Digitalisierung

Dokumentenlenkung - mehr als nur Dokumentenmanagement

Josip Breskic26.11.2020

Wenn man Dokumente auf einem zentralen Server ablegt, ist das bereits ein Schritt in die Digitalisierung? Vor 30 Jahren vielleicht, aus heutiger Sicht ganz sicher nicht. Aktuelle Technologien können weit mehr, als Dokumente lediglich zu verwalten. Für Unternehmen ergeben sich dadurch neue Chancen – auf bessere Qualität, ein höheres Automatisierungsniveau und dem sicheren Gefühl, die Dinge im Griff zu haben.

Dokumente speichern und wiederfinden – das Verstehen noch immer viele Unternehmen unter dem Begriff Dokumentenmanagement. Doch das ist nur die halbe Miete. Mindestens ebenso wichtig ist es, Schlagworte zu ergänzen, damit man nicht nur nach dem Dokumentennamen, sondern auch nach logischen Begriffen suchen kann, die man mit dem jeweiligen Dokument verbindet.

Studien zeigen, dass Mitarbeiter im Schnitt mehr als zwei Stunden am Tag mit digitaler Ablage und Dokumentensuche beschäftigt sind. Rechnet man hierfür die Kosten hoch, wird schnell klar wie wichtig gute Recherchebedingungen sind. Ein weiteres Problem ist die steigende Unzufriedenheit der Mitarbeiter, die immer mehr Zeit mit Routinetätigkeiten verbringen.

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Das Pflichtprogramm für jedes Dokumentenmanagementsystem

Mit einer professionellen Lösung für das Dokumentenmanagement sparen Sie also nicht nur Kosten, gleichzeitig kann Ihr Team schneller reagieren, effizienter arbeiten und hat so mehr Zeit für das eigentliche Geschäft. Wegen des großen Angebots ist es allerdings schwer, das richtige System zu finden. Zu den wichtigsten Punkten der Marktsondierung gehören etwa

•    ein hoher Funktionsumfang
•    eine moderne Plattformtechnologie und
•    die einfache Integration ins vorhandene Systemumfeld. 

Zudem sollte sich die Lösung auf einfache Weise anpassen lassen. Sind diese Punkte erfüllt, ist man in Sachen Dokumentenmanagement schon ganz gut aufgestellt. 

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Dokumentenlenkung als Kür

Auf dem aktuellen Stand der Technik bewegt man sich jedoch erst, wenn das System auch in der Lage ist, Dokumente im Unternehmen zu lenken. Das ist vor allem für qualitätsorientierte Betriebe wichtig, die Vorgabe- und Nachweisdokumente benötigen, um ihre Qualitätsansprüche umzusetzen. Gute Beispiele sind Arbeitsanweisungen oder Standard Operating Procedures (SOPs). Gerade hier ist es oft schwierig, durchzusteigen. Eine gute Dokumentenlenkung sorgt für einen schnellen Überblick über die verwalteten Vorlagen und Akten sowie die gelenkten Dokumente und Workflows. So kann man leicht erkennen,

•    welches Dokument in welcher Version aktuell freigegeben ist
•    ob alle Kollegen mit der freigegebenen Version arbeiten oder
•    welche Mitarbeiter das Dokument gelesen und verstanden haben.

Die Freigabe der Dokumente erfolgt elektronisch (electronic signature). Dabei ist immer nur die letzte freigegebene Version sichtbar und es wird stets eine Lese- beziehungsweise Verständnisbestätigung eingeholt. Moderne Lösungen sind mit Blick auf die Prozesse flexibel und in allen Bereichen konfigurierbar. So lassen sich Formulare, Workflows, Ansichten oder Reports auf einfache Weise umgestalten und erweitern. Sind die Prozesse „live“, können sogar laufende Workflows ohne Abbrüche angepasst und erweitert werden. 

Fazit

Ein modernes Dokumentenmanagement mit einer professionellen Dokumentlenkung ist für viele Unternehmen ein großer Mehrwert. Der Implementierungsaufwand ist überschaubar und die Integrationen in das vorhandene Systemumfeld jederzeit umsetzbar. In der Praxis ist die Dokumentlenkung ein wichtiger Bestandteil jedes Qualitätsmanagementsystems und eine spürbare Arbeitserleichterung für alle Mitarbeiter.
 

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Author:
Josip Breskic
Director Products & Services for Quality Management