Ackermann GmbH

Flexible Betriebsdatenerfassung unterstützt individuelle Fertigung

Von Volker Vorburg

Auch ein Handwerksbetrieb, zumal mit einem internationalen Wirkungskreis, kommt heute nicht mehr ohne Informationstechnologie aus. Je besser und flexibler die Funktionalitäten der Programme mit den Geschäftsprozessen abgestimmt sind, desto effizienter ist der Einsatz.

Unternehmensprofil

© Ackermann GmbH

Was haben das Keltenmuseum am Glauberg in Hessen, ein Lichttestmodell für den neuen Louvre in Abu Dhabi und die Philharmonie in Paris gemeinsam? Richtig: Die Ackermann GmbH. Der Firmengründer Georg Ackermann setzte als mobiler Monteur auf dem Motorrad die hölzernen Zahnräder der Mühlen in der Region instand, bis er 1934 seine eigene Schreinerei gründete. Heute hat die Ackermann GmbH, Wiesenbronn, als in dritter Generation geführtes Familienunternehmen das Leistungsportfolio eindrucksvoll erweitert.

Die Schwerpunkte liegen auf dem Laden-, Messe- und Innenausbau, Zulieferteilen, der Produktentwicklung sowie der Architektur und Kunstobjekten. Holz- und Holzwerkstoffe, Metall, Mineralwerkstoffe, Gips- und Gipsfaserwerkstoffe sowie Textilien, Leder und Schaumstoffe werden mit einem vielseitigen Maschinenpark –  CNC- und Laserbearbeitung, Schneidplotter und Durchlaufpressen –  bearbeitet. 

Manfred Weid, Prokurist und technischer Gesamtbetriebsleiter, beschreibt die Aufgaben so: „Im Prinzip sind wir der Zulieferer für den Ladenbauer, den Messebauer oder den Architekten. Also für gewerbliche Kunden, die wiederum einen Endkunden haben.“ Aber es gehören auch Endkunden wie Olafur Eliasson, der Maler Gerhard Richter oder der Metallbauer, der die Skulpturen für Jeff Koons fertigt, zum Kundenkreis. Sie lassen ihre Häuser einrichten oder Applikationen für ihre Kunstwerke anfertigen. Neben den anfangs erwähnten Objekten gehören unter anderem auch der Porsche-Pavillon in der Autostadt Wolfsburg und der Eingangsbereich des Audi-Pavillon zu den vielen spektakulären Arbeiten der Wiesenbronner. Mit zurzeit 115 Mitarbeitern erzielt das Unternehmen einen Umsatz von knapp 10 Mio. Euro. 

ERP zu statisch

Bis Ende 2010 nutzte man ein ERP(Enterprise Resource Planning)-System, das eigentlich speziell für Handwerksbetriebe programmiert war. Für Ackermann war dieses System aber zu statisch. Weid erläutert das Problem: „Wir sind reine Individualfertiger. Wir brauchen ein dynamisches System, in dem wir permanent benutzerspezifische Anpassungen für unsere oft doch sehr komplexen und unterschiedlichen Aufträge vornehmen können. Das reicht vom Ausfräsen einer Tischplatte bis zum Lichttestmodell für den Louvre in Abu Dhabi, das komplett in Aluminium gefertigt werden musste.“ Aber auch bei den Lieferscheinen ist Flexibilität gefragt. Da viel für gewerbliche Kunden gefertigt wird, besteht bei diesen kein großes Interesse, dass Ackermann überhaupt in Erscheinung tritt. Bei globalen Aufträgen ist es aber sinnvoll, dass die fertigen Teile direkt auf die Baustelle geliefert werden. Da sollten sich die Lieferscheine auch mit dem Logo des Ackermann-Kunden, also mit jedem beliebigen Logo oder Schriftzug, bedrucken lassen. 

Diese vielfältigen Prozesse sollte das neue ERP-System ebenso erfassen, wie die Online-Shop-Anbindungen oder Zuschnittlistenverknüpfungen mit Excel. Also schaute man sich zunächst eine Reihe von Branchenlösungen an, die aber auch wieder alle zu unflexibel erschienen. „Die waren für einen speziellen Fall komplett ausprogrammiert, aber nicht so anpassbar, dass wir unsere originellen Aufträge damit handeln könnten. Wir machen  nun einmal sehr viele individuelle Freiformen“, schildert Weid das Dilemma.

So wurde schließlich 2011 der ERP-Standard Microsoft Dynamics NAV eingeführt, da man hier im Gegensatz zu den Branchenlösungen den klaren Vorteil sah, das Programm individuell auf die Ackermann-Prozesse anpassen zu können. „Anpassungen stellen immer eine Evolution dar. Zu Beginn ist es vielleicht nur eine Krücke, später soll es aber eine komplette Prothese sein“, so der Betriebsleiter. Zur voll funktionsfähigen Prothese sollte dann schließlich auch eine BDE(Betriebsdatenerfassung)-Lösung beitragen.

BDE gefunden

Daher wurde zunächst versucht, mit dem aktuellen Microsoft-Partner Infosim etwas Passendes zu programmieren. Das hat allerdings niemandem gefallen, weil es zu kompliziert ausfiel. Man musste alles sehr detailliert definieren, was bei ständig wechselnden und innovativen Projekten und Kundenwünschen bei weitem zu aufwändig gewesen wäre. Also machten sich etliche Mitarbeiter auf die Suche nach einem geeigneten BDE-Anbieter, googelten, recherchierten, gingen Empfehlungen nach und stellten so eine Reihe von Kontakten her.

Einer dieser Kontakte war die COSMO CONSULT Gruppe, ein europaweit agierender Branchenspezialist für die Fertigungsindustrie, projektorientierte Dienstleister sowie die Zulieferindustrie, der sich auf die Implementierung und das Systemmanagement von Branchen- und Spezial-Lösungen auf Basis von Microsoft Dynamics spezialisiert hat. „Mit COSMO CONSULT gab es dann ein Meeting und wir merkten schnell, dass die mit cc|bde eine selbst entwickelte Lösung hatten, bei der die Punkte klar ausdefiniert waren, die uns zuvor schon stundenlang beschäftigten. Und unsere offenen Frage wurden relativ schnell, konzentriert und vor allem fachkundig bearbeitet“, erinnert sich Weid. 

Wichtig für die Entscheidung für cc|bde war auch, dass sich diese von Microsoft zertifizierte Lösung total in Dynamics NAV integrieren lässt. „Für einen mittelständischen Betrieb ist es ein Argument, wenn Zusatzmodule bei einem Update nicht extra aufwändig und kostenintensiv angepasst werden müssen“, gibt Weid zu Bedenken. Aber er fand es mit Kollegen und Geschäftsführung sehr Vertrauen erweckend, dass COSMO CONSULT von etlichen ähnlich strukturierten Maschinen- und Ladenbauern ausgesprochen positive Referenzen erhielt: „Das ist ein gutes Zeichen für die Investitions- und Zukunftssicherheit.“

An den Anwender angepasst

Trotz allem kommt auch cc|bde nicht ohne Anpassungen aus. Das Modul verfügt bereits über eine einfache PZE(Personalzeiterfassung), die es erlaubt, die Anwesenheit von Mitarbeitern zu erfassen. Diese Zeiten sollen aber auch projektbezogen gebucht werden. Früher musste jeder Mitarbeiter einen Tagesarbeitsbericht ausfüllen, der dann – von der Betriebsleitung korrigiert – manuell ins ERP-System eingetippt werden musste.

Heute identifiziert sich jeder Mitarbeiter am Terminal anhand seiner Personalnummer und einer Kontrollziffer und gibt die Projektkennung und seine Zeiten ein. Macht er eine Pause und meldet sich anschließend wieder an, so ist vordefiniert, dass er am selben Projekt weiterarbeitet. Er muss also bei Ab- und Anmeldung nicht jedes Mal ein Projekt schließen, um sich nach der Pause wieder im selben Projekt anzumelden, sondern kann direkt mit den zuvor gesetzten Werten weiter arbeiten.

Die Maschinenzeiten werden minutenweise erfasst. Wenn etwa ein Mitarbeiter eine Maschine einschaltet, die vielleicht eine Stunde Ornamente lasert, er in dieser Zeit aber eine Dreiviertelstunde an einem anderen Projekt arbeitet, müssen sich beide Zeiten erfassen lassen. „Bei uns wird jeder Auftrag zu 100 Prozent nachkalkuliert, dementsprechend sollten auch die kompletten Zeiten und Materialien aus einem Projekt erfasst werden“, erklärt Weid. Diese Daten stehen während eines Projekts stets aktuell zur Verfügung.

Früher vergingen dagegen schon zwei bis drei Tage, bevor alle Zettel ausgefüllt, kontrolliert und ins ERP-System eingegeben waren. Damit hat die Fertigungsleitung auch eine einfache Möglichkeit, sich über den Status eines Projekts zu informieren und rechtzeitig beispielsweise auf weiteren Personalbedarf zu reagieren. 

Von Beginn an BDE

Ein Projekt wird bereits bei der Angebotserstellung erzeugt und in die BDE mit einbezogen, da bereits die Angebotszeiten durch die kaufmännischen Arbeitsvorbereiter im Projekt gespeichert werden. „Im Idealfall soll bereits nach einer Kundenanfrage das Projekt angelegt und die erste Viertelstunde darauf verbucht sein – just in time. Damit ist die BDE-Ressource angelegt und alle nachfolgenden Kollegen können darauf buchen“, erläutert Weid und betont noch einmal, wie wesentlich die Nachkalkulation ist, um etwa künftige Abläufe optimieren zu können. Angedacht wird zurzeit eine Art Statusmeldung aus dem BDE heraus für die Online-Shops, die dem Kunden mitteilen, ob sein noch Auftrag bearbeitet wird oder schon fertig und verpackt ist. 

Auch die Personalzeiterfassung möchte man noch ausbauen, da die PZE der BDE nur über eingeschränkte Möglichkeiten verfügt, die unterschiedlichen Schichtmodelle und Regelarbeitszeiten aber exakter berücksichtigt werden sollen. Und Weid konstatiert: „Dass das BDE von COSMO CONSULT so offen und flexibel ist, dass wir es auch später noch jederzeit anpassen können, war ja einer der Gründe, warum wir uns dafür entschieden haben. Das hat mit anderen Branchenlösungen nur sehr schwer oder gar nicht funktioniert. Zudem unterstützt die Flexibilität, die uns der Standard von Microsoft NAV und die COSMO CONSULT-Lösung bieten, in hohem Maße unsere innovative Individualfertigung.“

Des Weiteren ermöglicht die BDE jetzt die direkte Kontrolle der laufenden Aufträge und eine bessere Aussagefähigkeit über ihren aktuellen Status. Die Zeitersparnis durch den Wegfall von Eingaben und doppelten Listen sowie die schnellere, zeitnahe Abrechnung der Projekte sind weitere beachtliche Vorteile von cc|bde.  

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