REGIOCAST GmbH & Co. KG

Effizientes Rechnungswesen stärkt Radiounternehmen

„Unser Reporting ist für Management und Mitarbeiter. Dynamics NAV liefert keine Zahlenfriedhöfe, sondern aussagekräftige, belastbare Informationen in Echtzeit.“

Folke Strobel, kaufmännische Leiterin der REGIOCAST GmbH & Co. KG

Ausgangssituation

Auch die Radiounternehmen stehen heute vor Herausforderungen, die sich aus der umfassenden Digitalisierung aller Lebensbereiche ergeben. Für die Medien insgesamt und auch für Radio heißt das: Mehr Wettbewerb durch eine Ausweitung der Angebote, neue Akteure im Ringen um Werbegelder und ein geändertes Mediennutzungsverhalten des Publikums. Diese strukturellen Veränderungen des Medienmarktes führen bei vielen etablierten Akteuren bereits zu deutlichen Veränderungen des Umsatzgeschehens: Zeitungen und Zeitschriften verlieren an Einnahmen, neue, online-basierte Medienangebote legen zu. Auch, wenn diese Entwicklung beim Radio noch nicht so gravierend durchschlägt wie anderswo, steht die Branche doch vor der Aufgabe, Vorsorge zu treffen für den Fall, dass auch das Radio künftig mit einer abschmelzenden Finanzierungsbasis planen muss.  

Um einer derartigen Entwicklung nachhaltig gegenzusteuern sind maßgeblich innovative Angebote und exzellente Produkte für die Radiohörer und Werbekunden entscheidend. Hochrelevant sind allerdings gleichzeitig Maßnahmen, die auf der Ausgabenseite der Unternehmen ansetzen: Entsprechend kann ein Aspekt einer erfolgreichen Strategie darin liegen, Ressourcen zu bündeln, um Aufwand zu senken und so die Kostenseite der Unternehmen effizienter aufzustellen. Wie so etwas funktioniert, demonstriert das Radiounternehmen REGIOCAST: Neben eigenen Stationen wie etwa Radio PSR in Sachsen oder R.SH in Schleswig-Holstein ist das Medienhaus an 18 nationalen und internationalen Radiosendern beteiligt. Zudem gehören Vermarktungsunternehmen und das digitale Fussballradio „90elf“ zum Portfolio.

„Angesichts der Herausforderungen der Digitalisierung und dem absehbar stärkeren Druck auf unsere Finanzierungsgrundlage ist es unser Ziel, unsere Strukturen hinter den Kulissen von Radio rechtzeitig so effizient wie möglich zu bauen, um künftig gleiche oder bessere Leistungen gegenüber unseren Hörern und Kunden anbieten zu können – aber mit deutlich geringerem Aufwand“, unterstreicht Folke Strobel, kaufmännische Leiterin der REGIOCAST GmbH & Co. KG. 

Anforderungen

Durch die überregionale Expansion ist REGIOCAST heute an drei Standorten in Berlin, Kiel und Leipzig präsent. Die einzelnen Gesellschaften sind rechtlich voneinander getrennt. Während die REGIOCAST Holding bereits seit einiger Zeit Microsoft Dynamics NAV einsetzt, arbeiten die verschiedenen Sender mit unterschiedlichen Systemen. Ein internes Effizienzprogramm sah unter anderem vor, die Finanzbuchhaltung für die unternehmenseigenen Radiosender am Standort Leipzig zusammenzuführen. Bei den Beteiligungen blieb es bei der dezentralen Buchhaltung, wobei die Buchungsdaten jedoch komfortabler übermittelt werden sollten.

Eine weitere Anforderung betraf den Aufbau von Profit Centern, von denen man sich einen besseren Einblick in den wirtschaftlichen Erfolg der einzelnen Sender versprach. „Mit der bestehenden heterogenen IT-Struktur ließ sich das Konzept nicht umsetzen. Wir mussten zunächst die Grundlagen vereinheitlichen, damit alle mit einer Sprache sprechen“, blickt Folke Strobel zurück. Von einem externen Unternehmensberater unterstützt, ging es im Sommer 2009 auf die Suche nach einer schlanken, schlagkräftigen kaufmännischen Software für alle drei Standorte. Die Wahl fiel auf Dynamics NAV.

„Entscheidend war für uns die Option, mehrere Dimensionen, zum Beispiel für Profit Center oder Kostenträger, abzubilden. Zudem ließen sich angrenzende Anwendungen, wie etwa unsere Vertriebssoftware relativ einfach integrieren“, betont die kaufmännische Leiterin. Weitere wichtige Aspekte waren die vergleichsweise geringen Einführungskosten und die Tatsache, dass man auf vorhandene Erfahrungen aufbauen konnte. Auf Empfehlung des Consultants übernahm der Microsoft-Partner COSMO CONSULT die Implementierung.

Lösung

Der Startschuss für das Projekt fiel im September 2009. Um die Sender in puncto Rechnungslegung auf einen Nenner zu bringen, harmonisierte eine Projektgruppe im Vorfeld Kontenrahmen, Kostenstellen, Kostenträger und Mandanten. „Die eigentliche Herausforderung war der Faktor Zeit. Wir haben uns das ambitionierte Ziel gesetzt, in wenig mehr als drei Monaten Schnittstellen und Abrechnungsstrukturen aufzubauen, Altdaten zu übernehmen und Mitarbeiter zu schulen“, erklärt Folke Strobel.

Gleichzeitig galt es, Dynamics NAV auf die Strukturen des Medienkonzerns zuzuschneiden. Hierzu baute das Projektteam unterschiedliche Dimensionen auf, passte Schnittstellen an oder ergänzte Eingabemasken um zusätzliche Felder. Eine Besonderheit ist der eigens eingerichtete „Replikationsmandant“, der die Buchungsdaten aus den 25 operativen Mandanten übernimmt, aufbereitet und der REGIOCAST-Holding übergibt. Das erleichtert dem Radiounternehmen die Konsolidierung der Geschäftszahlen und die Pflege der einzelnen Mandanten.

Besonders wichtig war es dem Projektteam die Abrechnungsprozesse zu optimieren und zusätzliche Berichte für das Konzernreporting aufzubauen. Für die meisten Auswertungen nutzt REGIOCAST das Business Intelligence (BI)-System von Cognos, das fest mit Dynamics NAV verknüpft ist. Der große Vorteil: Die Daten aus der Unternehmenssoftware lassen sich gemeinsam mit den Zahlen aus Meridian – einem Vertriebs- und Dispositionssystem für Medienunternehmen – analysieren. Eine weitere Anbindung besteht zum Dokumentenmanagementsystem „Saperion“, das die Mitarbeiter von REGIOCAST in die Lage versetzt, eingehende Rechnungen dezentral zu scannen und zu kontieren. Die Buchungssätze werden automatisch an Dynamics NAV übergeben.

Nutzen

Mit Dynamics NAV ist es dem Projektteam gelungen, die am Buchhaltungsprozess beteiligten budgetverantwortlichen Führungskräfte aus allen Bereichen des Unternehmens von den Vorteilen eines modernen Rechnungswesens zu überzeugen. „Unser Reporting ist für Management und Mitarbeiter gedacht. Dynamics NAV liefert keine Zahlenfriedhöfe, sondern aussagekräftige, belastbare Informationen in Echtzeit. Das kommt gut an, denn es ersetzt die ungeliebten Exceltabellen, mit denen jeder Budgetverantwortliche bisher die Performance seines Bereiches parallel nachvollzogen hat“, bilanziert Folke Strobel . Die Transparenz im Unternehmen ist deutlich gestiegen. „Früher waren wir mit der Konsolidierung und Schnittstellenpflege oft stark belastet, heute können wir uns mit Inhalten befassen, entsprechend tagesaktuell ist die Buchhaltung. Jetzt kann der Prüfer jeden Tag kommen“, freut sich Folke Strobel. 

 

Dank effizienter Prozesse ist der Arbeits- und Zeitaufwand für Buchungen und Rechnungsläufe erheblich gesunken. REGIOCAST stehen relevante Informationen schneller zur Verfügung – und das zu deutlich geringeren Kosten. Die Investition hat sich mittlerweile amortisiert“, unterstreicht Folke Strobel. Kein Wunder, dass es mit dem Systemausbau munter weitergeht.

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