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Programmierkenntnisse gehören der Vergangenheit an? Dank Power Apps und Power Automate, ja!

Andreas Thumfart20.12.2019
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Microsoft hat mit Power Apps und Power Automate (früher Flow) zwei neue Werkzeuge für Office 365 und Dynamics 365 geschaffen, die es dem Anwender ermöglichen, ohne Programmierkenntnisse oder tiefgreifendes IT Know-How Apps und Workflows selbst zu erstellen. Und das nicht nur innerhalb einer Anwendung, wie SharePoint oder Dynamics 365 Customer Engagement, sondern übergreifend über App-Grenzen hinweg.

Für beide Tools gibt es Web Anwendungen oder auch Apps für Mobilgeräte und Tablets mit Android, iOS oder Windows. Die Basisfunktionen beider Tools sind in diversen Office 365 und Dynamics 365 Plänen enthalten, so dass ein Einstieg ohne Hürden möglich ist. Premium Subscriptions liefern zusätzliche Schnittstellen und Möglichkeiten oder erhöhen Datenlimit und die Anzahl der möglichen Aufrufe für Flows.

Sie wollen mehr dazu erfahren? Dieser Blog-Beitrag beantwortet Ihre Fragen:

Power Apps

Power Apps ermöglichen das schnelle Erstellen von Apps, ohne dafür Programmierkenntnisse zu benötigen. So heißt es.

In der Praxis wird man aber zumindest Basiswissen benötigen, um zu verstehen wie das Design der App, Formeln, Skripte und Abhängigkeiten zwischen Feldern aussehen und wie die Schnittstellen funktionieren. Man spricht hierbei von Low-Code Apps. Auch wenn der Name es vermuten lässt, sind Power Apps keine wirklich eigenständigen Apps, sondern werden immer innerhalb der Power Apps Anwendung ausgeführt, welche für alle Plattformen (Windows, iOS und Android) zur Verfügung steht. Nichtsdestotrotz lassen sich die Power Apps aber auf mobilen Endgeräten und auch unter Windows im Startmenü anheften, um diese direkt starten zu können.

Um den Einstieg in Power Apps zu vereinfachen und Ideen für Apps zu liefern, bietet Microsoft auch eine Vielzahl an Beispiel Apps:

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Erstellung von Power Apps

Von Power Apps gibt es 2 verschiedene Varianten, die Canvas Apps und Model Driven Apps. Erstere werden einfach im Power Apps Designer erstellt und können mit Mausklicks zusammengestellt werden. Hierfür werden auch unterschiedlichste Datenquellen genutzt, um z.B. eine App als Eingabeformular für eine SharePoint Liste zu gestalten.

Die Erstellung neuer Canvas Apps erfolgt direkt im Browser. Es ist also keine zusätzliche Entwicklungsumgebung notwendig und es kann sofort gestartet werden. Vor allem für Anfänger empfiehlt es sich nicht von Null mit einer leeren App zu starten, sondern als Basis für eine App eine der vielen Datenquellen aus Azure, Dynamics 365, Office 365 oder auch eine Schnittstelle zu einem anderen System zu verwenden. Der Power Apps Designer erstellt auf diesem Wege automatisch ein Basisformular, dass dann selbst noch angepasst werden kann. So bekommt man sehr schnell eine funktionsfähige App zustande.

Die zweite Variante, die Model Driven Apps, sind schon komplexer und basieren auf dem Common Data Service, also auf einem Datenbank Modell. Daher auch die Bezeichnung Model Driven Apps. Grob gesagt verbirgt sich unter dieser App eine Dynamics CRM Datenbank, die beliebig um neue Entitäten erweitert werden kann und das Front End entspricht dem aktuellen Dynamics 365 Customer Engagement UI.

 

Neben den beiden App Varianten gibt es inzwischen auch noch die PowerApps Portals, welche genutzt werden können, um ein Extranet Portal für Kunden, Partner und Lieferanten zur Verfügung zu stellen. Auch diese werden über die Power Apps Plattform erstellt und basieren auf dem Common Data Service. Hier ist also eine Verwandtschaft mit den Model Driven Apps zu erkennen.

Von Power Apps gibt es 2 verschiedene Varianten, die Canvas Apps und Model Driven Apps. Erstere werden einfach im Power Apps Designer erstellt und können mit Mausklicks zusammengestellt werden. Hierfür werden auch unterschiedlichste Datenquellen genutzt, um z.B. eine App als Eingabeformular für eine SharePoint Liste zu gestalten.

Die Erstellung neuer Canvas Apps erfolgt direkt im Browser. Es ist also keine zusätzliche Entwicklungsumgebung notwendig und es kann sofort gestartet werden. Vor allem für Anfänger empfiehlt es sich nicht von Null mit einer leeren App zu starten, sondern als Basis für eine App eine der vielen Datenquellen aus Azure, Dynamics 365, Office 365 oder auch eine Schnittstelle zu einem anderen System zu verwenden. Der Power Apps Designer erstellt auf diesem Wege automatisch ein Basisformular, dass dann selbst noch angepasst werden kann. So bekommt man sehr schnell eine funktionsfähige App zustande.

Die zweite Variante, die Model Driven Apps, sind schon komplexer und basieren auf dem Common Data Service, also auf einem Datenbank Modell. Daher auch die Bezeichnung Model Driven Apps. Grob gesagt verbirgt sich unter dieser App eine Dynamics CRM Datenbank, die beliebig um neue Entitäten erweitert werden kann und das Front End entspricht dem aktuellen Dynamics 365 Customer Engagement UI.

Neben den beiden App Varianten gibt es inzwischen auch noch die PowerApps Portals, welche genutzt werden können, um ein Extranet Portal für Kunden, Partner und Lieferanten zur Verfügung zu stellen. Auch diese werden über die Power Apps Plattform erstellt und basieren auf dem Common Data Service. Hier ist also eine Verwandtschaft mit den Model Driven Apps zu erkennen.

Typische Szenarien für Canvas Power Apps:

  • Apps für die Abwicklung von internen Serviceanfragen
  • Für kleinere Freigabeprozesse, wie Urlaubsanträge, Reisekostenbelege
  • Kiosk Anwendungen wie Anmeldungen für Events oder Newsletter, Produktpräsentationen oder digitale Produktkataloge
  • Anwendungen für die Abfrage oder Eingabe von Daten zu Dynamics 365 (z.B. Schnelle Anlage eines neuen Leads)
  • Kalkulationstools

 

Als Beispiel hier eine Power App zur Erfassung von Meeting Notizen und direkten Anlage von Tasks in Planner:

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Zu beachten ist bei Power Apps jedoch, dass es keine Möglichkeit gibt Power Apps über einen App Store anzubieten. Power Apps sind also nicht für die Verwendung durch externe Kunden oder Partner gedacht, sondern richten sich, zumindest zum aktuellen Zeitpunkt, ausschließlich an Mitarbeiter der eigenen Organisation. Für diese stehen Apps in der Power Apps Anwendung zur Verfügung und können von dort am lokalen Gerät installiert werden. Wer selbst eine Power App erstellt, entscheidet auch darüber wem er diese zur Verfügung stellen will oder auch wer diese selbst verändern darf.

Power Automate

Power Automate, bis vor kurzem noch unter dem Namen "Flow" bekannt, stellt eine einfache Workflow Engine für die Verwendung in Office 365 und Dynamics 365 dar. Power Automate basiert dabei auf den Azure Logic Apps, welche weitere Integrationsmöglichkeiten bieten und auch durch Programmierung über zusätzliche Funktionen erweitert werden können.

Power Automate basiert wie Power Apps auf der sogenannten Power Plattform. Dadurch hat Power Automate auf dieselben Konnektoren Zugriff, wie PowerApps. Damit können Cloud Lösungen angebunden werden, um auf Events zu reagieren oder Aktionen auszuführen. So kann zum Beispiel darauf reagiert werden, wenn in Salesforce ein neuer Kunde angelegt wird. Oder beim Anlegen einer Aufgabe in der Project Service Automation App von Dynamics 365 automatisch eine Aufgabe in Wunderlist oder im Team Foundation Server erstellt werden.  Wie bei PowerApps unterstützt auch bei Power Automate eine große Anzahl an Vorlagen den Benutzer beim Start und der Einarbeitung in diese Workflow Plattform:

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Erstellen von Workflows mit Power Automate

Im Web Portal können Workflows erstellt werden und dann abhängig von der Ausgangs-Aktion an die jeweilige Verbindung angebunden werden, oder z.B. SharePoint Online ermöglicht es auch Flows direkt in Listen oder Bibliothek anzulegen.

Das Web Portal bietet zu jedem angelegten Flow eine Übersicht, wann dieser zuletzt ausgeführt wurde und es kann auch geprüft werden, welchen Pfad der Workflow durchlaufen ist und für die Fehlersuche werden auch bei jeder Aktion Eingabe und Ausgabeparameter angezeigt.

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Typische Szenarien für Microsoft Power Automate:

  • Benachrichtigungen bei der Erstellung neuer Einträge in Dynamics 365 oder Office 365
  • Freigabeprozesse für Dokumente in SharePoint oder Eingabeformulare in PowerApps
  • Einfache Automatisierungen in Exchange, OneDrive und SharePoint, wie die automatische Ablage von E-Mail Attachments in OneDrive oder automatisches Teilen einer neuen Dokumentenversion in Teams
  • Transfer von Daten zwischen Systemen

Gemeinsame Basis

Power Automate und Power Apps basieren auf einer gemeinsamen Basistechnologie, der sogenannten Power Plattform. Auf dieser basiert neben den beiden Technologien auch Power BI. Dadurch können diese Anwendungen auf dieselben Schnittstellen und Datenquellen zugreifen. Um nur ein paar der unzähligen Verbindungen zu nennen:

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Die gesamte Liste finden Sie unter https://flow.microsoft.com/de-de/services/.

Inzwischen ist klar zu erkennen wo die Reise mit der Power Plattform hin geht und dass sie mit dem Common Data Service die Basis für viele Anwendungen und die Microsoft Cloud Strategie zu werden scheint.

Fazit

Eigene Apps erstellen ohne Programmierkenntnisse? Das ist möglich. Erstellen Sie Apps, welche Ihren täglichen Ablauf vereinfachen und auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind. Workflows, die an Sie angepasst sind? Auch das funktioniert. Wie? Tauchen Sie ein in die Welt der Selbstständigkeit und entscheiden und kreieren Sie selbst, was Sie brauchen. Wir zeigen Ihnen wie’s geht!

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