Automatisierter Rechnungseingang mit webbasierten Genehmigungsroutinen für Microsoft Dynamics

cc|exflow ist eine Zusatzsoftware für Microsoft Dynamics NAV und Microsoft Dynamics AX, die die Handhabung sowie Genehmigung von Eingangsrechnungen auf einer Weboberfläche ermöglicht.

cc|exflow vereinfacht den Prozess mit Hilfe von:

  • Scannen der Eingangsrechnung
  • Optischer Zeichenerkennung
  • Elektronischem Genehmigungs-Workflow
  • Finalem Buchen
  • Historischer Übersicht des Genehmigungsverlaufs
  • Analysen und Statistiken

cc|exlfow ist eine Anwendung für Unternehmen, die ihren Rechnungseingangsprozess mit einer effektiven und webbasierten Genehmigungsroutine schneller bewältigen wollen. Für Unternehmen mit einer großen Anzahl an Rechnungen ist das Einsparpotenzial sehr groß, insbesondere wenn die Personen, die die Rechnungen freigeben, örtlich voneinander getrennt arbeiten (z. B. in verschiedenen Büros, Niederlassungen, Ländern etc.). Zudem wird der Papierfluss minimiert und die Kosten übersichtlicher dargestellt, wodurch sich die Kostenkontrolle verbessert.

cc|exlfow ist in Microsoft Dynamics NAV und Microsoft Dynamics AX integriert, d. h., die Mitarbeiter arbeiten in einem für sie vertrauten Umfeld. Die Registrierung von Rechnungen geschieht manuell oder über ein OCR-Programm. Der Genehmigungsprozess wird, je nach Lieferant, Konto, Dimensionen bzw. Betragsgrenzen, auf der Grundlage vordefinierter Genehmigungsregeln vorgeschlagen. Danach versendet das System einen E-Mail-Bericht an den ersten Prüfer im Workflow. Die Buchhaltung kann zu jedem Zeitpunkt sowohl eine komplette Übersicht aller Rechnungen, die sich im Genehmigungsworkflow befinden, einsehen, als sich auch den historischen Genehmigungsweg jeder einzelnen Rechnung anzeigen lassen. Die Software versendet E-Mails automatisch, um die Personen, die die Rechnungen freigeben, darüber zu informieren, dass neue Rechnungen zur Prüfung vorliegen. Die Buchhaltung kann jederzeit die Aufgabe zurückrufen oder händisch den Genehmigungsweg ändern.

Durch das einfache Abrufen von Analysen und Statistiken kann sich der User schnell einen Gesamteindruck, von dem kompletten Genehmigungsprozess, verschaffen.

Der Genehmigungsprozess im Detail

Nachdem neue Rechnungen in Microsoft Dynamics registriert wurden, erhält die erste Person in der Prozesskette einen Statusbericht über alle genehmigungspflichtigen Rechnungen per E-Mail. Die Person loggt sich einfach in die Webanwendung ein, um die vollständigen Informationen der wartenden Rechnungen einzusehen. Zudem kann sich der Prüfer die Rechnungen anzeigen lassen, die für eine zusätzliche Genehmigung weitergeleitet, abgelehnt oder zunächst für eine weitere Prüfung gestoppt wurden.

Rechnungen, die auf eine Genehmigung warten, zeigt das System mit einem Bild, inklusive der vorläufigen Kontenzuordnung. Wenn die prüfende Person über die entsprechenden Rechte verfügt, kann sie Konto, Artikel, Menge, Preis und Dimensionen ändern und sogar den Betrag in verschiedene Zeilen splitten. Wenn der Prüfer alle gewünschten Änderungen vorgenommen hat, übermittelt die Software die Rechnung an die nächste Person im Workflow.

Für jede Rechnung, die die Zuweisung eines Kontos benötigt, hat die prüfende Person die Möglichkeit, den Genehmigungsverlauf des Kreditors aufzurufen. Diese Übersicht ermöglicht es, frühere Rechnungen herauszusuchen und die Zuordnung einzusehen, somit entfällt es, sich bei der Buchhaltung die entsprechenden Informationen zu besorgen.

Suchfunktion der Weboberfläche

Die Suchfunktion in der Weboberfläche erlaubt dem Prüfer nach früheren Rechnungen zu suchen. Der normale Benutzer kann lediglich seine eigenen Rechnungen durchsuchen, während ein Benutzer mit höheren Rechten alle Rechnungen des Unternehmens durchsuchen kann (das beinhaltet auch die folgenden beiden Kriterien: gebucht in einem bestimmten Zeitraum oder gebucht auf eine bestimmte Kostenstelle). Im Urlaubs- oder Krankheitsfall kann der jeweilige Prüfer sich selbst eine Vertretung zuweisen.

Rechnung in Microsoft Dynamics

Rechnung online

ExFlow ist ein Produkt der SignUp Software. Als offizieller Partner bietet COSMO CONSULT mehrjährige Erfahrung und vertieftes Know-how bei der Implementierung von ExFlow.

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