Deshalb ist Vertragsmanagement so wichtig

Verträge sind die rechtliche Basis für wirtschaftliches Handeln. Jedes Unternehmen schließt täglich Verträge ab. Das geschieht allerdings oft unkoordiniert: Zwischen Vertrieb und Kunden, zwischen Einkauf und Lieferanten, zwischen Facility Management und Dienstleistern. Weil jeder dabei seine eigenen Regeln aufstellt, fehlt am Ende der Überblick. Wie lange dauert es, bis Sie eine Übersicht zu den vertraglichen Verpflichtungen der nächsten 14 Tage in den Händen halten? Eine Stunde? Einen Tag? Noch länger?

Dezentrales Vertragsmanagement führt zu uneinheitliche Prozessen.Das ist nicht nur ineffizient, sondern birgt auch enorme Risiken:

  • mangelnde Transparenz führt dazu, dass relevante Termine und Fristen verpasst werden. Dadurch könnten Gewährleistungsansprüche verfallen oder Säumniszuschläge fällig werden.
  • bei fehlenden Prozessvorgaben besteht die Gefahr, dass Vertragsverhandlungen rechtlich nicht optimal begleitet werden.
  • Im Rahmen von Risiko- und Compliance-Prüfungen gerät auch das betriebliche Vertragsmanagement zunehmend ins Visier. Das könnte negative Bewertungen zur Folge haben.

Die zentrale Archivierung ist ein wichtiger Aspekt des modernen Vertragsmanagements. Sie allein genügt allerdings nicht, um potenziellen Gefahren angemessen zu begegnen.

Vertragsmanagement für alle Lebenslagen

Das Vertragsmanagement von COSMO CONSULT begleitet Ihre Mitarbeiter vom ersten Vertragsentwurf bis zur finalen Langzeitarchivierung. Es unterstützt Sie, Verträge zu überwachen und detailliert auszuwerten. Vorbelegte Masken und individuelle Workflows reduzieren dabei den Verwaltungsaufwand. Diese begleiten den gesamten Lebenszyklus der Vertragsakte und sorgen in jeder Situation für Transparenz und eine konstant hohe Prozessqualität.

Mit dem COSMO CONSULT-Vertragsmanagement verwalten Sie Ihre Verträge zentral an einem Ort. Das Portalsystem ist hierfür die perfekte Plattform. Schließlich ist SharePoint bereits im Standard mit

  • umfangreichen Dokumentenmanagementfunktionen
  • einem komfortablen Aufgabenmanagement
  • einem optimalen Such- und Rechercheumfeld und
  • einer übersichtlichen Versionsverwaltung ausgestattet.

Dank Web-Technologie können Ihre Mitarbeiter auch unterwegs oder im Homeoffice auf wichtige Vertragsdokumente zugreifen. Sie gewinnen ein effizientes Werkzeug, um Ihre geschäftlichen Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Partnern optimal zu steuern.

Lebenszyklus eines Vertrags

Screenshot - Lebenszyklus eines Vertrags in SharePoint
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Benutzerführung

Vertrag gesucht? Vertrag gefunden.

Wenige Klicks genügen, um die betreffende Akte zu finden – entweder über die Verzeichnisstruktur oder die effiziente Volltextsuche. Gesucht wird beispielsweise nach Vertragspartner, Laufzeit, Zuständigkeit oder mehreren Faktoren gleichzeitig.

Die Vertragsakte enthält alle relevanten Dokumente, E-Mails oder Bilder zum jeweiligen Vertrag. Auf diese Weise verschaffen Sie sich schnell einen Überblick. Die Masken für Dokumentenverwaltung und Workflowmanagement sind unter SharePoint identisch gestaltet. Dadurch finden sich Ihre Mitarbeiter in beiden Bereichen auf Anhieb zurecht.

Vorteile

  • effiziente Suchfunktionen reduzieren den Verwaltungsaufwand
  • transparente, vollständige Vertragsakten vermitteln den Gesamtüberblick
  • einfache Bedienung senkt Schulungskosten und erhöht die Akzeptanz

Benutzerfreundliche Oberfläche

Screenshot - SharePoint - Benutzerfreundliche Oberfläche für die Vertragsdaten
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Komplexe Vertragsbeziehungen

Wenn es mal etwas komplizierter wird

Fehlende Informationen führen schnell zu Fehleinschätzungen. Deshalb liefert Ihnen die Vertragsakte den kompletten Überblick über alle wichtigen Dokumente. Doch komplexe Partnerschaften basieren auf mehr als nur einer Vereinbarung. Das Vertragsmanagement von COSMO CONSULT behält die Übersicht und bringt Licht ins Dickicht verknüpfter Verträge:

  • Zugeordnete Verträge – Neben dem Hauptvertrag erhalten Sie einen Überblick über alle dazugehörigen Nebenvereinbarungen wie etwa Verschwiegenheitserklärungen.

  • Untergeordnete Verträge – Ausgehend vom Rahmenvertrag gelangen Sie auf direktem Weg zu untergeordneten Einzelverträgen.

  • Folgeverträge – Werden Verträge durch Anschlussvereinbarungen ersetzt, bleibt die Vertragshistorie nachvollziehbar.

Vorteile

  • transparenter Blick auf komplexe Vertragsverhältnisse
  • geringer Rechercheaufwand
  • Geschäftspartner korrekt einschätzen

Berechtigungen & Mitarbeiterrollen

Schutz vor neugierigen Blicken

Vertragsdaten sind sensibel. Für Unternehmen ist es daher essenziell, diese Informationen vor unberechtigten Zugriffen zu schützen. Über das Berechtigungskonzept legen Sie fest, welcher Mitarbeiter auf welche Akten Zugriff erhält. Der integrierte Berechtigungseditor hilft Ihnen, Benutzerrollen festzulegen, Regeln für den Umgang mit Vertragsunterlagen zu definieren und Berechtigungsstrukturen aufzubauen. Setzen Sie die Standards, denen Ihr Unternehmen folgt.

Vorteile

  • Wirksamer Schutz sensibler Geschäftsdaten
  • Standardisierung der Vorschriften für eine Vielzahl von Geschäftsfällen
  • Effiziente Zugriffskontrolle und transparente Protokolle entlang des Lebenszyklus

Individuelle Masken & Workflows

Schnell reagieren, wann immer es nötig ist

Verträge folgen den Gesetzmäßigkeiten der jeweiligen Branche. Hinzu kommt, dass jedes Unternehmen seine eigenen Prozesse definiert. Die mitgelieferten Vertragstypen und Arbeitsabläufe lassen sich deshalb individuell anpassen. Wenn das nicht genügt, können Sie beliebig viele zusätzliche Varianten ergänzen.

Für Maskenänderungen ist der integrierte Formular-Designer zuständig. Ein paar Handgriffe genügen, um etwa Pflichtangaben zu definieren oder zusätzliche Felder anzulegen. Bei der Workflowgestaltung kommt hingegen der neue Regeleditor ins Spiel. Mit diesem lassen sich zum Beispiel standardisierte Genehmigungsläufe für die Freigabe von Vertragsentwürfen definieren. Sämtliche Eingriffe erfolgen bei laufendem Betrieb. Wenn es sein muss, können Sie also sofort reagieren.

Vorteile

  • Betriebsspezifische Prozesse gewährleisten hohe Produktivität
  • Schnell reagieren auf neue Anforderungen und Verbesserungsvorschläge
  • Grafische Editoren sorgen für geringe Anpassungskosten

Termine & Fristen

Den richtigen Zeitpunkt nutzen

Verträge haben immer etwas mit Terminen zu tun – und sei es, die Kündigungsfrist nicht zu verpassen. Doch mit steigendem Vertragsvolumen fällt es zunehmend schwerer, den Überblick zu behalten. Das COSMO CONSULT-Vertragsmanagement berechnet Stichtage und Fristen automatisch. Zusätzlich können Sie weitere Meilensteine und Terminaufgaben ergänzen – individuell oder basierend auf festen Regeln.

Im hektischen Alltag werden Sie an anstehende Ereignisse erinnerte entweder per E-Mail oder über die Aufgabenverwaltung in Outlook. Beide Systeme lassen sich bei Bedarf automatisch synchronisieren. So bleiben Sie immer auf dem Laufenden und reagieren rechtzeitig.

Vorteile

  • das Potenzial einzelner Verträge besser ausschöpfen
  • rechtzeitig vorteilhafte Optionen ziehen
  • am Markt als zuverlässiger Player wahrgenommen werden

Laufzeit und Frist einfach erfassen

Screenshot - SharePoint - Vertragslaufzeit und Frist einfach erfassen
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Systemintegration

Gemacht für SharePoint, Office & Co.

Das Vertragsmanagement läuft unter SharePoint Server und Office 365. Wenn Sie bereits mit SharePoint arbeiten, sind keine zusätzlichen Investitionen erforderlich. Das Zusatzmodul „Outlook DMS-Connector“ verbindet das Vertragsmanagement mit Outlook. Wer mit Outlook unterwegs ist und gern kompakt unter einer Oberfläche arbeitet, kann damit auf alle wichtigen Funktionen des COSMO CONSULT-Vertragsmanagements zugreifen:

  • Vertragsakten recherchieren, einsehen und bearbeiten
  • Neue E-Mails, Dateianhänge oder Dokumente hinzufügen
  • Inhalte aus den Vertragsakten per E-Mail versenden
  • Termine und Fristen über To-Do’s in Outlook verfolgen.


Nützlich für Geschäftsreisende: Bei Bedarf stehen Dokumente auch offline zur Verfügung. Änderungen werden dabei zunächst lokal gespeichert und bei der nächsten Verbindung mit SharePoint synchronisiert. Ein weiterer Pluspunkt ist die einfache Anbindung angrenzender Systeme – zum Beispiel aus dem kaufmännischen Umfeld – über bidirektionale Schnittstellen.

Hierzu gehören etwa Lösungen aus den Bereichen:

  • Enterprise Content Management (ECM)
  • Customer Relation Management (CRM)
  • Enterprise Ressource Management (ERP) oder
  • Scan- & Capture-Arbeitsplätze.

Vorteile

  • Keine Migration erforderlich, das Vertragsmanagement geht in der vorhandenen Infrastruktur auf
  • Ihre Mitarbeiter bewegen sich weiterhin im gewohnten Umfeld
  • Die Office-Anbindung sorgt für Effizienz beim aktiven Arbeiten mit Verträgen

Vertragsdokumente erzeugen

Immer die richtigen Worte finden

Übe ein weiteres Zusatzmodul erzeugt das COSMO CONSULT-Vertragsmanagement Standarddokumente wie Anschreiben, E-Mails und Vertragsmuster automatisch. Das entlastet Ihre Mitarbeiter, erhöht die Prozessqualität und reduziert gleichzeitig die Durchlaufzeit. Ihr Unternehmen ist schneller handlungsbereit – während Sie sicher sein können, dass alles mit rechten Dingen zugeht.

Das Vertragsmanagement erzeugt neue Dokumente aus hinterlegten Textbausteinen, den Metadaten der Vertragsakte oder aus importierten Daten. Die einfache Integration in angrenzende Systeme eröffnet neue Horizonte.

Vorteile

  • die Standardisierung sorgt für Sicherheit und eine einheitlich hohe Prozessqualität
  • sinkende Bearbeitungszeit durch hohes Automatisierungsniveau
  • Entlastung von aufwendigen Routinetätigkeiten

Reporting

Screenshot - SharePoint Vertrag Reporting
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360°-Blick auf Ihre Verträge

Mit den 18 Standardberichten des Zusatzmoduls „Reporting“ betrachten Sie Ihr Vertragsmanagement aus unterschiedlichen Perspektiven: Wie viele Vertragsentwürfe sind im Umlauf? Welche Verträge enden in Kürze? Was sind die nächsten Kündigungstermine? Diese und andere Fragen sind über das Vertrags-Reporting schnell beantwortet. Und sollten Sie mit dem Standardumfang tatsächlich einmal an Grenzen stoßen, können Sie auf einfache Weise eigene Berichte hinzufügen – tabellarisch oder in grafischer Form. Das enge Zusammenspiel mit Excel gewährleistet dabei die einfache Verteilung und Aufbereitung der Informationen.

Vorteile

  • Berichte geben einen schnellen Überblick über wichtige Bereiche des Vertragsmanagements
  • individuelle Berichte für betriebsspezifische Anforderungen
  • schnelle und effiziente Aufbereitung der Informationen, zum Beispiel über Excel

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