GLEICH Aluminium

Alles Standard, aber individuell

Von Volker Vorburg

Da hat man jahrelang ein ERP-Programm, arbeitet erfolgreich damit, passt es immer wieder durch neue Releases und eigene Programmierungen an neue Entwicklungen an und dann – klappt eigentlich gar nichts mehr. Kaputtprogrammiert. Da muss man umgehend handeln. So geschehen bei der GLEICH-Gruppe. 

Unternehmensprofil

© GLEICH Aluminium

Die GLEICH Aluminium-Gruppe ist ein 1980 gegründetes Familienunternehmen im nördlich von Hamburg gelegenen Kaltenkirchen. Ihr Kerngeschäft besteht in der Entwicklung, Produktion und dem weltweiten Vertrieb von extrem verzugsarmen, formstabilen und homogenen Aluminium-Präzisions- und Formenbauplatten.

Die Kunden kommen aus dem Maschinenbau, der Laser- und optischen Industrie, Medizintechnik, Formenbau sowie dem Werkzeugbau. Neben den Platten aus dem firmeneigenen Markenprodukt G.AL® Aluminium bietet GLEICH Aluminium ein Sortiment von Al-Walzplatten und Al-Rundstangen. Abgerundet wird die Produktpalette durch das kundenspezifische Anarbeitungsprogramm der Gruppe. Die Produkte werden kundenspezifisch als Zuschnitt, Ronden & Ringe, mit Konturschnitten, komplett gefertigte CNC-Komponenten und mit speziellen Oberflächenbeschichtungen angefertigt.

Allein vom firmeneigenen Markenprodukt G.AL® Aluminium setzt das Unternehmen weltweit jährlich weit über 20.000 Tonnen um und erzielt dabei mit 180 Mitarbeitern einen Umsatz von annähernd 75 Mio. Euro, und zwar etwa 50 Prozent in Deutschland, 25 Prozent in der EU sowie circa 25 Prozent in Nord- und Südamerika. „Der Anteil aus Asien ist eher klein, aber der wird künftig wachsen“, ist sich Geschäftsführer Roland Gleich sicher. Die Firmengruppe besteht aus acht Unternehmensteilen: der Holding und dem Hauptwerk in Kaltenkirchen mit zentraler Plattenproduktion, Service-Centern und Verkaufsbüros in Deutschland, Tschechien, Polen und Österreich sowie einem CNC-Bearbeitungszentrum. 

Ein einziges Programm sollte es (wieder) sein

„Unser ERP-Leben begann 2002 mit Microsoft Dynamics AX, das wir in Stufen unternehmensweit einführten“, erinnert sich Gleich, „Bevor wir 2015 auf Dynamics NAV wechselten, hatten wir im Laufe der Zeit drei Release-Wechsel mitgemacht. Dabei ist in der Gruppe – nicht zuletzt durch die verschiedenen Anpassungen – eine Konstellation von zwei unterschiedlichen Axapta-Versionen entstanden, die nicht mehr miteinander kommunizieren konnten. Wir hatten das Programm regelrecht kaputtprogrammiert.“

In dieser Situation führte man 2013 noch eine Buchhaltung ein, um die Firmen wenigstens dort wieder zusammenzuführen. Damit gab es dann schließlich drei separate Programme. „An diesem Punkt mussten wir handeln“, stellt Gleich fest. Er bildete mit zwei Mitarbeitern aus der IT und dem damaligen kaufmännischen Leiter eine kleine Projektgruppe zur Einführung eines neuen einheitlichen ERP-Systems. 

Zunächst definierte das Projektteam die Rahmenbedingungen für die Auswahl eines IT-Partners. Ein Faktor war die Größe des Partners: „Wir wollten definitiv niemanden, der nur anderthalb Programmierer im Einsatz hat“, so Gleich. Ein weiteres Kriterium war die räumliche Nähe. „Immer nur eine Anreise per Flugzeug wollten wir nicht. Das hatten wir jahrelang mit einem Solution Center aus dem Stuttgarter Raum“, erläutert der Geschäftsführer. Natürlich spielten Erfahrung, Expertisen und die Marktposition eine wichtige Rolle.

Schließlich ließ das Team mehrere Dynamics AX und Dynamics NAV Anbieter ihre Lösungen präsentieren. Einhellige Meinung der Teammitglieder: Die Präsentation der Hamburger Niederlassung der COSMO CONSULT-Gruppe war bei weitem am professionellsten. Europas größter Microsoft ERP-Partner entsprach den Kriterien in Bezug auf Größe, Kompetenz sowie Marktposition und konnte auf zahlreiche Expertisen und jahrelange Erfahrung verweisen, sodass die Investitions- und Zukunftssicherheit gewährleistet waren.

Die Neueinführung

Die Entscheidung fiel daher rasch zugunsten der COSMO CONSULT-Gruppe und dem ERP-Standard Microsoft Dynamics NAV. Bereits im Oktober 2014 begann die Umsetzung des Projekts. Auch wenn es gewisse Ähnlichkeiten zwischen Dynamics AX und NAV gibt, erforderten der Programmablauf und die Programmlogik doch ein Umdenken, womit die Implementierung einer kompletten Neueinführung entsprach.

Hatte man zudem früher immer den Fehler gemacht, das Programm erheblich zu individualisieren, wollte man jetzt so dicht wie möglich am Standard bleiben. „Nur in absoluten Ausnahmefällen sollte das Programm individualisiert werden. Es ging darum, das auszunutzen, was das Programm wirklich kann“, erklärt Gleich die Marschrichtung. Anpassungen ließen sich aber nicht vermeiden, da ein Lagerverwaltungssystem mit teilintegrierter Produktion mit Dynamics NAV integriert werden musste.

So bestand der größte Teil der Individualisierung in der Programmierung der entsprechenden Schnittstellen. Im Übrigen veränderte man sonst nicht die Kernprozesse, sondern erweiterte die Applikation um einige Komfortfunktionen. „Das war eigentlich Automatisierung, Erleichterung. Musste man vorher fünf Knöpfe drücken, war es jetzt nur noch einer“, so Gleich.

Standard mit Extras

Außerdem ergänzte COSMO CONSULT den ERP-Standard um eine Reihe selbstentwickelter und von Microsoft zertifizierter Branchenmodule wie cc|auftragsfertigung, die sich nahtlos in Dynamics NAV integrieren lassen. Ein Highlight stellt das Tool cc|steel & metal, kurz cc|sam, dar, eine Lösung, die besonders die Spezifika im Metallhandel berücksichtigt. So ist mit diesem Tool unter anderem eine Bestandsführung in mehreren Einheiten möglich, etwa für Platten in Millimetern, Anzahl und Kilogramm. Eine durchgängige Zeugnis- und Attestverwaltung ist an diverse Archivsysteme angebunden und direkt mit den Artikelposten verknüpft.

Weiter sind dynamische Varianten zu einem Stammartikel möglich: Für einen Artikel mit beliebigen Abmessungen legt das Tool automatisch einen neuen Artikel an, wenn etwa eine neue Kombination aus Breite und Länge oder Anarbeitung und Oberfläche eingegeben wird. Eine ganz wichtige Funktion sieht der Geschäftsführer in der Verwaltung von Kreditversicherungen und der automatischen Pflege des Kreditlimits.

Weitere deutliche Verbesserungen will man mit dem Workflow-Modul erzielen, dessen erste Funktionen bereits erfolgreich genutzt werden. „Durch das Workflow-Modul integrieren wir unsere Mitarbeiter in definierte Prozesse. Wir verhindern wirksam, dass es Umwege gibt, die zum einen den geregelten Ablauf stören und zum anderen Risiken in sich bergen“, erläutert Gleich. Die Automatisierung der Prozesse macht die Abläufe zudem sicherer und reduziert die Fehlerquote deutlich.

Auch in der Lagerverwaltung und damit in der Materialbewertung konnte man wesentliche Verbesserungen erreichen. Bisher geschah die Vorratsbewertung mit einer selbstgebauten arbeits- und zeitintensiven Lösung. Heute ist Kasto als Hochregallager- und Materialflusssteuerung angebunden, die wertmäßige Lagerführung erfolgt jedoch in Dynamics NAV. „Dadurch können wir jetzt ohne Probleme eine Kostenträgerbetrachtung durchführen. Bisher konnten wir die Einzelkosten nur mit hohem manuellen Aufwand den Aufträgen zuordnen. Jetzt haben wir die Basis für individuelle Kalkulationen. Das ist ein echter Mehrwert für den Vertrieb“, konstatiert Gleich.  

Messbare Erfolge

Der rasche Erfolg kam letztlich auch dadurch zustande, dass Roland Gleich die IT-Neueinführung entschieden zur Chefsache erklärt hatte. „Wir haben ja nicht nur ein Programm, sondern innerhalb von sechs Monaten eigentlich zwei Programme und die Finanzbuchhaltung abgelöst und mehrere Unternehmen umgestellt. Das erforderte intensive Zusammenarbeit von unserer Seite und von unserem ambitionierten IT-Partner“, fasst Gleich das Projekt noch einmal zusammen. Und es gab sofort merkliche Erfolge. So kam es zu deutlichen Kapazitätserhöhungen und höheren Leistungen mit der gleichen Mitarbeiterzahl. Die Vertriebsmitarbeiter etwa konnten ihre Aufträge wesentlich schneller erfassen, was künftig eine viel höhere Aktivität am Markt ermöglicht.

„Ein wichtiger Punkt besteht darin, dass wir nun über aktuelle Daten zum Steuern des Unternehmens verfügen, die wir vorher mühsam zusammenklauben mussten. Wir wissen einfach jederzeit besser, wo wir stehen“, nennt Gleich weitere Verbesserungen. Daher stehen für die Geschäftsführung auch noch so einige Themen auf der Wunschliste wie Personalverwaltung und Zeiterfassung, die man mit dem IT-Partner realisieren möchte.

Auch das Thema Industrie 4.0 steht auf dem Themenplan. So wäre für den Geschäftsführer ein erster Schritt, eine SAP-Schnittstelle einzuführen, um besser mit Präferenzkunden zusammenzuarbeiten, also die eigenen mit deren Systemen einfach zusammenzuführen. Das gilt auch für die Lieferanten und Kooperationspartner, mit denen man auf elektronischer Basis innerhalb kürzester Prozesszeiten ein größeres Liefersortiment anbieten könnte. „Und nach unseren bisherigen Erfahrungen und gemeinsamen Erfolgen haben wir in COSMO CONSULT den richtigen Partner für unsere Pläne gefunden“, ist sich Roland Gleich sicher.

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