Hostettler GmbH

Schutz vor schwarzen Schafen – auch beim ERP-Wechsel

„Der Abruf ist sehr einfach einzurichten. Danach läuft die Aktualisierung automatisch. Aktuelle Bewertungen sind direkt auf der Debitorenkarte zu finden, also genau dort, wo sie auch benötigt werden. Mit cc|crefodynamics sparen wir viel Zeit und arbeiten stets mit den neuesten Informationen.“

Simone Gräßlin von der Hostettler GmbH

Ausfallrisiko deutlich senken

Zahlungsausfälle sind Teil des unternehmerischen Risikos. Für die auf Motorradbekleidung und Motorradzubehör spezialisierte Hostettler GmbH ist das kein Problem. Das Handelsunternehmen nutzt Bonitätsauskünfte der Creditreform, um sich vor Zahlungsausfällen zu schützen. Damit der Informationsaufwand gering bleibt, ergänzte man das ERP-System Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations um die Zusatzlösung cc|crefodynamics. Die Software übernimmt aktuelle Kundenbewertungen von der Creditreform und stellt sie in den Kundenakten oder Geschäftsvorgängen der Unternehmenssoftware bereit. Ständige Aktualisierungen sorgen dafür, dass Kreditentscheidungen immer auf Basis der neuesten Daten fallen.

Wenn Kunden Ihre Rechnungen nicht bezahlen, ist das speziell für mittelständische Unternehmen ein Problem. Häufig fehlen die finanziellen Reserven, um ausgedehnte Liquiditätsengpässe zu überwinden. Hinzu kommt der hohe Aufwand, wenn es darum geht, Außenstände bei schwarzen Schafen einzutreiben. Einen Vollkaskoschutz gegen Zahlungsausfälle gibt es zwar nicht, doch das Ausfallrisiko lässt sich deutlich senken – indem man bestehende und künftige Geschäftspartner laufend beobachtet. Marktforscher von TNS Infratest fanden allerdings heraus, dass mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen weder die Bonität ihrer Kunden prüft, noch konsequent mahnt. Dabei lassen sich Forderungsausfälle relativ einfach vermeiden: indem man seine Kunden im Blick behält.

Wirtschaftsauskünfte machen Arbeit

Am komfortabelsten ist ein solches Monitoring mit den Diensten von Wirtschaftsauskunfteien wie der Creditreform. Das Unternehmen stellt Auskünfte zu Firmen und Privatpersonen bereit, mit denen Unternehmen Kreditentscheidungen auf Basis objektiver Fakten treffen. Mit rund 4,8 Millionen Einträgen betreibt Creditreform die größte Datenbank zu deutschen Firmen. Mitglieder können diese Informationen online abrufen. Ein weiteres wichtiges Standbein sind Inkassodienstleistungen, die vom Mahnlauf, über das gerichtliche Mahnverfahren bis zur permanenten Überwachung rechtlicher Titel reichen.

Doch so bequem und nützlich die Auskünfte und Dienstleistungen auch sind, für die Nutzer ist das mit Arbeit verbunden. So sind im Normalfall Mahnakten manuell zusammenzustellen und zu übermitteln oder aktuelle Bonitätsinformationen per Hand in Kundenakten und Formularen zu übertragen. Solche Prozesse kosten nicht nur Zeit, sie sind auch latent fehleranfällig.

Effiziente Bonitätsprüfung mit cc|crefodynamics

Anwender von Microsoft Dynamics 365 Business Central on premises (vormals Microsoft Dynamics NAV) können den Verwaltungsaufwand deutlich minimieren. Die Software cc|crefodynamics verknüpft das ERP-System von Microsoft mit den Online-Diensten der Creditreform. Anstatt Bonitätsauskünfte und Firmenadressen auf der Webseite der Wirtschaftsauskunftei nachzuschlagen und manuell zu übernehmen, werden die Prozesse direkt aus der Unternehmenssoftware heraus gestartet und die Ergebnisse stehen danach auch unmittelbar dort zur Verfügung – ohne dass man hierfür Hand anlegen muss. Unterstützt werden fünf Verfahren der Creditreform:

Die Unternehmensauskünfte liefern aktuelle Bonitäts- und Kundenbewertungen. Wer die Daten regelmäßig aktualisiert, kann sie etwa für Scoring Cards oder dazu verwenden, Kunden laufend zu überwachen.

Die Personenauskünfte stellen Bonitätsbewertungen zu Privatpersonen zur Verfügung, die auf Wunsch laufend aktualisiert und für weitere Analysen genutzt werden können.

Das Modul Zahlungserfahrungen DRD verbindet Microsoft Dynamics 365 Business Central on premises mit dem Debitorenregister Deutschland der Creditreform. Über das Register tauschen Unternehmen Informationen zum Zahlungsverhalten Ihrer Kunden aus.

Das Stammdatenmanagement aktualisiert die in der ERP-Software gespeicherten Stammdaten. Aktuelle Adressen vermeiden Lieferprobleme und stellen sicher, dass Dokumente, etwa bei Streitigkeiten, zeitnah zugestellt werden.

Über die Inkasso-Schnittstelle kann man offene Forderungen per Knopfdruck online zum Einzug an die Creditreform übermitteln – und so den Verwaltungsaufwand auf ein Minimum reduzieren.

Bald für die ganze Microsoft Dynamics ERP-Produktfamilie

War cc|crefodynamics bislang ausschließlich für Microsoft Dynamics 365 Business Central on premises erhältlich, erscheinen in Kürze auch Versionen für das Cloud-basierte Microsoft Dynamics 365 Business Central sowie für Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations (vormals Microsoft Dynamics AX). Für Anwender ein wichtiger Punkt, denn Microsofts ERP-Systeme nähern sich technisch – dem Plattformgedanken folgend – immer näher an. Ein Wechsel vom eigenen Server in die Cloud oder zwischen beiden Produkten wird damit immer einfacher. Wenn man dabei Zusatzlösungen wie cc|crefodynamics mitnehmen kann, ist dies ein Plus in Sachen Investitionssicherheit. Eines der ersten Unternehmen, das von dieser Strategie profitiert, ist die Hostettler GmbH aus dem badischen Müllheim. Der Fachhändler für Motorradbekleidung und Motorradzubehör wechselte nach 17 Jahren von Microsoft Dynamics NAV auf Microsoft Dynamics AX. Danach musste das Unternehmen vorübergehend ohne den heißen Draht zur Creditreform auskommen. Als Pilotkunde für die neue Version des Zusatzmoduls, war die Wartezeit jedoch überschaubar. „Weil wir alle Auskünfte via Webbrowser abfragen und manuell in die Debitorenakte übernehmen mussten, haben wir das Zusatzmodul sehr vermisst. Zum Glück konnte COSMO CONSULT bereits ein halbes Jahr später eine erste Beta-Version zur Verfügung stellen, mit der wir dann auch unter Dynamics AX automatisiert Bonitätsinformationen einholen konnten“, blickt Simone Gräßlin von der Hostettler GmbH zurück.

Risiken reduzieren, mit wenigen Handgriffen

Derzeit nutzt das Handelsunternehmen ausschließlich die Unternehmensauskünfte der Creditreform, die zu rund 1.000 Bestandskunden mindestens einmal jährlich abgerufen werden. Eine Aufgabe, die cc|crefodynamics völlig selbstständig erledigt. Hinzu kommen manuell ausgelöste Abfragen bei wöchentlich bis zu zwanzig Neukunden sowie zu besonderen Anlässen, wie etwa Kollektionswechseln oder größeren Auftragsvolumen. „Der Abruf ist sehr einfach einzurichten. Danach läuft die Aktualisierung automatisch. Aktuelle Bewertungen sind direkt auf der Debitorenkarte zu finden, also genau dort, wo sie auch benötigt werden. Mit cc|crefodynamics sparen wir viel Zeit und arbeiten stets mit den neuesten Informationen.“, unterstreicht Gräßlin. Damit sei sichergestellt, dass Kreditentscheidungen auf Basis objektiver Kriterien getroffen werden, ohne dass die Mitarbeiter der Hostettler GmbH relevante Daten erst beschaffen müssen.

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