BALLY WULFF Games & Entertainment GmbH

ITM: Wer zählt zu Ihren Kunden?

STRAUCH: Anders als manche Konkurrenten sind wir ausschließlich Hersteller; d. h. wir stellen die Geräte nicht selbst auf, sondern verkaufen und vermieten an Aufstellunternehmer. Diese platzieren unsere Geräte in Spielstätten oder in der Gastronomie neben denen anderer Hersteller, um den Spielgästen eine gewisse Vielfalt bieten zu können. Um beide Segmente – Gastronomie und Spielstätten – in ihren individuellen Ausprägungen bedienen zu können, bieten wir ein breites Portfolio an Gerätetypen und verschiedenen Spielepaketen an. Denn die Anwenderprofile sind – zumindest unserer Wahrnehmung nach – sehr verschieden. So sind Spielstättengeräte meist größere Standgeräte. Gastronomische Betriebe bevorzugen meist die kleineren Wandgeräte.

ITM: Wie viele Geräte gibt es am Markt?

STRAUCH: Momentan sind es insgesamt rund 270.000. Dabei werden Genehmigungen für Spielstätten und Gastronomiebetriebe vergeben, wobei für jeden Aufstellort wiederum eine bestimmte Anzahl an Aufstellplätzen vorgegeben ist.

ITM: Software-Entwicklung für die Geräte ist eine Sache, Unternehmens-IT eine andere. Seit wann sind Sie IT-Leiter?

STRAUCH: Ich kam 2007 als Leiharbeiter ins Unternehmen und begann in der Endprüfung als Gerätereparateur. Recht bald wechselte ich in die Elektronikfertigung und erhielt 2008 bereits die Möglichkeit, in diesem Umfeld einen eigenen Bereich leiten zu dürfen – den Bereich, der heute unsere SMD-Strecke umfasst. Im Jahre 2008 gab es dann Umstrukturierungsmaßnahmen aufgrund der wirtschaftlichen Situation. Das Unternehmen wurde von der SCHMIDT.GRUPPE aufgekauft, was einige Restrukturierungsmaßnahmen nach sich zog. Es wurden Mitarbeiter abgebaut, zugleich bot die Situation jedoch auch die Chance zu einer Neuausrichtung. Vor diesem Hintergrund wurde 2011 der IT-Bereich neu zusammengestellt. Außerdem hatte bereits 2008 der Umbruch begonnen, in diesem Zuge wurden die ehemals mechanischen Geräte zunehmend durch digitale ersetzt. Die Geschäftsleitung beschloss, eine neue IT-Abteilung aufzubauen, welche aus mehreren Bereichen zusammengezogen wurde. Zu den bisherigen IT-Mitarbeitern kamen in der Folge zwei weitere Leute aus der Entwicklung hinzu, die sich um IT kümmerten. Ich war zu der Zeit bereits in der Fertigung für die PC-Bereitstellungen der Geldspielgeräte zuständig und wir hatten einen ERP-Manager, der für unser System Microsoft Dynamics/NAV zuständig war. All diese Mitarbeiter wurden 2011 als Team in einer neu aufgestellten IT-Abteilung zusammengefasst.

ITM: Wer leitete den Bereich?

STRAUCH: Zunächst der ERP-Manager, wobei sich zeigte, dass seine Stärken doch überwiegend im ERP-Bereich lagen. Davon ausgehend wurde der IT-Bereich 2013 abermals reorganisiert. Ab 2012 hatte ich die Position des stellvertretenden IT-Leiters inne, ab 2013 dann die kommissarische und ein Jahr darauf die alleinige IT-Leitung mit der Chance, die IT noch einmal neu aufzustellen. ITM: Wie sieht die Struktur heute aus? STRAUCH: Mittlerweile sind aus fünf IT-Mitarbeitern dreizehn geworden, aufgeteilt in drei Teams mit jeweils vier bzw. fünf Mitarbeitern: Neben einem Clientmanagement- und SupportTeam gibt es ein Infrastruktur- und ein BI-/ERP-Team, das sich speziell um Dynamics und Qlikview und damit um das gesamte Reporting kümmert.

ITM: Ein nicht alltäglicher Aufstieg ...

STRAUCH: Bereits 2008 fragte ich mich, wie ich mich neben meinem Job bei BALLY WULFF weiterbilden und qualifizieren könnte. Ich begann nebenberuflich ein Studium, das ich nach vier Jahren mit dem Bachelor in Wirtschaftsinformatik abschloss. Zeitlich ergänzte sich dieser Studienabschluss recht gut mit der internen Umstrukturierung. 2013 gab ich mir ein Jahr studienfrei und arbeitete weiterhin Vollzeit, um dann noch den Master obendrauf zu satteln, der wiederum 2016 geschafft war. Mit dieser Qualifikation und meinem firmeninternen Wissen passt es in der Kommunikation mit dem Fachbereich und der Geschäftsleitung sehr gut zusammen.

ITM: Sie sind damit in Ihrem Haus für die übergeordnete Steuerung der Teams zuständig?

STRAUCH: Genau, das stimmt. Im Clientmanagement- und Support-Team gibt es zusätzlich einen Teamleiter, in den anderen beiden bis dato noch nicht. Dies werden wir wahrscheinlich jedoch in Zukunft noch ändern. Ansonsten stehen die Teams unter meiner Leitung.

ITM: Sie betreiben die IT demnach komplett hier im Hause. War es keine Option, ins Rechenzentrum oder die vielbesungene Cloud zu gehen?

STRAUCH: Nein, die Cloud ist grundsätzlich kein Thema für uns. Zum einen scheitert ein solches Ansinnen am Veto unseres Betriebsrats, zum anderen lässt unser Geschäftsmodell eine Auslagerung nicht zu. Dies ergab eine Evaluierung darüber, ob wir bestimmte IT-Bereiche auslagern oder ein externes Rechenzentrum zu Backup-Zwecken nutzen können.

ITM: Woran liegt das?

STRAUCH: Eine Aufgabe unseres Kerngeschäfts besteht darin, die Geldspielautomaten mit Software zu versorgen. Dies geschieht über die IT-Infrastruktur: Kundenspezifisch wird die jeweilige Gerätesoftware über das ERP-System auf das jeweilige Gerät gebracht. In der Regel müssen wir bei der Konfektionierung zwischen 16 und 32 Gigabyte an Software pro Gerät aufspielen. Wenn man hochrechnet, dass wir zwischen 100 und 150 Geräten pro Tag mit 16 bis 32 Gigabyte bestücken wollen, ergibt sich ein Datenvolumen, dass über eine Cloud- bzw. Internetanbindung nicht realisiert werden könnte. Zudem gibt die Physikalisch-Technische Bundesanstalt diverse Gerätenormen vor. Die neue Technische Regelung TR 5 besagt, dass jedes Gerät bestimmte Mechanismen zur Verschlüsselung der Fiskaldaten besitzen muss. Aus diesem Grunde müssen wir eine separate PublicKey-Infrastruktur aufbauen, um signierte Fiskaldaten zu erzeugen.

ITM: Dürften Sie vom Gesetzgeber aus nicht in die Cloud gehen?

STRAUCH: Das müsste man zusätzlich prüfen lassen. Grundsätzlich müssten wir zunächst einmal im deutschen Hoheitsgebiet bleiben. Aber aufgrund der Datenmenge und der internen betrieblichen Vorgaben sowohl von Betriebsrats- als auch von Geschäftsleitungsseite ist es aktuell eben nicht gewünscht, in die Cloud zu gehen.

ITM: Nicht in die Cloud zu gehen, wird gemeinhin als rückständig angesehen, kann aber triftige Gründe haben ...

STRAUCH: Genau. Bei uns ergeben sich diese Gründe schwerpunktmäßig aus unserem Geschäftsmodell. Hinzu kommt, dass wir hundertprozentigen Einfluss auf die IT-Systeme, die Verfügbarkeit und die Applikationen haben wollen. Wenn man Standardservices wie Office 365 von Microsoft nutzt, ist man eben auch an die vom Hersteller vorgegebenen Standards gebunden. Will man rechts und links mehr an Funktionalität, geht dies in der Regel nicht oder nur sehr eingeschränkt. An dieser Stelle wollen wir uns maximale Offenheit bewahren.

ITM: Wie sind Sie bei der Etablierung der redundanten Hardware vorgegangen?

STRAUCH: Wir haben entsprechend der geltenden DIN-Normen neue Serverräume geschaffen, die sich hinsichtlich Klimatisierung, Brandschutz und unterbrechungsfreier Stromversorgung auf dem neuesten Stand befinden. Es handelt sich um Raum-in-Raum-Module, die von dem Rechenzentrumsanbieter Data Center Group aus Wallmenroth konzipiert und installiert wurden.

ITM: In welchen weiteren Bereichen hatte der Umzug Auswirkungen auf die IT?

STRAUCH: Beispielsweise auf den Lager- und Logistikbereich. Wir wollen unser neu errichtetes Hochregallager digital verwalten. An der Anordnung der neuen Fertigungshalle war ich seitens der IT entscheidend beteiligt, wenn es darum ging, die Fertigungsschritte im System optimal abzubilden. Es wurde eine exakt abgestimmte Struktur in der Fertigungs- und Lagerhalle eingehalten, um eine digitale Steuerung überhaupt verwirklichen zu können. Natürlich wurden zuerst die Hardware-Basis geschaffen und das Hochregallager installiert, aber für die Verwaltung im ChaosSystem war die IT direkt eingebunden. Dies gab es in dieser Form vorher nicht. Die Lagerverwaltung geschieht übrigens im ERP-System.

ITM: Inwieweit bewegen Sie sich bei Ihrer ERP-Software im Standard?

STRAUCH: Man nimmt sich in solchen Projekten ja immer vor, im Standard zu bleiben und möglichst wenige Prozesse anzupassen. Wir müssen jedoch zugeben, dass uns dies im Rahmen des Releasewechsels 2015 erneut nicht gelang. Wäre der Standard eine gerade Linie, würde man in unserem System an einigen Stellen markante Ausschläge nach links oder rechts ausmachen. Und das in unterschiedlichen Bereichen, am stärksten in der Fibu, in der Geräteproduktion und vor allem im Vertrieb. Im Servicebereich hingegen gelang es, im Standard zu bleiben. Dort nutzen wir im Zusammenspiel mit einer mobilen App namens Anveo wirklich die Standardprozesse.

ITM: Warum ist gerade der Vertrieb bei Ihnen so anders abgebildet, als der Standard es hergibt?

STRAUCH: Die Frage ist ja immer, wer den Standard definiert hat. In unserem Falle ist es Microsoft. Deren Entwickler schauen sich eine Reihe von Mittelständlern an und definieren aus dem Querschnitt Standardgeschäftsprozesse für den Vertrieb. Letztlich verkaufen wir jedoch weder Autos noch Glühbirnen, sondern vertreiben Geldspielgeräte. Wir haben sowohl eine gewisse Gehäuse- als auch eine Spielevielfalt. Die Kombination aus beidem plus unterschiedliche Preismodelle mit der Option, zu mieten oder zu kaufen, ergibt eine Komplexität und Variantenvielfalt, die im Softwarestandard nicht abbildbar ist.

ITM: Das Thema Mobilität kam vor einigen Jahren mit Vehemenz in die Unternehmen. Inwieweit hat sich eine Beruhigung eingestellt, weil Mobilität mittlerweile als Standard gilt?

STRAUCH: Es war in der Tat ein großer Umbruch. 2008 besaßen wir gerade einmal etwas mehr als 20 Blackberrys für das obere Management und die Geschäftsführung. Mittlerweile stehen wir bei 150 Devices im Vertriebs- und Servicebereich. Aber die Beo bachtung stimmt: Nach dem Hype der vergangenen Jahre ist in Sachen Mobility inzwischen ein wenig Ruhe eingekehrt, weil die Reife der Produkte stimmt. Generell sind wir der Meinung, dass die Tablets mittlerweile am Markt ausgereifter sind und wir daher die Hardware wahrscheinlich noch einmal austauschen werden. Als wir mit der mobilen Applikation starteten, waren Tablets noch nicht auf dem technischen Stand von heute. Inzwischen jedoch gibt es viel ausgereiftere Geräte, die unsere Anforderungen deutlich besser erfüllen: Wir können heute mit dem iPad im Grunde alle wesentlichen Prozesse abbilden.

ITM: Mit dem Einzug der mobilen Endgeräte begann auch die Debatte um Usability. Inwieweit erwarten die Mitarbeiter die gleiche leichte Bedienbarkeit aus dem privaten auch im beruflichen Umfeld?

STRAUCH: Aus unserer Sicht ist diese Diskussion sehr wichtig. Sie ist auch der eigentliche Grund dafür, dass wir das Thema im Vertrieb nochmals aufgreifen. Bei der Erstanbindung wurde Bedienbarkeit ein wenig vernachlässigt. Wichtig ist in meinen Augen, dass die Nutzer bzw. Vertriebler intuitiv durch den kundenspezifischen Verkaufsprozess geleitet werden. Dies haben wir für die AnveoApp im Servicebereich von vornherein berücksichtigt. Dort ist die Bedienbarkeit bereits sehr intuitiv, es ist fast möglich, ohne vorherige Schulung einen Service-Auftrag abzuwickeln.

ITM: Wie verhält es sich mit dem ERP-System selbst? Auch dort geht es heute um die Reduktion der Komplexität in der Bedienbarkeit.

STRAUCH: Hier ist die Bedienbarkeit schon komplizierter. Bei uns wurde es auch nach dem Releasewechsel nicht einfacher, die Bedienbarkeit ist bei weitem nicht so intuitiv wie im mobilen Bereich, was stetige Schulungen unabdingbar macht.

ITM: Wann steht der nächste Releasewechsel an?

STRAUCH: Uns ist klar, dass der kommen muss und kommen wird. Wir werden den Zeitpunkt Ende des Jahres diskutieren. Möglich wäre ein Umstieg Ende 2019. Fakt ist, dass es mittlerweile undenkbar ist, eine ERP-Software über zehn Jahre im selben Releasestand zu nutzen. Fünf Jahre sind in meinen Augen das absolute Maximum. Grundsätzlich müssen die Applikationen aktuell bleiben, damit sie auch mit den angebundenen Drittanwendungen sauber funktionieren. Wichtig ist, dass wir immer mit aktuellen Releases arbeiten, die auch von Microsoft supportet werden.

ITM: Inwieweit beschäftigt Sie die Aufrechterhaltung der Anwendungskompatibilität? Wir merken, dass die Releasezyklen immer kürzer werden und die Art der Bereitstellung in Richtung Cloud geht.

STRAUCH: Die Erscheinungsweise von Releases und Softwareversionen erfolgt in der Tat in immer kürzeren Abständen, dazu genügt schon ein Blick in den Serverbereich. Diesbezüglich müssen wir immer am Ball bleiben. Natürlich muss sich ein SoftwareReleasewechsel auf der anderen Seite auch immer amortisieren. Die Kosten sind schon erheblich. Hinzu kommen die internen Ressourcen, die man dafür bereitstellen muss. Folglich macht man nicht jeden Sprung immer sofort mit.

ITM: Würden Sie zustimmen, dass ein Releasewechsel einer ERP-Implementierung gleichkommt?

STRAUCH: Es ist definitiv wie ein neue ERP-Einführung/Implementierung. Die Frage, die sich dann wiederum stellt, ist, ob man sich am Standard orientiert oder ob man links und rechts Anpassungen vornimmt.

ITM: Was kommende Releasewechsel letztlich enorm erschwert?

STRAUCH: Anpassungen erschweren natürlich die folgenden Releasewechsel. Deshalb werden wir die Anpassungen bei der nächsten Gelegenheit neu bewerten und schauen, ob sie wirklich notwendig sind oder ob man alte Prozesse zurücklässt und aus dem System entfernt. Mit einer stärkeren Orientierung am Standard und dem Kappen gewohnter Abläufe bewegt man sich jedoch in den Bereich Change Management. Wenn man Veränderungsprozesse einleitet, muss man die Mitarbeiter mitnehmen. Was aber immer nur bis zu einem gewissen Grade möglich ist, denn ich kann ja aus der Spielegerätefertigung keine Glühbirnenfertigung machen. Folglich werden wir immer mit einigen Anpassungen leben müssen.

ITM: Inwieweit stehen Sie hinsichtlich der Weiterentwicklung der ERP-Software in Kontakt zu COSMO oder Microsoft?

STRAUCH: Cosmo ist nach wie vor einmal pro Woche projektunterstützend im Hause, darüber hinaus besuchen wir Veranstaltungen von COSMO und Microsoft.

ITM: In Ihrem Geschäftsfeld erfahren Sie den Wandel hin zu digitalen Modellen. Wie bewerten Sie Digitalisierung vor diesem Hintergrund?

STRAUCH: Digitalisierung ist ein riesiges Thema, die gesamte technologische Entwicklung ist spürbar schnelllebiger. Wichtig ist jedoch, dass man sich nicht verrennt, sondern sich auf die für das eigene Unternehmen relevanten Themen fokussiert. Was in diesem Zusammenhang nicht vergessen werden darf, ist, dass man die Anwender involviert – sei es beim Ausrollen neuer Applikationen, beim Mobile Device Management oder bei der Implementierung neuer Videokonferenzlösungen. Man muss sich stets überlegen, wie man diese Neuerungen den verschiedenen Generationen unter den Mitarbeitern vermittelt, um alle gleichermaßen einzubinden. Wir stellen fest, dass im Rahmen der Digitalisierung der Schulungsaufwand wächst, um sowohl intern in der IT-Abteilung als auch in den Fachbereichen das notwendige Wissen zu vermitteln.

ITM: Ist Akzeptanz von Digitalisierung eine Frage des Alters?

STRAUCH: Ich beobachte, dass ältere Mitarbeiter bisweilen ein wenig distanzierter agieren. Jüngeren Mitarbeitern, die mit der Digitalisierung aufgewachsen sind, scheint vieles deutlich leichter zu fallen, wobei es in beiden Bereichen immer auch Ausnahmen gibt. Und es ist auch nicht nur das Alter: Einige Mitarbeiter sind für bestimmte Themen einfach offener als für andere.