„Dass wir binnen kürzester Zeit einen Zugang zur Software gefunden haben, eröffnet uns allerbeste Entwicklungsmöglichkeiten für die Zukunft – und vereinfacht die weitere Integration in die LAP-Gruppe.“
Anaïs Roy, Geschäftsführerin der A2J Laser (LAP France)
Als das auf hochpräzise Lasertechnik spezialisierte französische Unternehmen A2J Laser 1983 gegründet wurde, ahnte niemand, dass man knapp 30 Jahre später, die eigene Zukunft mit der des deutschen Wettbewerbers LAP verknüpfen würde. A2J entwickelt Technologien für die Strahlentherapie, die dabei helfen, Patienten während der Sitzungen korrekt zu positionieren. Dank der auf Zehntelmillimeter genauen Laser wurde das Unternehmen rasch französischer Marktführer und begann, seine internationalen Geschäftsaktivitäten auszubauen – vor allem in Nordafrika und Asien. Ein Jahr später schlug die Geburtsstunde der deutsche LAP, die über Lasertechnologie hinaus auch Lösungen für andere Hersteller fertigt.
Mit einem Umsatz von 55 Millionen Euro und 350 Angestellten gehört LAP zu den führenden internationalen Unternehmen im Bereich der Medizintechnik. Speziell in Frankreich hatte man jedoch Probleme, sich nachhaltig am Markt zu behaupten. Wettbewerber A2J war nicht nur gut vernetzt, sondern konnte auch mit attraktiven Einstiegskonditionen punkten. 2013 entschloss sich LAP-Gruppe, A2J zu übernehmen. Seitdem haben beide Unternehmen eine gemeinsame Geschichte. Mit dem Juni 2019 firmiert die A2J Laser als LAP France.
Kurze Zeit später übernahm Anaïs Roy die Geschäftsführung bei A2J. An ihre ersten Arbeitstage kann Sie sich noch gut erinnern: „Von der Lagerverwaltung bis zur Rechnungslegung arbeiteten fast alle Unternehmensbereiche mit Excel. Als wir versuchten, eine genaue Margenkalkulation durchzuführen und die Lagerbestände für einen bestimmten Zeitraum zu bewerten, gab es Schwierigkeiten. Auch die im Medizinbereich so wichtige Chargenverfolgung ließ sich nicht ohne Weiteres realisieren.“ Die Zuverlässigkeit der Daten und Prozesse hingen im Wesentlichen davon ab, welche Mitarbeiter dafür verantwortlich waren. Das Fehlerrisiko war hoch. Der Wissensaustausch zwischen Mitarbeitern und Abteilungen funktionierte nur, wenn alle Beteiligten anwesend waren. Der ohnehin eingeschränkte Zugang zu relevanten Informationen wurde durch die Zeitverschiebung im internationalen Geschäft zusätzlich reduziert.
Doch schon bald sollte A2J davon profitieren, Teil eines größeren Konzerns zu sein: Bereits kurz nach der Übernahme startete die LAP-Gruppe ein IT-Projekt, um die vorhandenen ERP-Systeme zu vereinheitlichen. Künftig sollten alle Konzerngesellschaften mit der neuesten Version von Microsoft Dynamics NAV arbeiten. Für A2J war das ein Glücksfall, denn das Unternehmen konnte schnell von moderner Microsoft-Technologie profitieren, ohne ein eigenes Projekt auf die Beine zu stellen. Mit der Umsetzung in Frankreich wurde Anaïs Roy betraut, die bei der Wahl des lokalen Softwarepartners freie Hand hatte.
Nach einer gründlichen Recherche entschied sie sich für COSMO CONSULT Frankreich: „Ein entscheidender Punkt war für uns die kurze Reaktionszeit und die von Anfang an vertrauensvolle Zusammenarbeit. Das ist bei IT-Projekten besonders wichtig, da hier der Erfolg vom Teamwork aller Beteiligten abhängt.“ Ein weiterer wichtiger Punkt betraf die räumliche Nähe: Die Fahrtzeit zwischen den Standorten beider Unternehmen betrug lediglich eine knappe halbe Stunde. Später erfuhr man, dass die COSMO CONSULT-Gruppe auch in Deutschland den Zuschlag für das Projekt erhielt.
Nach dem Startschuss zum Projekt galt es zunächst, die neue Unternehmenssoftware auf die besonderen Anforderungen und Rahmenbedingungen bei A2J zuzuschneiden – etwa in Bereichen wie Einkauf, Vertrieb, Lagerverwaltung oder Produktion. Ebenso war die begrenzte Mitarbeiterverfügbarkeit bei der Projektplanung zu berücksichtigen. Um möglichst nah am Programmstandard zu bleiben, analysierte das Projektteam – dem auch drei Mitarbeiter von A2J angehörten – zunächst die vorhandenen Prozesse und verglichen diese anschließend mit Microsoft Dynamics NAV. Ziel war es, Anpassungen zu begrenzen, um möglichst schnell von den effizienten Prozessen des neuen ERP-Systems zu profitieren. Für die erforderlichen Änderungen entwickelte man zuerst Prototypen, gewann so einen raschen Eindruck vom Gesamtsystem und konnte damit die finale Konfiguration zügig festlegen. Auf diese Weise gelang es, die Geschäftsprozesse vollständig abzubilden, ohne hierfür eigens Erweiterungen zu entwickeln. Parallel hierzu integrierte das Projektteam die bestehenden Analysestrukturen des Konzerns und vorhandene Dokumentvorlagen, etwa für Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen. Damit sparte man zusätzlich Zeit und Kosten.
Obwohl die IT-Abteilung der LAP-Gruppe mit einer Laufzeit von rund neun Monaten rechnete, gelang es COSMO CONSULT, das Vorhaben in nur vier Monaten termingerecht umzusetzen. Seitdem profitiert A2J von deutlich mehr Transparenz und effizienten, teils automatisierten Arbeitsabläufen:
Die Einführung von Microsoft Dynamics NAV ist für A2J ein deutlicher Schritt nach vorn, meint Anaïs Roy: „Dass wir binnen kürzester Zeit einen Zugang zur Software gefunden haben, eröffnet uns allerbeste Entwicklungsmöglichkeiten für die Zukunft – und vereinfacht die weitere Integration in die LAP-Gruppe.“ Nun sei Microsoft Dynamics NAV der Dreh- und Angelpunkt für den weiteren Systemausbau und ebnet damit auch den Weg für eine umfassende digitale Transformation.