Gerdes Kunststoff-Technik GmbH

Transparente Supply Chain durch neues ERP

Von Volker Vorburg

Stellt man fest, dass die Informationstechnologie nicht mehr auf dem aktuellen Stand ist, muss man handeln. Die Gerdes Kunststofftechnik GmbH aus Extertal stieg auf ein neues ERP-System um und erreichte mit der ERP-Lösung Microsoft Dynamics NAV und COSMO CONSULT in kurzer Zeit deutliche Erfolge.

Unternehmensprofil

© Gerdes Kunststoff-Technik GmbH

Seit 1959 ist die präzise Kunststoffspritzgusstechnik die Kernkompetenz der Gerdes Kunststofftechnik GmbH & Co. KG aus Extertal. Neben Entwicklung und Konstruktion gewährleistet der eigene Werkzeug- und Formenbau eine reibungslose Serienfertigung in höchster Qualität. Das Portfolio deckt alle gängigen Herstellungsverfahren ab, vom Einkomponenten- und Mehrkomponentenspritzguss bis zum Verbundspritzguss. Eine Veredelung der Produkte erfolgt durch Bedrucken, Lackieren, Stanzen, Fräsen sowie das Schneiden und Beschriften mit Lasern. Immer häufiger liefert Gerdes auch einbaufertige Komponenten oder Baugruppen just-in-time an die Produktionsstätten seiner Kunden.

Zu den Geschäftsfeldern gehören vor allem die sogenannte Weiße Ware, also Technik für den Hausgebrauch, die Automotive Branche und Power Tools. Dass die Bohrhämmer von Bosch so gut in der Hand liegen, ist nicht zuletzt einer engen Entwicklungspartnerschaft mit Bosch zu verdanken. Aber auch Haushaltswaren wie Wasserfilter von Brita oder Kannen und Behälter von Bodum fertigt man in Extertal. Die Zentrale aller Aktivitäten ist der Firmensitz in Extertal. Seit 1997 gibt es noch eine Schwesterfirma im polnischen Poznan/Posen. Die 230 Mitarbeiter in der Zentrale und die 90 Kollegen in Polen erwirtschafteten im vergangenen Geschäftsjahr einen Umsatz von 35 Mio. Euro. Etwa 25 Prozent des Umsatzes stammen aus dem Export. 

Renommierte Hilfe gesucht

2007 war der zehn Jahre alte ERP-Standard von Baan in die Jahre gekommen. Nach mehrfachen Übernahmen des Softwarehauses hatte man bei Gerdes eher ein Gefühl der Zukunftsunsicherheit, zumal die Entwicklung des ERP-Systems nicht auf dem aktuellsten Stand schien. Messebesuche und Marktrecherchen deckten Defizite auf, die die eigene Geschäftsentwicklung hemmten. Die logische Folge bestand daher in der Ablösung des Systems. Die Auswahl einer neuen ERP-Lösung übertrug man einem Projektteam, dem drei Mitarbeiter aus Extertal sowie der Geschäftsführer und der EDV-Leiter der polnischen Schwesterfirma angehörten.

Stefan Wolff, Leiter EDV und Controlling, beschreibt das Vorgehen: „Das Team definierte und visualisierte zusammen mit den Key-Usern die optimalen Unternehmensprozesse. Das haben wir zusammengefasst und daraus eine Art Pflichtenheft gemacht.“ Neben den reinen Funktionalitäten, die sich bei vielen Systemen durchaus ähneln, legte man aber auch großen Wert auf einen auf dem Markt profilierten, anerkannten und zukunftssicheren Anbieter. Auch die professionelle Darstellung und Einführungsmethodik zog man zur Bewertung heran. So entschied sich das Team schließlich nach intensiven Beratungen für den ERP-Standard Microsoft Dynamics NAV. „Neben dem Renommee und der Sicherheit des Anbieters überzeugte uns vor allem die durchgängige Darstellung der Werte- und Mengenflüsse sowie der Prozesse und die damit vermittelte Transparenz“, erläutert Wolff die Entscheidung.           

Kompetente Einführung

Nach der Entscheidung Ende 2007 erfolgte der Start in den Echtbetrieb im April 2009. Die Einführung nach der von Microsoft entwickelten Surestep-Methode bezeichnet Wolff als professionell: „Wir fühlten uns kompetent geleitet und von den Beratern mit viel Know-how  geführt.“ So arbeitet Gerdes heute mit den umfangreichen Standard-Funktionalitäten von MS Dynamics NAV, daneben kommen aber auch zahlreiche branchenspezifische, von Microsoft zertifizierte Zusatz-Module des Microsoft-Partners COSMO CONSULT GmbH zum Einsatz, etwa die Anzahlungsverwaltung, das Automotive-Modul und das in fast allen Geschäftsbereichen so wichtige EDI-Modul. So konnte man das gesetzte Ziel – zu etwa 90 Prozent am Standard zu bleiben – problemlos erreichen. 

Rasche Erfolge

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Die Effekte des Neusystems machten sich sofort bemerkbar. „Wir führten leicht zeitversetzt Barcode bei uns ein. Die Microsoft-Partner haben die Barcodes und Dynamics NAV zu einer Symbiose geführt, die im Altsystem so nicht denkbar war“, nennt Wolff ein Beispiel. Dadurch konnten die Buchungsabläufe im gesamten logistischen Bereich in Produktion und Lager so optimiert werden, dass spürbar neue Kapazitäten entstanden. Und durch die optimierte Materialplanung ließen sich die Rohstoffbestände deutlich reduzieren. Während früher Material wie Kunststoffgranulat häufig auf Sicherheit bestellt und gekauft werden musste, stehen heute alle Bedarfe im System fest. Die Kapitalbindung sinkt, die Termintreue steigt.

Durch die Kopplung mit dem Betriebsdatenerfassungssystem (BDE) lassen sich Bruchstellen im Produktionsablauf rasch erkennen. Wenn Arbeitszeiten etwa nicht die Sollzeiten erreichen oder die Ist-Kosten nicht den Soll-Kosten entsprechen, erkannte man das früher oft erst viel später. „Heute sehen wir auf Knopfdruck die Ursachen für erhöhte Herstellungskosten“, freut sich Wolff. Man sieht also nicht unter Umständen erst in der Nachkalkulation, wenn ein Auftrag kostenmäßig aus der Reihe tanzt. 

Darf es etwas mehr sein

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Bei Gerdes laufen die meisten Aufträge über Rahmenverträge. In der Regel spielt ein Kunde seinen Auftrag über EDI in das ERP-System ein. Diese Daten sind dann für die nächsten zwei Wochen fix, Gerdes kann planen, beschaffen und produzieren. Aber Wolff weiß: „Wir reagieren auf Kundenwünsche sehr zeitnah und erlauben den Kunden, sich über Grenzen hinwegzusetzen, die normalerweise definiert sind. Da kommt schon mal schnell telefonisch eine Änderung.“ Soll etwa eine geringere Stückzahl gefertigt werden, stellt das kein Problem dar. Eine höhere Stückzahl in derselben Frist zu produzieren, ist da schon schwieriger. 

Musste man früher erst aufwändig checken, ob etwa 1.000 Stück mehr in der gleichen Zeit produziert werden können, bittet man den Kunden heute, seine Bestellung per EDI ins ERP-System einzustellen. Der Verkauf sieht augenblicklich die Veränderung und kann die entsprechenden Maßnahmen in der Produktion veranlassen. Die Arbeitsvorbereitung oder Produktionsplanung überprüft mit Dynamics NAV auch sofort die Lagerbestände, veranlasst eventuelle Beschaffungen und informiert über die Lieferzeiten. Alle Daten werden automatisch in die BDE übertragen. „Heute ist das alles in zehn Minuten erledigt“, stellt der EDV-Leiter fest, „und der Kunde kann in kürzester Zeit darüber informiert werden, in welchem Zeitrahmen seine Mengenerhöhung realisierbar ist.“  

Handfeste Resultate

Die Darstellung der gesamten Wertschöpfungskette als Wertefluss macht das operative Controlling heute viel handlungsfähiger. Wollte man im Altsystem den Materialverbrauch für einen Fertigungsauftrag nachsehen oder wie teuer das Material im Einkauf war, schienen diese Daten nur schwer auffindbar. Heute sind sie mit wenigen Klicks präsent. Recherche und Belegsuche gestalten sich sehr zeitsparend und durch das schnelle Handling und die intuitive Führung auf der gewohnten Windows-Oberfläche entstehen entlang der gesamten Supply Chain zusätzliche Kapazitäten. Die ohnehin schon recht hohe Termintreue ließ sich noch um zehn Prozent steigern, und die Reduzierung der Kapitalbindung um gut 50 Prozent liegt deutlich im sechsstelligen Bereich. 

 „Wir sehen, wo die Wertschöpfung stattfindet, wo das Geld fließt“, bringt es Wolff auf den Punkt. Zu diesem Erfolg tragen natürlich auch die Zusatzmodule von COSMO CONSULT bei. Wolff schätzt aber nicht nur die Funktionalitäten, sondern auch die Beratung und den Support des Berliner Softwarehauses: „Wir treffen bei unserem Softwarepartner auf fachliche Kompetenz, freundliche Mitarbeiter mit Branchenkenntnissen und kurze Reaktionszeiten. Das trägt zu unserem Erfolg bei.“ Darum sind auch für die Zukunft gemeinsame Projekte geplant wie die Einführung der COSMO CONSULT-Module Projektmanagement, Workflow sowie Anlagenbuchhaltung.

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