IPT PERGANDE GmbH
Mit digitaler Prozessintegration die Position in der Lieferkette sichern
"Der größte Vorteil ist für uns, dass Aufträge automatisch in Dynamics NAV eingespielt werden. Wir tippen keine PDF-Dokumente mehr ab, sondern prüfen nur noch die übermittelten Mengen. Zudem haben wir einen viel besseren Überblick über die Planung der kommenden 2-3 Tage."
Victoria Moscha, Dynamics NAV-Systemadministratorin bei IPT PERGANDE
Unternehmensprofil
Bei der IPT PERGANDE GmbH ist der Firmenname Programm: IPT bedeutet „Innovative Partikel Technik“ und umfasst Verfahren der Partikel-, Trocknungs- und Formuliertechnik wie sie etwa beim Granulieren von Wasch- oder Pflanzenschutzmitteln zum Einsatz kommen. Dabei werden flüssige Ausgangsstoffe in Granulate umgewandelt. Der Vorteil: Das Granulat ist leicht zu transportieren, es staubt nicht und ist sehr leicht in Wasser löslich. Diese Verfahren kombiniert IPT PERGANDE im Rahmen der Lohn- und Vertragsfertigung mit der Konfektionierung in Großgebinden, Säcken oder Flaschen. Darüber hinaus ist das Mitte der neunziger Jahre gegründete Unternehmen auch in der Verfahrensentwicklung sowie im Anlagenbau aktiv. Aktuell sind am Standort Weissandt-Gölzau in Sachsen-Anhalt mehr als 200 Mitarbeiter beschäftigt.
Herausforderung digitaler Datenaustausch
In der Lohnfertigung ist Qualität der entscheidende Maßstab. Das bezieht sich nicht nur auf Verfahren und Produkte, sondern auch auf die Prozesse. Weil hier langfristig eng zusammengearbeitet wird und sich Vorgänge ständig wiederholen, sind digitale Optimierungsmaßnahmen besonders effizient. 2015 investierte IPT PERGANDE deshalb in eine Branchenlösung auf Basis des ERP-Systems Microsoft Dynamics NAV und konnte damit in vielen Unternehmensbereichen deutliche Verbesserungen erzielen. So gelang es, mehrere kleinere Systeme abzulösen und den Anteil manueller Routinetätigkeiten zu senken.
Eingeführt und auf die betrieblichen Anforderungen zugeschnitten wurde die Software von den Spezialisten der COSMO CONSULT-Gruppe. „Im Gegensatz zu klassischen Fertigungsbetrieben sind wir nicht auf dem Beschaffungsmarkt aktiv. Die Ware wird automatisch angeliefert. Dann verarbeiten wir sie und konfektionieren sie zur Abholung“, erklärt Victoria Moscha, Sachbearbeiterin und Dynamics NAV-Systemadministratorin bei IPT PERGANDE. Die dabei eingesetzten Ressourcen werden sofort abgerechnet, während der Lieferschein erst später bei der Abholung gedruckt wird. „Das entsprach nicht dem Standard der Prozessfertigung und musste individuell angepasst werden“, erinnert sich Moscha. In den Folgejahren investierte das Unternehmen kontinuierlich in das neue ERP-System. So werden etwa eingehende Rechnungen direkt am Posteingang digitalisiert und anhand der Bestellnummer automatisch dem jeweiligen Vorgang zugeordnet.
Ein Erweiterungsprojekt von hoher strategischer Bedeutung ist der elektronische Datenaustausch mit BASF, einem der wichtigsten Kunden aus dem Bereich Pflanzenschutz. „Für BASF ist vor allem die Chargenrückverfolgung ein wichtiges Thema. Man will wissen, wann welche Rohstoffe bei uns eintreffen und in welchen Chargen sie verarbeitet werden“, erklärt Hon.-Prof. Dr.-Ing. Mirko Peglow, Geschäftsführer bei IPT PERGANDE. Um die hierfür notwendige Transparenz zu gewährleisten, war der Aufwand auf beiden Seiten hoch. „Wir haben die geforderten Reports aufwendig per Excel erstellt. Die Mitarbeiter von BASF übernahmen die Zahlen ebenfalls manuell“, blickt Moscha zurück. Werden Aufträge, Avise oder Lieferscheine elektronisch übertragen, so die Idee, würde man sich händische Doppelbuchungen sparen. Das Problem: Beide Unternehmen setzten unterschiedliche Systeme ein. Während IPT PERGANDE auf Dynamics NAV setzt, arbeitet BASF mit SAP. Wegen der unterschiedlichen Datenformate ist eine direkte Kommunikation zwischen beiden Systemen nicht möglich.
Projekterfolg in Zusammenarbeit mit dem Kunden
An dieser Stelle kam das Electronic Data Interchange (EDI) ins Spiel, ein Standard für den elektronischen Datenaustausch zwischen verschiedenen Business Lösungen. Das EDI-Format übernimmt die Rolle des Dolmetschers zwischen beiden Systemen. Beim Datenversand wird jeder Datensatz zunächst aus Dynamics NAV extrahiert und auf den EDI-Standard konvertiert. Beim Datenempfang werden die Informationen dann analog umgekehrt aus dem EDI-Datensatz ins SAP-Format überführt. Da BASF bei dem Projekt den EDI-Standard setzte, war es an IPT PERGANDE die Vorgaben einzuhalten. Das Projektteam nahm also zuerst die Daten und Dokumente unter die Lupe, die künftig elektronisch zu übertragen waren. Um diese auf das EDI-Format zu „mappen“, kam das Zusatzmodul COSMO edi zum Einsatz. Mit einfachen Zuordnungen ließ sich die Aufgabe jedoch nicht lösen. „EDI ist nicht gleich EDI. Bei genauer Betrachtung stellte sich heraus, dass die Vorgaben von BASF stellenweise vom Standard abweichen“, erinnert sich Peglow. Individuelle Anpassungen waren dadurch unvermeidbar. Hinzu kam ein hoher Abstimmungsaufwand, denn das manuelle Mapping der Daten musste von BASF detailliert getestet werden.
Der Zeitplan für die Umsetzung war dabei ambitioniert: Wegen eines parallel laufenden SAP-Projekts sollte die Integration in nur drei Monaten abgeschlossen sein, wobei der Systemzugang bei BASF nur zeitweilig zur Verfügung stand. „Die Systempartner der BASF arbeiten teils in Indien und den USA, sodass wir auch noch mit Zeitverschiebungen zu kämpfen hatten“, erinnert sich Moscha. Und dann kam auch noch der Corona-Lockdown dazwischen, der Abstimmungen in größerer Runde verhinderte. „Wir sind gleich zum Projektstart auf Videokonferenzen, E-Mails und spontane Telefonate umgestiegen. Das hat erstaunlich gut funktioniert und war sehr effizient. Entscheidend war dabei, dass die Projektmitarbeiter von COSMO CONSULT stets erreichbar waren und umgehend reagiert haben. Dadurch hatten wir auch in dieser Ausnahmesituation volles Vertrauen“, unterstreicht Moscha. Trotz aller Herausforderungen gelang es dem Team, das Projekt in time & budget umzusetzen. „COSMO CONSULT hat hier einen sehr guten Job gemacht. Das betrifft nicht nur die technische Seite, sondern vor allem die Beratung. Ohne die Spezialisten wären wir nicht in der Lage gewesen, die Vorteile der Prozessintegration auch für uns im vollen Umfang zu nutzen“, betont Peglow.
Dank Transparenz weniger Aufwand
Heute profitieren beide Unternehmen vom EDI-Datenaustausch, etwa mit Blick auf die deutlich verbesserte Datentransparenz. Während BASF den Buchungsaufwand um 80 % reduzieren konnte, liegen die Einsparungen bei IPT PERGANDE bei rund 20 %. „Der größte Vorteil ist für uns, dass Aufträge automatisch in Dynamics NAV eingespielt werden. Wir tippen keine PDF-Dokumente mehr ab, sondern prüfen nur noch die übermittelten Mengen. Zudem haben wir einen viel besseren Überblick über die Planung der kommenden 2-3 Tage“, freut sich Moscha. Dabei stand der eigene Effizienzgewinn anfangs gar nicht im Fokus. „Als BASF eine engere, digitale Zusammenarbeit vorschlug, haben wir vor allem die Chance gesehen, die Partnerschaft zu vertiefen und weiter auszubauen – indem wir nicht nur in der Fertigung, sondern auch mit Blick auf die Daten Top-Qualität liefern“, erklärt Peglow.
Lieferkette der Zukunft
Der Lohnfertiger aus Sachsen-Anhalt ist das erste Unternehmen, das mit BASFs Pflanzenschutzsparte digital via EDI zusammenarbeitet und damit so etwas wie eine Blaupause für weitere Projekte. Im aktuellen Ausbaustand laufen etwa 80 % aller Vorgänge und Abläufe vollständig digital. Die verbleibenden 20 % beziehen sich auf Sonderfälle mit geringem Volumen. „Dass BASF nach nur anderthalb Monaten Laufzeit bereits plant, auch den Rest via EDI zu digitalisieren, unterstreicht den hohen Stellenwert, den das Digitalprojekt dort mittlerweile hat“, glaubt Peglow. Über die Prozessintegration mit BASF hinaus sieht er derzeit jedoch wenig Optionen für ähnlich digitale Lieferketten mit anderen Kunden. „Als mittelständischer Dienstleister sind wir nicht in der Position, solche Projekte voranzutreiben. Hier setzen größere Unternehmen den Rahmen. Mit Microsoft Dynamics NAV, COSMO edi und der Unterstützung von COSMO CONSULT sind wir auf künftige Herausforderungen jedoch bestens vorbereitet“, ist er sicher.
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