Digitalisierung

Microsoft Teams in fünf Schritten erfolgreich einführen

Bernhard Rastorfer25.09.2020

In den bisherigen Blog-Beiträgen haben wir erklärt, wie Sie in drei Schritte zur Teams-Exzellenz kommen und Themen wie 
•    Setup & Technologie
•    Wissen und Know-how
•    Organisation und Richtlinien 
in Ihre Modern Workplace-Strategie einbinden. Kunden, die diesen Weg mit COSMO CONSULT gehen, legen damit die Basis für eine erfolgreiche Microsoft Teams-Einführung. 

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Setup & Technologie

Ist Teams eingeführt, geht es zunächst darum, das System einzurichten. Themen sind dabei etwa Identity Management (Single-Sign-On), Zwei-Faktor-Authentifizierung oder Datensicherheit. Modern Workplace-Tools punkten vor allem in Sachen Zusammenarbeit. Allerdings ist es mit den Lösungen auch relativ einfach, interne Daten nach außen zu geben. Um dies zu verhindern, sollten Sicherheitsmechanismen in Microsoft Office 365 aktiviert und konfiguriert werden. 

Training und Know-how

Anschließend gilt es, Mitarbeiter und Personen, die künftig mit den neuen Tools arbeiten, abzuholen und mit dem notwendigen Wissen auszustatten, um diese effizient einzusetzen. Nur so lässt sich die nötige Akzeptanz erzielen. Teammitglieder erhalten damit die Chance, sich besser zu organisieren und von den Tools persönlich zu profitieren. So ist es ausgeschlossen, dass Nutzer die Tools als zusätzliche Belastung wahrnehmen.

Organisation und Richtlinien

Im dritten Schritt geht es darum, den Modern Workplace in die Unternehmensprozesse zu integrieren und mit den Organisationsrichtlinien in Einklang zu bringen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Mitarbeiter mit den Tools vertraut sind, damit sie das Potenzial erkennen und in den Richtlinien des Unternehmens verankern können.

Bei der Transformation in Richtung Modern Workplace stehen nicht allein neue Technologien im Fokus, sondern auch innovative Methoden und neue Organisationsformen, mit denen sich die Effizienz der Unternehmensprozesse verbessern lässt.

Digitales Team-Management

Ist die Basis für die neue digitale Plattform gelegt, können Arbeitsgruppen mit den wichtigsten Funktionen starten. Doch was unterscheidet eine produktive, agile Nutzung dieser Tools von der herkömmlichen Wasserfall-Methodik? Zunächst einmal sind hierfür agile Quartalsziele notwendig. Ein Weg dorthin führt über die Object & Key Results (OKR) und einen Aufgaben-Management-Flow, der Transparenz in die verschiedenen Jobs bringt und zum Teamwork einlädt. Im nächsten Blog-Artikel erklären wir, wie man ein digitales, agiles Teammanagement-Board gestaltet und Kollegen zur aktiven Mitarbeit befähigt.

Agile Organisationsentwicklung

Sie nutzen Microsoft Tools unternehmensweit und haben zur agilen Teamsteuerung bereits ein risikofreies Pilotprojekt mit dem digitalen Teammanagement umgesetzt? Herzlichen Glückwunsch, Sie sind deutlich weiter als die Konkurrenz. Laut einer Kienbaum-Studie sind erst 10 % der deutschen Unternehmen agil aufgestellt (Kienbaum, 2019). Jetzt geht es darum, aus den Erfahrungen mit dem ersten Piloten zu lernen und agile Methoden schrittweise in der gesamten Organisation zu etablieren. Ziel ist es, vom Silo-Denken und gegenseitig konkurrierenden Interessen – wie etwa Service vs. Vertrieb – zu selbstorganisierten Netzwerkstrukturen zu gelangen, die auf gemeinsame Unternehmensziele einzahlen. Ein weiterer Vorteil solch agil-intelligenter Organisationen ist ihre Flexibilität. Sie sind widerstandsfähig und resilient gegenüber Marktschwankungen, was eine lange, profitable Lebenszeit gewährleistet.

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Fazit

Wer das volle Potenzial von Microsoft Teams ausschöpfen und sein Unternehmen zur Teams-Exzellenz führen will, der sollte auf Aspekte wie Wissenstransfer, die Integration in die vorhandene Unternehmensorganisation und die passende Führungsmethodik achten. Dabei haben sich vor allem agile, digitale Organisationsformen bewährt. Mit Methoden wie OKR arbeiten Teams schnell, transparent und effizient. 

Wollen Sie wissen, wie man virtuelle Teams erfolgreich führt? Unser Webinar  "Warum es nicht ausreicht, Microsoft Teams einfach nur zu installieren"  am 01. Oktober 2020 um 11.00 Uhr hat erfolgreich stattgefunden. Die Aufzeichnung werden wir demnächst zur Verfügung stellen. In unserem weiterführenden Webinar "Wie Sie ihre Teams innovativ und digital im Zeitalter von New Work führen" am 22. Oktober 2020 um 11.00 Uhr stehen dann digitales Teammanagement und agile Projektarbeit im Fokus.

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Nehmen Sie doch an unserer aktuellen Umfrage zum digitalen Teammanagement teil und profitieren Sie von den neuesten Erkenntnissen für Ihre digitale Strategie. Als Dankeschön können Sie an der Verlosung der  beiden Workshops Modern Workplace Inspiration und Digital Team Management Inspiration im Wert von 990 Euro beziehungsweise 490 Euro teilnehmen.

Natürlich stehen wir Ihnen jederzeit für ein persönliches Beratungsgespräch zur Verfügung. Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail oder rufen Sie uns an. Unsere Digitalisierungsexperten freuen sich, mit Ihnen über Ihre digitalen Ideen zu diskutieren.

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Author:
Bernhard Rastorfer
Operations Manager Modern Workplace Solutions
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Author:
Nico Schulze
Innovation Coach