CRM-Add-on Datenschutz-Grundverordnung

Mehr zur DSGVO

Broschüre: DSGVO-Package von COSMO CONSULT und data.mill
Machen Sie Ihre Marketing- und Sales-Prozesse DSGVO-fit.

Ratgeber: In 10 Schritten DSGVO-konform werden
Die Checkliste im DSGVO-Ratgeber hilft bei der Evaluierung und Umsetzung Ihrer Pflichten.

cc|crm prozess und daten package im Microsoft AppSource
Das CRM-Add-on finden Sie auch im Microsoft AppSource.

DSGVO: Es gibt viel zu tun – starten Sie jetzt

Am 27. April 2016 verabschiedete das Europäische Parlament in Straßburg – relativ unbemerkt von der Öffentlichkeit – ein Gesetz, das Konsumentenrechte stärkt und für Unternehmen anspruchsvoll umzusetzen ist: die EU Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung 679/2016), kurz DSGVO (oder GDPR für „General Data Protection Regulation“). Die mit dem Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2016 verbundene zweijährige Übergangsfrist läuft am 25. Mai 2018 aus. Spätestens dann müssen Unternehmen alle Vorgaben der Verordnung erfüllen. Deshalb ist es sinnvoll, sich darauf möglichst früh vorzubereiten. Wir von COSMO CONSULT unterstützen Sie dabei, Ihre IT-Prozesse den neuen Regularien anzupassen. Das betrifft vor allem die erforderlichen Änderungen an Ihrer CRM-Software.

Ist Ihr Unternehmen „DSGVO-ready“?

„Im CRM-Bereich zieht die DSGVO einen massiven Handlungsbedarf nach sich. CRM-Systeme müssen adaptiert, Arbeitsabläufe und Arbeitsanweisungen angepasst werden, um dem neuen Datenschutzrecht zu entsprechen. Umfang und Vielfalt der Änderungen sind für mittelständische Unternehmen eine große Herausforderung“, stellt Rechtsanwalt Mag. Peter Harlander, Inhaber von lawoffice.at, klar. Er ist mit seiner Kanzlei auf die neue Datenschutzgrundverordnung spezialisiert.

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cc|crm dsgvo prozess und daten package

Die meisten Anforderungen der DSGVO lassen sich am besten in enger Kooperation mit Partnern aus dem juristischen und technischen Bereich umsetzen. Schließlich betreffen die fälligen Prozessänderungen in aller Regel beide Themenfelder. Für das Add-on cc|crm dsgvo prozess und daten package sicherte sich COSMO CONSULT daher die Unterstützung von Thiemo Sammern, Geschäftsführer der data.mill GmbH – einem Spezialisten für DSGVO, Datenqualität und Datenhaltung – und Rechtsanwalt Mag. Peter Harlander. Gemeinsam haben wir ein Paket geschnürt, das Ihnen dabei hilft, Microsoft Dynamics 365 (vormals Microsoft Dynamics CRM) sowie Ihre Sales- und Marketing-Prozesse DSGVO-konform zu gestalten.

Das Package umfasst genau genommen zwei Lösungen und deckt damit folgende Artikel der Datenschutz-Grundverordnung ab:

cc|crm dsgvo prozess und daten package von COSMO CONSULT:

  • Recht auf Auskunft (Artikel 15)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20)
  • Recht auf Löschung (Artikel 17)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18)

Die Lösung von data.mill:

  • Recht auf Berichtigung (Artikel 16)
  • Prinzip der Richtigkeit (Artikel 5 Abs. 1 (d))

Unsere Lösung ist "DSGVO-ready"

Die Lösung wurde von dem Unternehmen data.mill GmbH mit Blick auf die DSGVO geprüft und gilt als „DSGVO ready“. Die dazugehörigen Benutzer-Dokumentationen sind verfügbar.

cc|crm dsgvo prozess und daten package im Detail

1) DSGVO-Basis im CRM-System 

Microsoft Dynamics 365 for Sales muss auf Kontaktebene einige Entitäten enthalten, um eine Ausgangsbasis für die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen zu schaffen. So sind beispielsweise der Rechtsgrund, der Grund der Einwilligung, der Verarbeitungszweck, ein Ablaufdatum und der Ursprung des Kontaktes zu hinterlegen.

2) Recht auf Auskunft

Betroffene Personen können vom Unternehmen Auskunft verlangen, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, so besteht ein Recht auf Auskunft über die gespeicherten Daten. Um diese Anforderungen zu erfüllen, werden diese in Microsoft Dynamics 365 for Sales nachvollziehbar hinterlegt und sind auf Knopfdruck abrufbar.

3) Recht auf Datenübertragbarkeit

Werden personenbezogenen Daten verarbeitet, haben betroffene Personen das Recht, die gespeicherten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie haben ebenso das Recht, diese Daten einem anderen Unternehmen zu übermitteln. Und zwar, ohne dabei durch das Unternehmen, das die personenbezogenen Daten bereitgestellt hat, behindert zu werden. Diese Anforderung ist im DSGVO-Paket über einen standardisierten Export gewährleistet.

4) Recht auf Löschung

Betroffene Personen haben das Recht, vom Unternehmen zu verlangen, dass personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden. Das Unternehmen ist dann verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen. Daten zu löschen entsprach bislang nicht der CRM-Denkweise. Mit der DSGVO hält die Funktion nun zwangsweise Einzug in jedes CRM-System – und ist in cc|crm dsgvo prozess und daten package entsprechend abgedeckt.

5)    Recht auf Einschränkung 

a) Der Verarbeitung
Betroffene Personen haben das Recht, vom Unternehmen die Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen. Dies wird über eine Änderung des Verarbeitungszwecks abgebildet und je nach Anforderung des Kontakts durchgeführt.

b) Prinzip der Richtigkeit
Personenbezogene Daten müssen sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein. Deshalb sind alle angemessenen Maßnahmen zu treffen, um personenbezogene Daten, die im Hinblick auf den Zweck ihrer Verarbeitung unrichtig sind, unverzüglich zu löschen oder zu berichtigen. Um die Richtigkeit der Daten zu gewährleisten, wird eine regelmäßige, automatische Prüfung der Daten vorgenommen. Mit dem Add-on von data.mill können unter anderem Adressen, Telefonnummern und Ländercodes überprüft und angereichert werden.

Den vollständigen Gesetzestext zur DSGVO finden Sie unter: http://bit.ly/dsgvo-gesetz

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann rufen Sie an oder schicken Sie uns eine E-Mail. Gemeinsam erarbeiten wir ein DSGVO-Paket, das exakt auf Ihr Unternehmen zugeschnitten und mit dem Sie sorglos in die Zukunft blicken.

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