BI-Referenzbericht Siemens

Siemens AG

"Für unser ausgeprägtes Projektgeschäft gibt es keine Standardkalkulationslösung. Excel hatte als Kalkulationssystem seine Grenzen erreicht und Projekte waren schwer vergleichbar. Mit COSMO CONSULT haben wir einen Implementierungspartner gefunden, der versteht, was wir brauchen und das mit viel Engagement umsetzt. Die Datenbank-basierte Lösung Cubeware wurde dank der flexiblen und lokalen Zusammenarbeit genau an unseren Bedarf angepasst. Jetzt haben wir ein strukturiertes und einhaltliches Kalkulationstool und eine besser nachvollziehbare Datenablage."

Wolfgang Kraussler, Siemens AG Österreich

Unternehmensprofil

Die Siemens AG Österreich betreibt in Graz das Siemens-Weltkompetenzzentrum für Fahrwerke der globalen Schienenfahrzeug- Industrie. In Graz werden Hightech- Fahrwerke für U-Bahnen, Straßenbahnen, Reisezugwagen, Hochgeschwindigkeitszüge und Lokomotiven für die ganze Welt entwickelt und produziert.

Die Dauer eines solchen Projekts beträgt zwischen ein und zehn Jahren, daher werden im Werk parallel sehr viele Geschäftsfälle betreut. Dies resultiert in einer entsprechend
großen Anzahl von laufenden umfangreichen Kalkulationen. Das dafür eingesetzte Programm Excel erreichte seine Grenzen, auch konnten Außenstehende nur schwer Einblick in die Berechnungen erhalten. Um die Kalkulation auf sichere und zukunftsfähige Beine zu stellen, wurde Cubeware als Werkzeug für Business Intelligence eingeführt. Die Lösung wurde in enger Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern von COSMO CONSULT an die spezifischen Bedingungen der Projekte angepasst.

Ausgangssituation

Die Kalkulationen für die Großprojekte wurden mit Excel durchgeführt, es kam immer häufiger vor, dass manche Versionen nicht mehr abgespeichert werden konnten und es bestand die Gefahr, Daten zu verlieren. Als Office Programm ist Excel nicht für Berechnungen mit derart komplexen Formeln und Verknüpfungen – wie sie bei Siemens zum Einsatz kommen - konzipiert und erreicht ab einer gewissen Größe der Tabellen seine Leistungsgrenze. Aufgrund der offenen Konzeption von Excel stand es auch jedem Kalkulanten frei, seinen Tabellenaufbau zu verändern, aus diesem Grund waren die Kalkulationen innerhalb der Abteilung unterschiedlich strukturiert. Es fiel daher schwer, Vergleiche anzustellen. In Anbetracht des Projektvolumens in Millionenhöhe stellten diese Faktoren ein steigendes Risiko dar. Mit einer neuen Lösung sollte die Datensicherheit und Vergleichbarkeit gewährleistet werden.

Die Herausforderung

Die größten Herausforderungen lagen in der komplexen Projektstruktur des Siemens Kompetenzzentrums. Das heißt, es handelte sich nicht um ein typisches BI-Projekt und es gab auch keine ähnlichen Lösungen, die adaptiert werden konnten. Bald war klar, dass eine unternehmensspezifische Lösung implementiert werden musste. Für die Mitarbeiter aus der Kalkulation war es daher schwierig, Softwarevergleiche anzustellen, umso wichtiger war es, einen kompetenten Projektpartner zu finden, mit dem eine Lösung individuell angepasst werden konnte.

Die künftige Lösung sollte auf einer Datenbank basieren, ausfallsicher sein, sodass Kalkulationen oder Daten nicht verloren gehen und mit zentral hinterlegten Logiken die Verlässlichkeit der Berechnungen sicherstellen. Man sollte rasch einen Einblick in die Kalkulationen bekommen und Projekte vergleichen können. 

Es bestand der Wunsch, die neue Lösung schrittweise auszubauen. Denn um zu verhindern, dass man sich in einem neuen Werkzeug mit vielen Features verliert, wurde entschieden, in der Initialphase nur die Funktionen aus Excel abzulösen. So wollte man sicherstellen, dass der Projektbetrieb nicht gestört ist. Erst dann sollen Erweiterungen evaluiert und umgesetzt werden.

Zu welchen Problemen bzw. Konsequenzen führten die bis dato ungelösten Probleme? 

Auf Grund der riesigen Formellandschaft konnten neue Versionen von Projektkalkulationen nicht immer gespeichert werden und dabei gingen Daten verloren. Für die Mitarbeiter bedeutete das einen vermehrten Zeitaufwand. 

Lösungsanbieter

Die Wahl des Lösungsanbieters war heikel, weil es für die Anforderungen der Fahrwerksparte von Siemens keine Standardlösung gibt. Das Ziel war daher, einen lokalen Partner zu finden, mit dem in enger Zusammenarbeit die Lösung individuell angepasst werden konnte.

Die Lösung

Was wurde gelöst und was hat es gebracht?

Warum COSMO CONSULT?

Im Sinne der Reduktion von Komplexität ist es das Bestreben der Konzern IT bei Siemens, möglichst Lösungen von Anbietern einzusetzen, die bereits im Haus genutzt werden. In Wien war im Rechnungswesen schon Cubeware im Einsatz, ein Cockpit für Business Intelligence. Mangels vergleichbarer Alternativen fiel die Wahl auf Cubeware und damit die Empfehlung für COSMO CONSULT als lokalem Partner, der bis dato bei Siemens nicht bekannt war. Die flexible und kompetente Arbeitsweise der Experten von COSMO CONSULT überzeugte beim ersten Kennenlernen sehr schnell, sodass COSMO CONSULT als Implementierungspartner gewählt wurde. Auch die räumliche Nähe wurde positiv bewertet, weil damit kurze und direkte Kommunikationswege möglich sind. Am überzeugendsten war für Siemens das spürbare Wollen der Experten von COSMO CONSULT, hier gemeinsam eine individuelle und passgenaue Lösung aufzusetzen.

COSMO CONSULT hat viel Erfahrung als BI-Berater und löst für Unternehmen drei Herausforderungen im Wissensmanagement: aufbereiten von Informationen um gezielte effiziente Entscheidungen zu treffen, strategische oder operative Kurswechsel frühzeitig erkennen und stabiles Wachstum ermöglichen, indem komplexe Informationen klar dargestellt werden.

Warum Cubeware?

Das Cockpit für Business Intelligence Cubeware enthält Funktionen für alle Anforderungen des Wissensmanagement wie Analysen, Planung, Reporting und Dashboarding. Mit der modernen grafischen Benutzeroberfläche können Anwender einfach und intuitiv arbeiten.

Das Werkzeug basiert wie gewünscht auf einer Datenbank und hat mächtige Funktionen. Im ersten Projektschritt wurden die bis jetzt genutzten Funktionen aus Excel abgebildet, als Datenbank kommt IBM Cognos TM1 zum Einsatz. Mit definierten Eingabeprozessen kann ein einheitliches Vorgehen erreicht werden, sodass die Berechnungen immer nach dem gleichen Schema aufgebaut sind. 

Cubeware ermöglicht den schrittweisen Ausbau der Funktionen, kleine Verbesserungen werden bei Siemens im Rahmen des Tagesgeschäfts gemacht, größere Erweiterungen werden erst nach wirtschaftlicher positiver Evaluierung durchgeführt. Die nächsten Überlegungen gehen in die Richtung, den Grad der Automatisierung weiter anzuheben, sowie Schnittstellen zu anderen Abteilungen wie Engineering, Projektleitung, Fertigung, Qualitätsmanagement und Einkauf zu schaffen. 

Projektbeteiligte & Kommunikation

Die intensive Kommunikation war aufgrund der Komplexität und Einzigartigkeit der Kalkulationsprozesse ein kritischer Erfolgsfaktor. Das Projektteam setzte sich aus einem Mitarbeiter der Kalkulation sowie den Projektverantwortlichen bei COSMO CONSULT zusammen. Die lokale Nähe und das gemeinsame Wollen werden von Siemens als Erfolgsfaktor für die Umsetzung bezeichnet, so gab es speziell zu Projektende zahlreiche Treffen vor Ort, wo gemeinsam das Design der Oberfläche optimiert wurde.

Der Nutzen

Mit der neuen BI-Lösung hat die Kalkulation im Grazer Werk von Siemens eine zukunftssichere Basis bekommen. Dank der nun einheitlichen Struktur der Kalkulationen können Angebote oder Projekte einfacher verglichen werden, was die Projektsteuerung unterstützt – in Anbetracht des Volumens und der Laufzeit der Großaufträge ist dies ein wesentlicher Gewinn.

Alle Daten sind sicher archiviert, Projektaufzeichnungen oder Kalkulationsversionen können nicht mehr verloren gehen, der gesamte Prozess ist lückenlos Tag für Tag dokumentiert und das Werkzeug läuft fehlerfrei und ohne Abstürze. Die großen Formellandschaften und Logiken sind jetzt zentral hinterlegt, das garantiert die Verlässlichkeit der Berechnungen. Die Arbeitsweise wurde mit der BI Lösung verändert, denn jetzt erfolgt die Eingabe für jedes Projekt strukturiert, indem sogenannte Buttons nach der Reihe abzuarbeiten sind. Für die Kalkulanten bedeutete das zu Beginn eine größere Umstellung, da die in Excel gewohnte Flexibilität nicht mehr möglich war. Die Akzeptanz litt zu Beginn etwas unter den Antwortzeiten, mittlerweile wurde die Geschwindigkeit optimiert und je mehr die Lösung genutzt wird, desto mehr gewinnt sie an Vorteilen: Die Mitarbeiter profitieren von strukturierter und vereinheitlichter Kalkulation, nachvollziehbarer Datenablage, einfacherer Einsicht in die Kalkulationen und Verbesserung der Qualität. Wichtig ist auch, dass die Lösung weiter ausgebaut werden kann, eine Forderung die von Beginn an im Projekt festgelegt war. Wenn in Zukunft auch andere Abteilungen über Schnittstellen eingebunden werden können, erhöht das Transparenz und Qualität. Die gute Zusammenarbeit mit COSMO CONSULT wird als wesentlicher Nutzen angesehen, damit sind auch künftige Erweiterungen problemlos möglich.

Der Nutzen im Überblick:

  • Verlässlichkeit der Berechnungen durch zentral hinterlegte Logiken und damit einheitliche Abbildung der umfangreichen Formellandschaft
  • Wiederverwendbarkeit von bestehenden Kalkulationen
  • Der Prozess der Kalkulationserstellung ist jetzt vorgegeben und folgt damit einer klaren Struktur
  • Die einheitliche Darstellung des Reporting ermöglicht die einfache Vergleichbarkeit unterschiedlicher Angebotsvarianten
  • Inhalte können jetzt leichter gefunden und eingesehen werden
  • Sicherheit, bestehende Kalkulationen nicht durch Abstürze des Tools zu verlieren
  • Umsetzung von Mobility-Szenarien dank des webfähigen Systems
  • Die Qualität wurde verbessert, lückenlose Dokumentation des Projektverlaufs auch über viele Jahre hinweg.

 

Dies ist eine Referenz der COSMO CONSULT SI GmbH, 4407 Steyr-Gleink in Österreich (vormals FWI Information Technology GmbH)

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