Old Office Road vs. New Office Way (Produktvergleich Office 2019 vs. Office 365)

Im vergangenen Jahr veröffentlichte Microsoft die (vermutlich letzte) Hauptversion der Office-Suite. Es ist mittlerweile die 17. Hauptversion. Sie trägt den Titel Office 2019. Das Release erfolgte zu einem interessanten Zeitpunkt, denn viele Unternehmen und ihre IT-Verantwortlichen stehen vor einem Problem. Die bisher häufig genutzten Office-Suiten, Office 2010 und Office 2013, verlassen langsam den erweiterten bzw. normalen Supportzeitraum. Damit stellen Sie sich die Frage: Wie geht es weiter? Sollten wir auf Office 2019 upgraden oder doch den Sprung in die Cloud zu Office 365 wagen?

Bevor wir uns die „neue“ heutige Welt anschauen, werfen wir erstmal einen Blick in die Vergangenheit. Office 2010 und Office 2013 haben in Bezug auf die Dokumentengenerierung und
-bearbeitung viele Neuerungen bereitgestellt. Zum Beispiel wurde die geschützte Ansicht mit Office 2010 erstmals bereitgestellt. Damals eine gute Funktion, um an einem Dokument in Ruhe zu arbeiten. Im Anschluss wurde es im Dateisystem abgelegt. Mit Office 2013 kamen die Vorlagen dazu. Dadurch konnten in kürzerer Zeit Dokumente und andere Dateien mit dem Branding des Unternehmens erstellt werden. Diese und andere Funktionen erleichterten das Arbeiten und sparten Zeit. Doch die gewonnene Zeit reicht heute nicht mehr aus. Die Welt dreht sich immer schneller. Zeit ist Geld. Daher sind bestimmte Funktionen und die Wahl des Speicherortes heute ein Hindernis. Zum Beispiel die mit Office 2010 eingeführte Funktion „geschützte Ansicht“. Wer kennt es nicht? Man hat seinen Tag und die Aufgaben, die der Tag mitbringt, am Morgen geplant. Nur um dann eine Stunde später alles über den Haufen zu werfen. Ein Vertrag oder eine Betriebsanweisung soll angepasst werden. Leider erscheint beim Öffnen der Datei folgende Hinweismeldung: „Die Datei wird gerade vom Nutzer Martin Müller verwendet, wollen Sie eine Kopie speichern?“

Nach dem kleinen Exkurs in die Vergangenheit nun zurück zur Eingangsfrage: Office 2019 oder Office 365? Welche Vorteile bringt Office 2019 im Vergleich zu Office 365 mit sich und umgekehrt?

Office 2019 ist die aktuelle Version der Office Desktop-Applikationen wie u. a. Word, PowerPoint, Excel oder Access. Mit dem Kauf erhalten Sie die Applikationen mit einem festgelegten Funktionsspektrum, zu einem festen, einmalig zu begleichendem, Preis. Damit können Sie die Anwendungen so lange verwenden wie Sie möchten. Office 2019 bringt aber auch Nachteile mit sich. Microsoft stellt keine Funktionsupdates bereit, lediglich Sicherheitsupdates. Des Weiteren wird Office 2019 auf PC-Ebene lizensiert, sodass ein User mit 2 Geräten auch doppelt lizensiert werden muss.

Quelle: in Anlehnung an: aka.ms/TechCommunity/MicrosoftIgniteTour/BRK2483

Office 365 hingegen verfolgt dabei einen anderen Ansatz: Sie haben einen User, der lizensiert wird. Dadurch können bis zu 15 Geräte mit der Lizenz ausgestattet werden. Des Weiteren werden die Anwendungen stets mit den aktuellen Updates versorgt. Aufgrund des geänderten Lizensierungsmodells ändert sich auch die Abrechnung. Office 365 wird monatlich und pro User abgerechnet. Dadurch erhalten Sie nicht nur planbarere Kosten, sondern auch eine hohe Flexibilität. Unabhängig von den Rahmenbedingungen unterscheiden sich die beiden Pakete auch durch die Möglichkeiten. Office 365 bringt viel mehr Optionen. Unter anderem die Möglichkeit der Echtzeit-Collaboration. Hierzu wird Office 365 von Künstlicher Intelligenz unterstützt, wodurch Designideen in PowerPoint oder Berechnungsmöglichkeiten in Excel vorgeschlagen werden. Was jedoch am meisten unterschätzt wird, ist die Flexibilität. Sie sind als Nutzer nicht beschränkt auf die reinen Desktop-Anwendungen. Sie können Ihre bestehenden Pläne jederzeit erweitern oder neuen Zielen und Herausforderungen anpassen. Dies bezieht sich unter anderem auf die Collaboration-Anwendungen wie Microsoft Teams, Microsoft SharePoint Online oder Yammer.

Unternehmen müssen sich derzeit entscheiden, ob Sie den bisherigen Weg in puncto Office Anwendungen weitergehen wollen oder doch auf die Überholspur wechseln. Die beiden Optionen sind bekannt – Office 2019 und Office 365. Office 2019 beinhaltet die bekannten Anwendungen nur mit neuen und statischen Features. Office 365 vereint hingegen die bekannten Office Anwendungen mit den Collaboration-Anwendungen und den neuesten Funktionen, sowie Möglichkeiten der Cloud. Wie werden Sie sich entscheiden? Wir von COSMO CONSULT unterstützen Sie bei Ihrer Entscheidung.