CRM-Referenzbericht avedos business solutions GmbH

avedos business solution GmbH

Verlässliches Forecasting mit CRM und cc|crm salesup

"Der in cc|crm salesup integrierte Verkaufstrichter gibt in seiner Darstellung einen transparenten Überblick hinsichtlich der aktiven Verkaufschancen und der gesamten Sales Pipeline je Account Manager und Sales Team. Die Unterstützung während der Einführungsphase durch COSMO CONSULT war in jeder Hinsicht pragmatisch und Reaktionsschnell."

Hannes Wambach, COO, avedos business solutions GmbH

Das Software Unternehmen avedos business solutions wurde 2005 in Wien mit dem Fokus auf Governance, Risk und Compliance (GRC) gegründet. Basis ist die eigenentwickelte Plattform risk2value, welche unterschiedliche Managementsysteme zusammenführt, damit den Kunden in einer immer komplexeren Welt risikobewusste
und wertorientierte Entscheidungen ermöglicht werden. Ziel ist, die Unternehmens-Ressourcen effektiv und effizient zu steuern, um den langfristigen Bestand zu sichern. Rund 80 Mitarbeiter betreuen von Wien und Düsseldorf aus Kunden wie die weltweit größten und erfolgreichsten Automobilhersteller, Versicherungen, Banken sowie Telekommunikations- und Handelsunternehmen.

Naturgemäß sind Saleszyklen in diesem Geschäftsbereich zwischen 6 und 9 Monate lang. Da es im Vertrieb keine einheitliche objektive Methode zur Bewertung der Verkaufschancen gab, waren Forecasts nicht zuverlässig. Damit fehlte zum einen die Möglichkeit, echte Chancen zu erkennen und sich darauf zu konzentrieren, zum anderen vermisste auch das Management den Überblick. Daher wurde gemeinsam mit COSMO CONSULT das Add-On cc|crm salesup eingeführt, das vom bereits vorhandenen Microsoft Dynamics 365 for Sales unterstützt wird und somit die perfekte Ergänzung darstellt.

Microsoft CRM war bereits im Einsatz

Mit Microsoft Dynamics 365 for Sales war bereits ein leistungsfähiges CRM-System im Einsatz, denn als zertifizierter Microsoft Partner setzt avedos immer zuerst auf Lösungen aus diesem Portfolio. Über Beratung durch die Sales Excellence Group kam die Empfehlung, eine Sales Methodik einzuführen, die durch das CRM unterstützt werden kann, denn das erhöht die Akzeptanz des Vertriebs und damit die Qualität der Forecasts.

Verlässlicher Forecast war nicht möglich

Vor Einführung der neuen Lösung wurden Verkaufskontakte und Besuchsberichte zwar im CRM dokumentiert, es gab aber keine einheitliche IT-unterstützte Methode zur Bewertung der Verkaufschancen. Somit war ein verlässlicher Forecast eigentlich nicht möglich. Ziel des Projektes war daher, diese Bewertung durch eine neue Methodik mit einem Set von objektiven Fragen zu vereinheitlichen und mit dem bestehenden CRM zu integrieren. Das CRM bot auch nur beschränkte grafische Möglichkeiten, sodass ein Überblick für die Geschäftsleitung nur schwer darstellbar war. Damit fehlte eine Unterstützung, die echten Chancen zu erkennen um zielgerichtet darauf zu setzen. 

Zu welchen Problemen bzw. Konsequenzen führten die bis dato ungelösten Probleme?

Die Abschlussquote war relativ niedrig, denn im Grunde hing die Bewertung der Projekte von der persönlichen Einschätzung jedes Vertriebsmitarbeiters ab und diese konnte eher optimistisch oder pessimistisch ausfallen. Bei langen Saleszyklen ist es jedoch entscheidend, so früh wie möglich zu erkennen, welche Angebote realistisch gewonnen werden können. Denn die Ressourcen, die in Presales-Aufwand fließen, können sehr hoch werden bzw. fehlen dann in anderen Projekten.

Die Lösung: CRM und cc|crm salesup

Warum COSMO CONSULT?

Als Microsoft Partner verfügt avedos über ausreichend eigenes Know-how in der Implementierung. Bei der Wahl des Lösungspartners fiel die Entscheidung auf COSMO CONSULT, da die COSMO CONSULT-Gruppe das CRM Add-On cc|crm salesup zur Vertriebsunterstützung im Portfolio hat. Aus früheren Tätigkeiten war COSMO CONSULT bereits bei avedos bekannt. Die Experten von COSMO CONSULT unterstützten bei Fragen im Rahmen der Implementierung von cc|crm salesup sowie beim Rückgängig machen einiger Änderungen im CRM, um wieder näher am Standard-CRM zu sein.

Warum cc|crm salesup?

avedos setzt in der Regel auf das Portfolio von Microsoft, um Schnittstellen zu reduzieren und um das interne IT Know-how bestmöglich nutzen zu können. Die Entscheidung fiel daher gleich nach der Präsentation von cc|crm salesup, denn die Lösung ist nahtlos in Dynamics CRM vonMicrosoft integriert und nimmt nicht viel Zeit zur Pflege in Anspruch. Als Ergänzung zum CRM werden in cc|crm salesup die gesamten Verkaufsprozesse visualisiert, auf einen Blick können Faktoren wie Stärken, Schwächen oder die richtigen politischen Ansprechpersonen erkannt werden. Die in cc|crm salesup eingesetzte Sales Methodik pab.pab ist sehr pragmatisch und damit leicht im Vertriebsalltag lebbar, für die Account Manager waren keine aufwändigen Schulungen nötig. Die Implementierung der Lösung nahm nur drei bis vier Wochen in Anspruch.

Projektbeteiligte & Kommunikation

Projektverantwortlicher war Hannes Wambach, der als neuer Chief Operations Officer bei avedos den Verkaufsprozess und die daraus resultierende Pipeline auf neue und verlässliche Beine gestellt hat. Im Projekt wurde er unterstützt durch den Leiter der internen IT sowie von Anwenderseite durch eine Mitarbeiterin aus Inside Sales, einer Key Userin aus dem Verkaufsinnendienst.

Für das Projekt gab es kein Pflichtenheft, denn die Lösung sollte im Standard eingesetzt werden und war somit leicht überschaubar. Die Kommunikation mit COSMO CONSULT erfolgte auf kurzem Weg, organisatorische Themen lagen bei Herrn Wambach, Fragen zur Implementierung wurden auf IT Ebene direkt geklärt.

Der Nutzen: Objektive Verkaufschancenbewertung

Insgesamt arbeiten 8 Vertriebsmitarbeiter von avedos mit cc|crm salesup. Die Fragen zur Qualifikation und zum Reifegrad der Verkaufschancen passten im Standard so gut, sodass alles ohne Änderungen übernommen werden konnte. Das System berechnet nach objektiven Kriterien die Abschlusswahrscheinlichkeit und dies bringt avedos mehrfachen Nutzen. Während davor sozusagen „viele Leichen im Keller lagen“, die immer mitgeschleppt wurden und damit die Abschlussquote unter 30 % lag, ist nun die Datenbank bereinigt, da frühzeitig die realistischen Verkaufschancen erkannt werden können. In diese ausgewählten Sales Cycles werden in derFolge auch die nötigen Ressourcen investiert und dieses konzentrierte Vorgehen bringt avedos eine beachtliche Win-Rate von 80 %.

Salesmethoden waren den Account Managern bekannt, sie waren auch auf die eingesetzte pab.pab Methodik geschult worden, allerdings konnte diese nur auf Papier gemacht werden und wurde daher selten angewendet, alles war nur Theorie. Dank der vollständigen Integration in SalesUP kann der Vertrieb jetzt ohne großen zusätzlichen Aufwand die Methode nutzen. Wöchentliche Quick-Checks der Opportunities im Team stellen sicher, dass der Prozess auch weiter in der Praxis gelebt wird. Die Akzeptanz für das durch SalesUP aufgewertete CRM ist im ganzen Haus gestiegen. Der Vertrieb hat nun ein einfaches aussagekräftiges Werkzeug, das ihm zu mehr Abschlüssen und Erfolgen verhilft. Das Management hat jederzeit Überblick, was in der Pipeline ist. Andere Abteilungen wie der Kundendienst profitieren von einheitlichen Begriffen und damit einfacherer Kommunikation im Pre-Sales.

  • Die Qualität des Sales-Forecast ist signifikant gestiegen, die Abschlussquote liegt jetzt bei beachtlichen 80% (gegenüber 30% vor Einführung von cc|crm salesup)
  • Begleitend wurden Sales Prozesse und Methoden angepasst sowie das Pricing umgestellt, daraus entstand ein Gesamtpaket um Sales zu professionalisieren
  • Jetzt ist es frühzeitig möglich, die richtigen Chancen zu erkennen und auf diese zu setzen
  • Zielgerichtete Allokation der Ressourcen fördert Effizienz und Abschlusswahrscheinlichkeit
  • Salesmethodik wird jetzt vom Vertrieb akzeptiert und erstmals durchgängig verwendet, weil sie in das CRM integriert ist
  • Einheitliche Begriffe erleichtern die Kommunikation im Team sowie mit anderen Abteilungen wie Professional Services
  • Hohe Akzeptanz der Lösung seitens des Managements, da es nun verlässliche Forecasts gibt, die auch grafisch übersichtlich aufbereitet sind

 

Dies ist eine Referenz der COSMO CONSULT SI GmbH, 4407 Steyr-Gleink in Österreich (vormals FWI Information Technology GmbH)

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