Wie Sie mit Process Mining Geschäftsprozesse visualisieren
Effiziente Prozesse sind ein wichtiger Erfolgsfaktor. Viele Unternehmen kennen zwar Ihre sorgfältig definierten Soll-, nicht jedoch Ihre tatsächlichen Ist-Prozesse. Um diese zielgerichtet zu optimieren, gilt es, Prozessverständnis und Transparenz zu schaffen, implizites Wissen aufzudecken und bestehende Strukturen zu harmonisieren.
Process Mining kann Sie dabei unterstützen, indem Ihre operativen Daten analysiert werden. Und zwar dort, wo der Ist-Zustand Ihrer Prozesse erfasst wird: zum Beispiel direkt in Ihrem ERP- oder CRM-System.
Nur wer seine Prozesse kennt, kann sie optimieren
Process Mining ist eine analytische Disziplin, die ein objektives, datengesteuertes Echtzeit-Bild davon vermittelt, wie Prozesse tatsächlich laufen.
Eine wertvolle Quelle für dieses Prozesswissen sind Ihre IT-Systeme, denn jeder Ablauf hinterlässt digitale Spuren. Aus diesen Spuren gewinnen Sie durch Process Mining wertvolle Einblicke in Ihre Betriebsabläufe. So lassen sich aus den sogenannten Ereignisprotokollen Daten extrahieren, die in Ihren Informationssystemen verfügbar sind. Selbst versteckte Prozesse kann man so visualisieren.
Mit dem transparenten Blick auf Ihre Prozesse entdecken Sie Schwachstellen und Ineffizienzen im Tagesgeschäft. Diese Erkenntnisse lassen sich anschließend nutzen, um Durchlaufzeiten zu reduzieren und Optimierungspotenzial zu identifizieren. So kann man etwa im Rechnungscontrolling verspätete Zahlungseingänge evaluieren und nach dennoch gewährten Rabatte fanden. Ebenso lassen sich Prozessabweichungen im Einkauf aufdecken, die zu erhöhten Kosten oder verlängerten Lieferzeiten führen.
Prozessabweichungen und Digitalisierungslücken erkennen
Wer bereits ein BI-System eingeführt hat, weiß die Transparenz mit Blick auf Umsatzentwicklung oder Kostensteigerungen zu schätzen. Unternehmen sind dadurch in der Lage, gezielt gegenzusteuern und Maßnahmen zu ergreifen, die eine positive Geschäftsentwicklung fördern.
Process Mining hat eine ähnliche Wirkung auf Prozesse: Damit lassen sich Prozessabweichungen identifizieren und man kann feststellen, wo es entlang des Prozesses mit der Digitalisierung noch hakt. Auf diese Weise behalten Sie Ihre Prozesskosten jederzeit im Blick.
Prozessautomatisierung: die nächste Stufe der Optimierung
Dank Process Mining-Technologien sind Ihre Abläufe digital nachvollziehbar. Das ist ein enormes Potenzial für die Automatisierung. An dieser Stelle kommen Low Code / No Code-Plattformen und Robotic Process Automation (RPA) ins Spiel. Täglich anfallende Routinetätigkeiten lassen sich damit einfach und sicher durch automatische Prozesse abarbeiten. Dadurch werden Mitarbeiter dauerhaft entlastet und manuelle Fehlerquellen geschlossen. Die Einsatzbereiche sind abteilungsübergreifend und praktisch unbegrenzt. Gute Beispiele sind ins Stocken geratene Genehmigungsverfahren oder Rechnungserstellung und Mahnverfahren.
Da sich die Automatisierungsergebnisse mit Process Mining-Tools überwachen lassen, kann man den Erfolg der Optimierungen verfolgen und bewerten.
Process Mining & Robotic Process Automation (RPA)
Je nach Zielsetzung lässt sich auch der Einsatz von nur einer der beiden Technologien rechtfertigen. Das gesamte Potenzial schöpfen Sie jedoch erst durch deren Kombination aus. Mit Process Mining-Software sorgen Sie für transparente Ist-Abläufe, etablieren ein laufendes Monitoring und erkennen die größten Schwachstellen. Im Rahmen der Process Automation nehmen Sie diese Schwachstellen direkt ins Visier und können so gezielt Verbesserungen erreichen.
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