Institute of Science and Technology Austria

Spitzenforschung braucht die besten Köpfe und zielgerichtete Kommunikation

„Wir kommen weg von langen offline Listen, die mühsam zu bearbeiten, dezentral und auch fehleranfällig waren. Jetzt können wir überall filtern und suchen und es gibt dazu auch eine Timeline für jeden Kontakt. Bei der Umsetzung hat uns die gute und kontinuierliche Zusammenarbeit mit COSMO CONSULT sehr geholfen.“

Thomas Zauner, Event Manager bei der IST Austria

Unternehmensprofil

Das Institute of Science and Technology Austria (IST Austria) ist ein multidisziplinäres Forschungsinstitut mit Promotionsrecht, das sich der Spitzenforschung in den Bereichen Physik, Mathematik, Informatik und Biowissenschaften widmet. Das IST Austria wurde 2006 durch die österreichische Bundesregierung und das Land Niederösterreich gegründet, 2009 erfolgte die Eröffnung des Campus in Klosterneuburg nahe Wien.

  • Mehr als 800 MitarbeiterInnen aus 70 verschiedenen Ländern
  • 67 Forschungsgruppen
  • Mehr als 3000 wissenschaftliche Publikationen

IST Austria campus from the sky Video

Campus Tour around IST Austria Video

Alleinstellungsmerkmale

  • Das IST Austria fördert die interdisziplinäre Zusammenarbeit zwischen Wissenschaftlern.
  • Das Institut leistet einen erfolgreichen Beitrag für die internationale Forschungsgemeinschaft, die europäische Forschung, für die österreichische Hochschulbildung und die gesamte Gesellschaft.
  • Es ist ein junges internationales Institut, das sich der naturwissenschaftlichen Grundlagenforschung und Postgraduiertenausbildung widmet.

Anforderungen an die Software

Quelle: IST Austria

Um eine internationale Ausrichtung, Forschungstätigkeiten auf unterschiedlichen Gebieten und die Verwertung der Daten des IST Austria zu ermöglichen, ist eine gute Vernetzung ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Daher setzt das IST Austria verstärkt auf Kommunikation. Das beginnt bei Konferenzen, Kolloquien und Seminaren im wissenschaftlichen Bereich bis hin zu Events für Familien, in denen Kinder zum Forschen animiert werden. Die vielfältigen Kontakte müssen gepflegt und verwaltet werden und dazu hatte man in der Vergangenheit eine eigens für das IST Austria entwickelte Kontakt-Datenbank im Einsatz. Aufgrund des schnellen Wachstums der Institution musste eine professionelle CRM-Lösung angeschafft werden. Der ehemaligen Lösung fehlten einige Features wie beispielsweise die Verfolgung der Customer Journey. Das Ziel des Systemwechsels war es, die Kontakte effizient pflegen zu können.

Die COSMO CONSULT Lösung

Quelle: IST Austria

Nach einem längeren Auswahlprozess wurde Microsoft Dynamics 365 CRM als passende Lösung für das Management der Kundendaten bestimmt. Für die Umsetzung der Implementierung und des Change-Prozesses wurde COSMO CONSULT beauftragt. Die Implementierung startete mit einem Workshop, um die Spezifikationen festzulegen. Die Experten von COSMO CONSULT importierten danach vorhandene Daten aus dem alten System und ebenso standen sie laufend als Ansprechpartner bei Fragen zur Verfügung mit dem Ziel, Know-How bei IST Austria intern aufzubauen. Ein Manual für NutzerInnen und AdministratorInnen wurde auf dem internen Wiki erstellt, um allen NutzerInnen einfach und schnell die wichtigsten Schritte nahe zu bringen. Ergänzend wurden auch individuelle Schulungen in kleinen Gruppen durchgeführt.

Resultierender Nutzen und Erfolge

Mit dem schrittweisen Dazulernen während der Migration haben die Teams bereits viele Vorteile der CRM-Lösung kennengelernt. Zu mehr Effizienz und qualifizierten Leads verhilft das Marketing-Modul. Damit können Events einerseits automationsunterstützt abgewickelt werden, andererseits werden TeilnehmerInnen zielgruppengenau angeschrieben. Unter anderem können sich Interessierte jetzt selbst zum Newsletter und Eventeinladungen an- oder abmelden. Diese Features ersparen den MitarbeiterInnen des IST Austria wertvolle Zeit und die Customer Journey kann für jeden Schritt im Detail nachvollzogen werden. In Microsoft Dynamics 365 CRM sind die Daten über alle Kontakte zentral gesammelt. Die MitarbeiterInnen können einfach darauf zugreifen und die personenbezogenen Daten der Kontakte sind auch DSGVO-konform abgelegt.

Erreiche Ziele

  • Schrittweise Nachvollziehbarkeit der Customer Journey
  • Effiziente Abläufe und zentrale Datenhaltung
  • Qualifizierte Leads

Die Erfolgsgeschichte

Milestones des Unternehmens – die Historie

Das IST Austria wurde 2006 durch die österreichische Bundesregierung und das Land Niederösterreich gegründet, 2009 erfolgte die Eröffnung des Campus in Klosterneuburg nahe Wien. Das IST Austria verfolgt das Ziel, erstklassige Forschung auf Weltklasse-Niveau zu betreiben. 2026 werden dort bis zu 90 Forschungsgruppen in einem internationalenund hochmodernen Umfeld forschen.

Anforderungen aufgrund des Wachstums

In wenigen Jahren ist das Forschungsinstitut IST Austria zu einem relevanten Player in der Welt der Wissenschaft gewachsen. Wesentlicher Erfolgsfaktor sind hochwertige Kontakte zu Forschung und Industrie. Die Pflege der Kontakte wurde durch dezentrale Listen schwierig und unübersichtlich, daher wurde ein zentrales CRM-System mit umfangreichen Funktionen benötigt.

 

Der Projektablauf

Die Implementierung begann mit einem Workshop, um die Spezifikationen festzulegen. Die Experten von COSMO CONSULT importierten danach die Daten aus dem alten System, ebenso standen sie als Ansprechpartner bei laufenden Fragen zur Verfügung mit dem Ziel, Know-How bei IST Austria intern aufzubauen. Der Verantwortliche Thomas Zauner, Event Manager am IST Austria, der auch im Haus als zentrale technische Anlaufstelle für das CRM fungiert, erklärt seinen Ansatz: „Ich fungiere als Brücke zwischen dem, was dieses umfassende CRM System kann und dem, was wir konkret brauchen. So habe ich ein internes Manual und Wiki geschaffen, hier finden die NutzerInnen einfach und schnell, wie sie ein Event aufsetzen.“ Ergänzend wurden auch individuelle Schulungen in kleinen Gruppen durchgeführt.

 

Die wichtigsten Schritte im Change Prozess

„Viele NutzerInnen waren das alte System gewohnt, das zwar weniger Funktionen hatte und ineffizient war, dafür aber weitaus weniger komplex war. Das Gewohnte wiederzufinden war ein wichtiger Faktor für die Akzeptanz des neuen CRM Systems. Das haben wir berücksichtigt, indem wir zuerst die alten Daten 1:1 übernommen haben. Denn erst, wenn die NutzerInnen das neue System sehen, können sie auch Feedback geben und neue Wünsche äußern“, beschreibt Zauner das Vorgehen bei der Umstellung. Dieser Weg klingt fürs Erste ungewöhnlich, doch er war erfolgreich. So hatten die Teams Zeit zu erkennen, was die neue Lösung alles kann. Die Lernkurve steigt sukzessiv, mittlerweile wurden Kontakte kategorisiert, neue Datenfelder kamen dazu und nicht mehr benötigte wurden entfernt.

 

Konkreter Nutzen und daraus resultierende Vorteile

Das Event-Team verwendet MS Dynamics für Aussendungen von Einladungen, Registrierung und Erinnerungen für Events. Das Office of the President verwaltet vornehmlich Kontakte zu Stakeholdern aus Wissenschaft und Politik. Das Technology Transfer Office pflegt seine Kontakte aus der Industrie, um Ideen aus der Grundlagenforschung umzusetzen. Das Team Academic Affairs bewirbt damit PhD Stellen oder wissenschaftliche Stellen bei den passenden Zielgruppen.

Die wichtigsten Vorteile sind die Effizienz und Nachvollziehbarkeit der Abläufe und die zentrale Datenhaltung. Die CRM-Lösung soll nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch beim Knüpfen und Betreuen von Kontakten gute Dienste leisten, um das Wachstumsziel des IST Austria zu erreichen.

 

Die Zusammenarbeit mit COSMO CONSULT

Bei der Umsetzung hat die gute und kontinuierliche Zusammenarbeit mit COSMO CONSULT sehr geholfen. Auch für die nächsten Ausbaustufen wird das Know-How von COSMO CONSULT für den Wissenstransfer genutzt. So ist geplant, stärker auf Lead-Generierung zu setzen, denn für den Technologietransfer in die Wirtschaft braucht es die richtigen Kontakte. Das IST Austria wächst, bis 2026 möchte man die Zahl von 1000 Mitarbeitern überschreiten.

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