ROESER Medical GmbH

Roeser Medical realisiert unternehmensweite Vertriebssteuerung mit Analyse- und Reportingtool

Andreas Klopp, Bereichsleiter IT/Telekommunikation, ROESER Medical GmbH

Herausforderung unternehmensweite Vertriebssteuerung

© ROESER Medical GmbH

Die ROESER Medical GmbH ist ein Fachhandelsunternehmen für Medizinprodukte und Dienstleister für die Krankenhausvollversorgung. Das Produktportfolio umfasst über 800.000 Artikel. Beliefert werden rund 1.200 Kliniken mit Medizinprodukten, Medizintechnik und Dienstleistungen für das Krankenhaus. Dazu gehören systemische Konzepte für die Auswahl, Beschaffung und Überwachung von ganzen Produkt- und Dienstleistungs-Bundles. Die Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Bochum und weiteren Standorten in Mülheim an der Ruhr und Leinfelden-Echterdingen bei Stuttgart beschäftigt rund 380 Mitarbeiter. In den vergangenen Jahren ist die Unternehmensgruppe durch gezielte Firmenübernahmen stark gewachsen.

In Folge dessen wuchs auch die Zahl der IT-Systeme: So betreibt das Unternehmen parallel vier ERP-Systeme. Aufgrund der heterogenen Struktur der IT-Landschaft war eine konsolidierte Sicht auf Daten nicht möglich. Auswertungen erfolgten auf Basis von Excel -aufgrund des damit verbundenen hohen manuellen Aufwands jedoch nur auf monatlicher Basis. Parallel dazu wurden ad-hoc Auswertungen direkt aus den ERP-Systemen gefahren.

Kernanforderungen: Zentral, einfach, mobil

Um eine unternehmensweite Vertriebssteuerung zu ermöglichen, war ROESER Medical auf der Suche nach einer Analyse- und Reportinglösung, mit der Daten aus allen Systemen in einer Plattform zusammengeführt und ausgewertet werden können.

Gesucht war eine flexible BI-Lösung für Standardauswertungen und ad-hoc-Abfragen, die auch firmengruppenübergreifende Controlling-Analysen auf Live-Datenbasis ermöglicht. Heterogene Datenstrukturen sollten ohne Aggregation in Vorsystemen auswertbar sein. Gefordert war eine möglichst unkomplizierte Bedienbarkeit, um eine direkte Nutzung in den Fachabteilungen auch ohne Unterstützung seitens der IT zu ermöglichen. Darüber hinaus sollte die Applikation mobil verfügbar sein, so dass die 85 Außendienstmitarbeiter unterwegs Zugriff auf Informationen wie aktuelle Absatz- und Umsatzzahlen zu ihren Kunden haben können.

Die Wahl fiel auf die Business-Discovery-Plattform QlikView. Ausschlaggebend war zum einen das speicherbasierte und assoziative Datenmodell. Aggregierte Kennzahlen können bis auf die Detailebene analysiert werden, ohne dass mehrdimensionaler OLAP-Cubes erstellt werden müssen. Sämtliche Daten werden mit einem durchschnittlichen Komprimierungsfaktor von 10 im Arbeitsspeicher vorgehalten. Dadurch lassen sich auch große, komplexe Datenmengen aus verschiedenen Quellen innerhalb kurzer Antwortzeiten für Berechnungen und Selektionen analysieren. Ein Rückgriff auf die zugrundeliegenden Datenbanken entfällt. Zum anderen überzeugte der Self-Service BI-Ansatz: Nutzer in den Fachabteilungen haben unabhängig von der IT direkten Zugriff auf Informationen und können diese eigenständig aufbereiten und verteilen. Möglich macht dies unter anderem die intuitive Bedienbarkeit durch eine farbkodierte Point & Click-Oberfläche.

Für die Lösung sprach auch der mobile Client, über den alle Funktionalitäten wie interaktive Analysen und die assoziative Suche auf mobilen Endgeräten wie dem iPad genutzt werden können. 

Rapid Deployment

Bei der Projektumsetzung wurde der Fachhändler von der auf die Planung, Realisierung und Betreuung von Business Intelligence Projekten spezialisierten COSMO CONSULT BI GmbH unterstützt. 

Binnen zwei Monaten wurden die Infrastruktur aufgebaut, die Lösung implementiert und sämtliche Daten integriert. Bereits vier Wochen später konnten die Vertriebsmitarbeiter das System nach einer entsprechenden Schulung produktiv einsetzen.

Tages- statt monatsaktuelle Reports und Analysen bis auf Detailebene

Aktuell nutzen 170 Mitarbeiter aus Vertrieb, Controlling, Finanzbuchhaltung und Geschäftsleitung ein zentrales Vertriebsdashboard. Insgesamt werden 6,2 Millionen Datenzeilen aus zwei Microsoft- Dynamics NAV 6.0 Systemen sowie historische Daten aus MS Dynamics NAV 2.60 nach verschiedenen Dimensionen ausgewertet.

Die Außendienstmitarbeiter können von unterwegs per iPad auch im offline Modus auf Daten zugreifen. Zum Einsatz kommen cc|bi dynamics Dashboards. Die von COSMO CONSULT vorkonfigurierten Dashboards ermöglichen konsolidierte und mandantenübergreifende Auswertungen für Bereiche wie Vertrieb und Verkauf, Finanzbuchhaltung und Controlling.

So wird beispielsweise die Kundenstruktur nach diversen Kriterien wie Region, Kaufverhalten etc. ausgewertet. Ebenso werden Vertriebsgebiete untereinander verglichen. Ein weiterer Anwendungsbereich sind Analysen der aktuellen Umsätze sowie Umsatzverläufe von Kunden in deren Einkaufsorganisation oder Konzernstruktur. Des Weiteren können Umsatz- und Absatzdaten quer über alle Hersteller bis auf Artikelebene analysiert werden. Auf einen Klick lässt sich beispielsweise ablesen, wie viel Herstellerumsatz und Rohergebnis beim Kunden realisiert wurde oder wie sich die Margen in den letzten beiden Geschäftsjahren entwickelt haben. Verkaufsstarke und -schwache Artikel lassen sich in einer grafischen Darstellung sofort ablesen. 

Ein positiver Nebeneffekt ist außerdem die Entlastung des Finanz-Controllings, das zuvor sämtliche Auswertungen umsetzen musste.

Aufgrund der guten Erfahrungen ist geplant, die BI-Lösung künftig bei der Tochtergesellschaft HospiGate, einem Speziallogistiker für Krankenhäuser, für Kundenanalysen einzusetzen. Darüber hinaus soll über eine spezifische Planungskomponente die gesamte Vertriebsplanung abgebildet werden. 

„Mit unserer neuen BI-Lösung ist es uns gelungen, nach der Übernahme mehrere Firmen in nur zwei Monaten „ein“  Führungswerkzeug mit einer gemeinsamen Sicht auf die Vertriebszahlen der Gruppe bereitzustellen“, so Andreas Klopp, Leiter IT-Solutions, ROESER Medical GmbH, abschließend. „Früher konnten wir nur einmal im Monat einen Report über den Vertriebsstatus abrufen. Heute genügt ein Knopfdruck und der Vertriebsmitarbeiter kann sofort seine tagesaktuelle Performance ablesen.“

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