Geschäftsreisen ohne Nebenwirkungen

Geschäftsreisen können ziemlich bürokratisch sein. Schuld daran sind umständliche Buchungsprozesse, komplizierte Steuervorschriften und eine oft aufwendige Reisekostenabrechnung. Oft sind dabei verschiedene Anwendungen im Spiel, sodass Daten mehrfach zu erfassen sind. Bei Rydoo ist die Reisekostenabrechnung ein simpler, leicht zu bedienenden Prozess für Webbrowser, Smartphone und Tablet. Manuelle Eingaben bleiben so auf ein Minimum beschränkt.

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Rydoo Expense im Überblick

  • Mehr als 500.000 Nutzern aus 3.000 Unternehmen in 60 Ländern.
  • Nutzbar via Webbrowser oder Apps für iOS und Android
  • Kompatibel zu den Unternehmenslösungen von Microsoft, SAP, Oracle, DATEV und andere
  • Flexibler Datenexport über das Text- oder Extensible Markup Language (XML)-Format
  • Weitere Lösungen, etwa für Customer Relationship Management (CRM) oder Online-Payment, einfach zu integrieren
  • Anbindung zusätzlicher Systeme über das Application Programming Interface (API)
  • Weltweiter 24/7-Support in neun Sprachen
  • Momentan einsetzbar in zehn Sprachen
  • Automatische Anpassung an veränderte rechtliche Rahmenbedingungen in mehr als 40 Ländern
  • Sichere, DSGVO- & ISO-konforme Datenspeicherung auf Servern in Belgien und den Niederlanden für mindestens zehn Jahre
  • Antivirenschutz, Firewall und getrennte virtuelle Netze (DMZ) inklusive

Reisekostenabrechnung kann so einfach sein

Ihr Team ist erfolgreich. Sie sind viel unterwegs. So viel, dass die Belegberge stetig wachsen? Nicht gut, denn so warten Sie ewig auf die Rückerstattung und Ihr Unternehmen hat keinen Überblick über die Budgetauslastung. Aber, wann sollten Sie abrechnen? Sie sind ja schließlich nie im Büro.

Mit dem Cloud-Dienst Rydoo rechnen Sie Ihre Belege dort ab, wo Sie sich gerade befinden: Einfach eine Reise anlegen, die Belege mit dem Smartphone fotografieren, die ausgelesenen Belegdaten prüfen und ergänzen, abschicken, fertig. Texterkennung, Automatisierungsfunktionen und vordefinierte Abrechnungsprozesse reduzieren den manuellen Aufwand auf ein Minimum – und Ihre Reisekostenabrechnung ist in Nullkommanichts erledigt. Für kluge Rechner: Der Zeitaufwand sinkt um 87 %, die betrieblichen Prozesskosten um 81 %. Cool, oder? Das denken mittlerweile eine halbe Mio. Anwender aus 3.000 Betrieben in mehr als 60 Ländern. Sie sparen mit Rydoo jährlich 805.000 Arbeitsstunden – und haben auch noch Spaß dabei.

Der Lösungsansatz für die Reisekosten

Mobile Apps

Immer dabei – per Webbrowser oder mobiler App

Um Rydoo zu nutzen, benötigen Sie nicht mehr als einen einfachen Webbrowser. Noch komfortabler sind die mobilen Apps für Android und Apple iOS. Damit steht Rydoo immer und überall zur Verfügung. Erfassen Sie Ihre Reisen und Belege zeitnah, was weniger belastend und viel genauer ist – abgesehen davon, dass man digitalisierte Belege nicht so leicht verliert.

Reisekosten-Controlling

In Echtzeit unterwegs

Rydoo verarbeitet Reisekosten in Echtzeit. Als Kostenstellenverantwortlicher können Sie die Budgetentwicklung laufend verfolgen. Mit den zusätzlichen Reports zu Reisekosten oder Erstattungen bleibt auch die langfristige Kostenentwicklung im Blick. Drucken Sie die Berichte aus oder exportieren Sie die Zahlen, um sie grafisch aufzubereiten.

Sie wollen in Sachen Reisekosten auf dem Laufenden bleiben? Mit Rydoo müssen Sie dafür nicht einmal ins Büro. Mit der mobilen App verfolgen Sie per Smartphone oder Tablet, wie viel Geld Ihr Unternehmen für Geschäftsreisen ausgibt, wie hoch die ausgezahlten Vorschüsse sind oder wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter unterwegs verbringen. Sie entwickeln ein besseres Verständnis für das Ausgabenverhalten Ihres Teams und treffen die richtigen Entscheidungen, wenn es um Vertragsverhandlungen oder Einsparungen geht.

Belege fotografieren

Bitte recht benutzerfreundlich

Belege kopieren und mühsam abtippen? Das geht auch einfacher. Machen Sie ein Foto von Ihren Belegen und überlassen Sie den Rest Rydoo: Per Optical Character Recognition (OCR) liest der Cloud-Dienst steuerrelevante Informationen wie etwa Vertragspartner, Datum, Betrag und Währung automatisch aus und übernimmt sie in die Abrechnung. Ein sicheres Verfahren, das Duplikate zielsicher erkennt und automatisch aussortiert. Bei Bedarf können Sie zusätzliche Informationen wie etwa Projektnummern oder Kostenstellen ergänzen. Und wenn die Belege bereits elektronisch vorliegen? Kein Problem, dann ziehen Sie die Dokumente ganz einfach per Drag & Drop in den Webbrowser. PDF-Rechnungen können Sie alternativ auch einfach per E-Mail an Rydoo senden.

Automatisierte Reisekostenabrechnung

Überlassen Sie Rydoo die Fleißarbeit

Anhand der eingegebenen Reisedetails berechnet Rydoo Kilometerpauschalen und Tagessätze – nach steuerrechtlichen und betrieblichen Vorgaben. Die gefahrenen Kilometer werden über Google Maps automatisch ermittelt. Ihre Mitarbeiter müssen nicht viel mehr zu tun, als den Endbetrag zu kontrollieren – und die Reise per Knopfdruck genehmigen lassen.

Genehmigungsläufe

Einfach abnicken

Stapeln sich bei Ihnen auch die Reiseanträge? Mit Rydoo genehmigen Sie Reisen mit wenigen Klicks – weil Rydoo die Reisekostenrichtlinien Ihres Unternehmens genau kennt. Über Kategorien, Projekte und Regeln lernt der Cloud-Dienst die Vorschriften bis ins kleinste Detail. So ist sichergestellt, dass Tagespauschalen oder Kilometergeld im gesamten Unternehmen korrekt und einheitlich abgerechnet werden. Entsprechen Reiseausgaben nicht den Vorschriften oder werden Grenzwerte überschritten, sind Sie der Erste, der es erfährt. Sie sehen, mit Rydoo entgeht Ihnen nichts.

Das Ganze funktioniert übrigens auch unterwegs: Mit der mobilen App genügt ein Fingerzeig, um Reisedetails einzublenden und Ausgaben zu genehmigen. Automatische Workflows sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter über Statusänderungen umgehend informiert sind – E-Mail schreiben? Überflüssig.

Weitere Highlights

Für alle Herren Länder

Rydoo Expense ist eine globale Lösung. Sie berücksichtigt die internationalen Differenzen im Steuerrecht und entspricht den jeweiligen lokalen Vorschriften. Die komplexen Vorgaben zu den deutschen Tagesgeldern werden dabei ebenso berücksichtigt, wie die britischen „HMRC Mileage“-Regelungen oder die papierlosen Genehmigungen in Spanien. Egal, in welchen Ländern Ihr Unternehmen präsent ist, mit Rydoo arbeiten sie stets gesetzeskonform.

Für das gesamte Unternehmen

Mit Rydoo Expense harmonisieren Sie Ihre Reisekostenabrechnung. Beseitigen Sie den Wildwuchs lokaler Anwendungen und nutzen Sie ein Account für das ganze Unternehmen. Spezielle Konfigurationen und Voreinstellungen helfen Ihnen, die Reisekostenabrechnung auf lokale Gesetze und betriebliche Richtlinien zuzuschneiden. So profitieren Sie von globalen Berichten zu Reisekosten oder Budgetentwicklung, während in jedem Land lokale Auswertungen zur Verfügung stehen.

In Nullkommanichts am Start

Rydoo Expense ist in wenigen Wochen eingerichtet – ganz egal, wie groß Ihr Unternehmen ist. Das funktioniert mit der Rydoo-Enterprise-Onboarding-Methodik. Sie fördert den schnellen Know-how-Transfer und erlaubt Anwendern, binnen kürzester Zeit völlig eigenständig zu arbeiten.

Doppelpass mit der Buchhaltung

Rydoo lässt sich auf einfache Weise in bestehende IT-Landschaften integrieren. Dabei ist es egal, ob Ihre Systeme in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum laufen. So können Sie etwa die Buchungssätze zu den einzelnen Reisekostenabrechnungen automatisch in die Finanzbuchhaltung übernehmen. Rydoo unterstützt unter anderem ERP-Systeme von Microsoft, SAP, Sage oder Oracle. Zu Unternehmenslösungen wie Microsoft Dynamics NAV und  Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations stellt COSMO CONSULT komfortable Anbindungen zur Verfügung. 

Rechtssichere Reisekostenabrechnung

Mit Rydoo sind Sie in Sachen Reisekostenabrechnung stets auf der sicheren Seite: Das Unternehmen mit Sitz in Belgien erfüllt die rechtlichen Vorgaben von rund 40 verschiedenen Ländern, darunter Deutschland, Schweiz, Österreich und die gesamte EU. Mit der Rydoo App sind Sie zudem vor Cyberangriffen. Dafür sorgen Antivirenschutz, eine Firewall und getrennte virtuelle Netze (DMZ). Ihre Daten werden selbstverständlich verschlüsselt übertragen.

So sicher wie im Tresor der Bundesbank

Ihre Daten werden ausschließlich auf Servern in der EU nach ISO27001-zertifizierten Qualitäts- und Sicherheitsstandards gespeichert. Sie unterliegen damit den strengen europäischen Sicherheits- und Datenschutzvorschriften. Zusätzlich erfüllt Rydoo alle Anforderungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

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