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Produkt des Monats – Juli 2019: cc|textmodul
03.07.2019
So erstellen Sie kaufmännische Dokumente im Handumdrehen
Hand aufs Herz: Wie oft übernehmen Sie umständlich Inhalte aus älteren Dokumenten? Und wie oft haben Sie textlich das Rad doppelt erfunden? Mit einem professionellen Textmanagement wäre Ihnen beides nicht passiert. Ein gutes Beispiel ist die Software cc|textmodul für Microsoft Dynamics 365 Business Central. Damit kann man Textpassagen für einzelne Belege und Berichte fest vorgeben oder während des Bearbeitungsprozesses per PopUp-Menü zur Auswahl stellen. Mitarbeiter sparen so Zeit und vermeiden Fehler. Gleichzeitig sorgen Textbausteinen für Rechtssicherheit und einen vollständigen, einheitlichen Außenauftritt.
Wenn Kunden zusätzliche Informationen auf Berichten oder Belegen fordern, werden diese entweder munter aus anderen Dokumenten kopiert oder manuell erfasst. Das macht nicht nur Arbeit, man produziert mitunter auch jede Menge Fehler – etwa, wenn Inhalte vergessen, falsch oder unvollständig wiedergegeben werden. Das kann in der Außendarstellung ein verheerendes Bild ergeben und schlimmstenfalls sogar zu rechtlichen Konsequenzen führen – etwa in jenen Branchen, in denen es auf genaue Beschreibungen, Zahlungs- und Lieferbedingungen ankommt. Ganz abgesehen davon, dass man sich im Tagesgeschäft selbst das Leben schwer macht, wenn in jedem Dokument etwas anderes steht.
Textbausteine für Berichte und Belege
Für Anwender von Microsoft Dynamics 365 Business Central sorgen die Stammdaten zwar für eine gewisse Grundordnung, decken aber längst nicht den gesamten Bedarf vordefinierter Standardtexte ab. Diese Lücke lässt sich mit der Software cc|textmodul von COSMO CONSULT schließen. Mit dem Tool kann man wiederkehrende Texte hinterlegen und als zusätzliche Informationen auf Belegen und Berichten ausgeben. Wahlweise fest vorgegeben – etwa als Kopf- oder Fußzeile – oder optional, während des Bearbeitungsprozesses aus einem PopUp-Menü auswählbar. Bei Bedarf erweitert cc|textmodul sogar den Informationsumfang auf Stammdaten- und Kontenebene.
Programmierkenntnisse benötigen Sie hierfür übrigens nicht. Neue Inhalte lassen sich einfach manuell oder per Copy & Paste hinzufügen. Bereits gespeicherte Textbausteine und Vorlagen können Sie über die Textverwaltung anzeigen, ändern oder formatieren. Auch Schriftart und Schriftschnitt sind frei wählbar. Darüber hinaus kann cc|textmodul mit mehrsprachigen Texten umgehen.
Hohes Automatisierungsniveau
Ein weiterer Pluspunkt ist die Automatisierung. Über die Drucksteuerung lässt sich festlegen, ob einzelne Textelemente standardmäßig oder optional ausgegeben werden. Sie können Textblöcke sogar für einen bestimmten Zeitraum automatisch auf Dokumenten drucken – etwa, um auf zeitlich limitierte Sonderaktionen hinzuweisen.
Sicher, effizient und einheitlich
Mit dem Textmodul kommunizieren Ihre Mitarbeiter mit Kunden, Partnern und Lieferanten effizient, flexibel und sicher. Sämtliche Textbausteine werden dabei zentral verwaltet. Damit ist sichergestellt, dass der Wortlaut, zum Beispiel von Zahlungs- oder Lieferbedingungen, in allen Dokumenten identisch ist. Weil Texte nicht mehr manuell erstellen oder aus Vorlagen kopiert werden, sparen sie Zeit und vermeiden Fehler. cc|textmodul steht ab sofort im Microsoft AppSource zum Download zur Verfügung.
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