialsoftware erfasst und per Schnittstelle an die Unternehmenssoftware übertragen. Hier sind die Daten dann Basis für die betriebliche Leistungsverrechnung. „Die Schnittstellen waren die einzige echte Herausforderung in einer ansonsten glatt verlaufenen Migration. Wir mussten viel ausprobieren und testen – doch am Ende haben wir es geschafft“, unterstreicht Frau Mitschke.

Mehr Transparenz, weniger Arbeitsaufwand

Heute sind etwa 50 Arbeitsplätze und ein Kassensystem an Microsoft Dynamics NAV angeschlossen. Zu den größten Vorteilen der neuen Programmversion gehört die deutlich schnellere Performance. Speziell beim Datenbankaufbau liegen Welten zwischen alter und neuer Software. „Übertragungsläufe, die früher oft Stunden benötigten, sind jetzt in wenigen Minuten beendet. Aktuelle Daten, etwa aus den Kassen, stehen uns damit viel früher zur Verfügung“, unterstreicht Frau Mitschke. So kann etwa der Einkauf schneller auf abverkaufte Bestände reagieren, um zeitweilige Ausverkäufe zu vermeiden. Zudem gelang es dem Projektteam, zentrale Prozesse zu vereinfachen, zu digitalisieren und damit zu beschleunigen. Ein wichtiger Punkt mit Blick auf die Mitarbeiterakzeptanz, ergänzt die Teamleiterin, denn die hänge vom persönlichen Mehrwert ab. Hier fällt die Bilanz für die meisten Mitarbeiter positiv aus. „Nehmen wir unsere Kostenstellenverantwortlichen: Sie können heute flexibel Berichte erstellen und Auswertungen bis auf die Belegebene durchklicken. Zudem profitieren Sie von der komfortablen Datenübergabe per Mausklick an Microsoft Excel“, erklärt Frau Mitschke.

Vorbildliche Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit während des knapp einjährigen Projekts mit COSMO CONSULT Dresden bewertet sie durchweg positiv: „In regelmäßigen Workshops haben wir jede Phase gemeinsam bewertet, sodass wir stets genau wussten, wo wir gerade stehen. Diese Reviews führten oft zu fundierten Verbesserungsvorschlägen. Wir haben generell einen guten Draht zueinander, aber während des Projekts war die Zusammenarbeit perfekt. COSMO CONSULT war immer erreichbar und beantwortete unsere Fragen sehr schnell. Wir haben uns gut aufgehoben gefühlt.“ Beim nächsten Mal würde sie speziell in der Einführungsphase den einen oder anderen zusätzlichen Workshop buchen.

Digitales Büro in Sichtweite

Dazu wird es schon bald Gelegenheit geben, denn das erste Folgeprojekt ist bereits in Vorbereitung: Anfang des Jahres 2019 soll Microsoft Dynamics NAV um die unter SharePoint laufende Dokumentenverwaltung cc|dms erweitert werden. „Da wir SharePoint bereits in einem anderen Bereich nutzen, lässt sich das relativ leicht umsetzen. Für uns ist das ein wichtiger Schritt in Richtung papierloses Büro. So profitieren wir von digitalen Workflows und können auf die obligatorische Umlaufmappe getrost verzichten“, freut sich Frau Mitschke.

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