BALLY WULFF Games & Entertainment GmbH

ERP mit Gewinnmöglichkeit

Von Volker Vorburg

Spiele brauchen geregelte Abläufe. Produktion braucht geregelte Abläufe. Und wenn die Produktion moderner Spielgeräte effizient ablaufen soll, unterstützt man sie am besten mit moderner Informationstechnologie. Das erkannte auch der Berliner Hersteller Bally Wulff.

Ausgangssituation

Bereits 1950 entstand in Berlin die Günter Wulff Apparatebau, deren erstes Produkt, das sogenannte Fingerschlaggerät Totomat, im selben Jahr die Zulassung der Physikalisch-Technischen Reichsanstalt erhielt. Damit war das Unternehmen Wulff einer der ersten Produzenten von Glücksspielautomaten mit Geldgewinnmöglichkeit. Nach vielen Erfolgen zog sich Wulff als Geschäftsmann zurück und verkaufte sein Unternehmen an die Chicagoer Bally Manufacturing Corp. Neben der Firmenzentrale und dem Kundencenter in Berlin verfügt die Bally Wulff Games & Entertainment GmbH, die heute zur westfälischen Schmidt-Gruppe gehört, im Bundesgebiet über fünf weitere Kundencenter und sechs Vertriebsbüros mit insgesamt knapp 260 Mitarbeitern, die den Markt jährlich mit etwa 8.000 Geräten beliefern. Von diesen Stützpunkten aus operieren auch die mobilen Servicetechniker des technischen Außendienstes. 65 Mitarbeiter entwickeln in Berlin ständig neue Spiele und konzipieren die Geräte und Gehäuse. Die Blechbearbeitung für die Gehäuse erfolgt extern.

Bis 2006 gab es fast ausschließlich die bekannten Walzengeräte, die mechanisch abliefen. Für jedes Spiel gab es ein Gerät. In diesem Jahr zog die Elektronik aber auch in diesen Markt ein und die Spiele laufen elektronisch. Das bedeutet, dass man mit einem leistungsfähigen Computer heute sechzig bis achtzig Spiele in einem Gerät unterbringen kann. Alle Spiele, die auf den Markt kommen, prüft zuvor die Physikalisch-technische Bundesanstalt in Braunschweig. Prokuristin Marianne Wickboldt, Leiterin Projekte, Auftragsservice und Organisation, fasst zusammen: „Wir haben mit der Software- und Hardware-Entwicklung, der Montage sowie der Software-Betankung bis hin zum Vertrieb die komplette Abwicklung in einer Hand. Und alles steuert unser ERP-System.“

Wiedervereinigung

Vor 2006 gab es drei verschiedene IT-Systeme, erzählt Thomas Wagner, Projektmanager ERP: „Das hatte historische Gründe. Es gab die Buchhaltung, ein Produktionsunternehmen in West-Berlin und eine separate Vertriebsfirma in Hannover.“ Nicht zuletzt wegen der leidigen Schnittstellenproblematik und vieler Datenredundanzen sollte aber nach der politischen Wiedervereinigung endlich auch das Unternehmen zusammengeführt werden. Daher schaute sich eine Arbeitsgruppe aus Geschäftsführung, Controlling und IT-Abteilung verschiedene ERP-Systeme mit ihren Möglichkeiten und die Anbieter dahinter an. „Die Analyse des Partners war uns sehr wichtig. Wir wollten unbedingt ein System mit Zukunftsperspektiven und Investitionssicherheit. Ein Partner vor Ort war für uns natürlich auch äußerst interessant“, erinnert sich Wickboldt.

Deshalb fasste man in der Arbeitsgruppe grob zusammen, welche Anforderungen bestanden und welche Probleme man künftig ausschließen wollte. So gab es ein großes Transparenz-Problem im Lagerbereich, so Wagner: „Wir konnten unsere Produktionsmengen nicht nachvollziehen.“ Diese Forderungen glich man grob mit verschiedenen ERP-Systemen ab. „Das, was man will, mit dem zu vereinbaren, was möglich ist, ist schließlich die Kunst“, so Wagner, und Wickboldt ergänzt: „Die Gründe für unsere Entscheidung waren schließlich eine gesunde Mischung aus Leistungsfähigkeit, Ortsansässigkeit und Preis.“ Die Wahl fiel rasch auf die Berliner COSMO CONSULT-Gruppe, einen Spezialisten für die Implementierung und das Systemmanagement von Branchen- und Business-Lösungen auf der Basis der ERP-Lösung Microsoft Dynamics. „Mit Microsoft Dynamics NAV waren wir in der Lage, das gesamte Unternehmen von der Auftragserfassung und vom Einkauf über die Produktion, Lagerhaltung und Logistik zusammenzufassen und die Produkte und Prozesse durchgehend komplett nachvollziehbar und transparent zu machen“, komprimiert Wagner die Entscheidungsfindung. 

Hard- und Software erneuert

Gemeinsam wurden alle Unternehmensbereiche analysiert, der Ist-Zustand festgestellt, ein Soll-Zustand definiert und schließlich ein Pflichtenheft erarbeitet. Pünktlich zu Silvester wurden die letzten Arbeiten durchgeführt, so dass man im Januar 2006 mit dem neuen Dynamics NAV starten konnte. „Die Einführung verlief wesentlich problemloser als wir erwartet hatten“, weiß Wagner noch. Da es eine Neueinführung war, nahm Bally Wulff die Schulungen der Mitarbeiter sehr ernst. Sie wurden Bereich für Bereich komplett mit COSMO CONSULT in Berlin geschult, erst die Finanzbuchhaltung und sonstige Verwaltung, später Vertrieb und Außendienst. Teilweise erfolgten dann noch Nachschulungen durch Bally-Mitarbeiter.

Drei Monate vor dem Echtstart zog die EDV-Abteilung aus Hannover nach Berlin um. Damit alle – Zentrale und Niederlassungen – mit Dynamics NAV arbeiten konnten, musste auch die gesamte IT-Infrastruktur überarbeitet und neue Hardware angeschafft werden. „Unser Partner COSMO CONSULT hat die neue Hardware bereitgestellt und die neuen Systeme aufgesetzt. Das war für uns ein entscheidender Punkt. So konnten wir uns auf die Betreuung der Altsysteme konzentrieren und die Übernahme der Daten vorbereiten“, fasst Wagner zusammen. 

Gesamten Auftragsablauf im Blick

Durch die Zusammenführung und die Integration der Mietverwaltung und Finanzbuchhaltung änderten sich zwangsläufig viele Prozesse. Mussten bisher Mitarbeiter über den Monat hinweg handschriftlich Listen erstellen und diese später in einer zweiten Liste manuell zusammenführen, um dem Geschäftsführer zu melden, wie viele Zulassungen sie verschickt haben, geschieht das heute automatisch. Der Bericht kann jederzeit von einem Mitarbeiter oder einem Mitglied der Geschäftsleitung mit aktuellen Zahlen selbst erstellt werden. In der Lagerwirtschaft wurde eine Wareneingangsprüfung eingeführt, die die Eingangsmengen direkt mit den Bestellungen abgleicht. Während früher ein Mitarbeiter ins Lager gehen und die Bestände zählen musste, können heute Geschäftsführung oder Produktion auf Knopfdruck die gegenwärtig vorhandenen oder verbrauchten Mengen darstellen. Auch eine aktuelle Produktionsplanung, die auf realen Zahlen basiert, ist jetzt jederzeit möglich.

Aufträge gibt der Verkäufer oder die Vertriebsassistenz ins Dynamics NAV ein, so dass jederzeit der Auftragsbestand ersichtlich ist. Die Zentrale verabredet mit dem Kunden einen Termin, gibt ihn ebenfalls ins System ein. Von der Produktion bis zum Warenausgang lässt sich nun der Auftragsbestand abfragen. Die Zahlen liegen in den wöchentlichen Produktionsplanungssitzungen vor, in denen die Termine für die Auftragsbearbeitungen getaktet und die Monats- und Wochenmengen für die Produktion festgelegt werden. Verlässt ein Gerät das Haus Richtung Kunde, wird automatisch die Rechnungsstellung ausgelöst, die dann sofort im Forderungsmanagement und im Kundenkonto erscheint und dort weiterbearbeitet wird. 

Der Erfolg geht weiter

Wertvoll für die Abläufe der vereinten Firma sind auch etliche von COSMO CONSULT für Microsoft Dynamics entwickelte Module, die den ERP-Standard zur Branchensoftware ergänzen. Da die Geräte nicht nur verkauft, sondern auch verleast werden, nutzt Bally Wulff das sogenannte Rental-Modul von COSMO CONSULT, das speziell für Firmen mit Leasing-Geschäft entwickelt wurde. Als weiteres Modul kam von Beginn an cc|workflow zur Automatisierung von Geschäftsprozessen zum Einsatz. Im Lauf der Zeit gab es dann weitere Anpassungen oder Erweiterungen wie die Technikerzeiterfassung. Anpassungen im Produktionsbereich wurden dadurch erforderlich, dass sich die gesamte Technik verändert hat. Hat man früher komplette Geräteeinheiten verkauft, sind heute Hardware und Software getrennt. Das Gerät wird vermietet oder verkauft, die Spiele-Software wird extra gehandelt. „Das war ein entscheidender Schritt vom Serien- oder Lagerfertiger hin zum Auftragsfertiger, den unser Partner COSMO CONSULT sehr gut umgesetzt hat“, konstatiert Wagner.

Auch für Marianne Wickboldt stellt sich der Einsatz von Microsoft Dynamics NAV als großer Gewinn dar: „Für uns ist heute durchgehend die gesamte Produktion transparent. Ich muss nicht auf den Monatsabschluss oder manuell erstellte Reports als Entscheidungsgrundlage warten. Dem Vertrieb stehen ebenfalls stets aktuelle Informationen zur Verfügung.“ Der Erfolg wird schließlich durch den IT-Partner COSMO CONSULT komplettiert. „Wir sind sicher, einen Partner zu haben, der uns während der gesamten Lebensdauer unseres ERP- Systems positiv begleiten kann. Wir haben permanent nahezu alle Anpassungen mit Cosmo gemacht, die hätten hier fast ein Büro einrichten können. So haben wir einen Partner, der unsere Problemstellungen völlig versteht und uns vorbildlich betreut“, macht Wagner deutlich. Da ist es nicht verwunderlich, dass Bally Wulff in 2015 mit COSMO CONSULT die neueste Version Microsoft Dynamics NAV 2015 einführt. In einem zweiten Schritt werden weitere Speziallösungen des IT-Partners den Standard erweitern, etwa durch die Optimierung von Dynamics NAV auf Tablets für den mobilen Einsatz beim Vertriebsaußendienst.   

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