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Produkt des Monats – August 2019: Vertragsmanagement

Björn Lorenz06.08.2019

Viele Verträge? So behalten Sie den Überblick

Unternehmen schließen täglich unzählige Verträge ab. Oft sind daran verschiedene Unternehmensbereiche beteiligt, was meist dazu führt, dass die Dokumente dezentral nach unterschiedlichen Regeln verwaltet werden. Dadurch kann es leicht passieren, dass Termine verpasst werden oder rechtliche Ansprüche verfallen. Mit einem professionellen Vertragsmanagement auf Basis von Microsoft SharePoint lässt sich das vermeiden.

Verträge regeln die Zusammenarbeit und beschreiben, was Partner zu leisten haben. Jedes Unternehmen geht täglich Verträge ein: Kaufverträge, Werkverträge, Miet-, Transport- und Arbeitsverträge – um nur einige zu nennen. Das Problem: In den meisten Unternehmen werden Verträge von vielen Abteilungen und unzähligen Mitarbeitern abgeschlossen. Dabei gelten unterschiedliche Regeln, Archivierungs- und Dokumentationsvorschriften. Dezentrales Vertragsmanagement und uneinheitliche Prozesse sind jedoch ineffizient und bergen Risiken. So führt Intransparenz etwa dazu, dass Gewährleistungsansprüche verfallen, Kündigungstermine verpasst oder Verträge rechtlich nicht optimal gestaltet werden.

Mehr Durchblick im Vertragsdschungel

Das lässt sich mit einem professionellen Vertragsmanagement vermeiden. COSMO CONSULT setzt dabei auf - Microsoft SharePoint. Die webbasierte Lösung ist eng mit Microsoft Office 365 verknüpft und kann leicht in die unterschiedlichsten Unternehmenslösungen integriert werden. Vorkonfigurierte Prozesse führen Ihre Mitarbeiter sicher durch die einzelnen Phasen des Vertragslebenszyklus – vom ersten Entwurf bis zur finalen Langzeitarchivierung. Muster und Dokumentenvorlagen helfen, Vertragstexte effizienter zu erstellen und gewährleisten, dass alle relevante Inhalte Berücksichtigung finden.

Lebenszyklus eines Vertrags

Screenshot - Lebenszyklus eines Vertrags in SharePoint
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Nichts Wichtiges vergessen

Bei komplexen Vertragsverhältnissen lassen sich mehrere Verträge in einer Akte zusammenfassen, was den Überblick über verknüpfte Verträge deutlich verbessert. An wichtige vertragliche Termine, etwa für Lieferungen, Prüfungen oder Kündigungen werden Ihre Mitarbeiter automatisch informiert – wahlweise per E-Mail oder über Aufgaben in Outlook. Noch weitreichender kann man individuelle Arbeitsabläufe über Regeln und Workflows definieren.

Verträge jederzeit im Blick

Unternehmen, die ihr Vertragsmanagement IT-gestützt steuern, profitieren von einer gleichbleibend hohen Prozessqualität, effizienteren Arbeitsabläufen, mehr Rechtssicherheit und Transparenz. Da alle Dokumente zentral an einem Ort verwaltet werden, ist der Zugriff einfach. So stehen unter Microsoft SharePoint Vertragsdokumente auch mobil zur Verfügung und lassen sich sogar offline bearbeiten. Über die Versionsverfolgung und effizienten Recherchefunktionen behalten Ihre Mitarbeiter alle Vertragsänderungen im Blick und können – etwa bei Kundenanfragen – schnell reagieren. Ein weiterer Pluspunkt ist das Reporting, das mit nützlichen Auswertungen, etwa über anstehende Kündigungstermine oder auslaufende Verträge, informiert.

Laufzeit und Frist einfach erfassen

Screenshot - SharePoint - Vertragslaufzeit und Frist einfach erfassen
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Fazit

Mit einem professionellen, IT-gestützten Vertragsmanagement behalten Ihre Mitarbeiter alle wichtigen vertraglichen Termine im Blick. Zusätzliche Auswertungen verschaffen Ihnen einen schnellen Überblick über das aktuelle Vertragsvolumen. Selbst Vertragstexte lassen sich mit Musterdokumente und Vorlagen schnell und sicher erstellen. Ein Plus für alle Unternehmen, die täglich mit einer Vielzahl unterschiedlicher Verträge konfrontiert sind.

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Autor:
Björn Lorenz
Marketing & Communications | COSMO CONSULT