Collaboration

Microsoft Teams – nicht nur ein Tool für Büromitarbeiter!

Stefan Emrich07.06.2019

Der moderne Arbeitsplatz oder neu auch “Modern Workplace” ist aktuell ein spannendes Thema. Dieser Begriff ist dem Gebiet des Digitalen Wandels zuzuordnen. Doch wo wird dieser Modern Workplace abgegrenzt und wie sollte er gestaltet werden? Halten Sie es einfach! Dies gelingt Ihnen u.a. mit Microsoft Teams.

Eines der zentralen Elemente beim Modern Workplace ist die Zusammenarbeit. Doch was bedeutet Zusammenarbeit heute in vielen Bereichen? Man kommuniziert mündlich und schriftlich mit Kollegen, Kunden und Lieferanten. Das heißt Sie brauchen eine Telefonanlage, vielleicht noch zusätzlich Skype für die interne Kommunikation. Des Weiteren verwenden Sie Word, PowerPoint und Excel, um an Dateien zu arbeiten. Der schriftliche Austausch zwischen allen Mitgliedern der Wertschöpfungskette erfolgt im Anschluss per E-Mail. Somit verwenden Sie in dem Beispiel sieben verschiedene Anwendungen und Tools. Ganz schön viele Anwendungen, nicht wahr?

Webinar-Aufzeichnung

Sie wollen wissen wie Sie Microsoft Teams verwenden können? Hier finden Sie eine Aufzeichnung des Webinars „Was ist Microsoft Teams und wie kann man es verwenden?“.

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Eine Anwendung für alle

Mit Microsoft Teams kann diese Anzahl deutlich reduziert werden. In der Collaboration Plattform werden die verschiedensten Anwendungen und Funktionen in einem Tool zusammengefasst. Angefangen von den Basisfunktionen Chat und Telefonie, im Sinne eines Kommunikationshubs, bis hin zur gemeinsamen Erstellung, Bearbeitung und Publikation von Dateien. Dazu sind Anwendungen wie Word, PowerPoint, Excel, OneNote oder Microsoft SharePoint Online in Microsoft Teams integriert. Die Integration von Anwendungen beschränkt sich nicht auf die Microsoft Anwendungen. Über den Marketplace von Microsoft werden derzeit circa 200 verschiedene Drittanbieteranwendungen in Form von Apps bereitgestellt. Die Apps reichen von Polly bis Github.

Über die Unternehmensgrenzen hinweg

Doch Zusammenarbeit findet nicht nur innerhalb eines Unternehmens statt, sondern entlang der gesamten Wertschöpfungskette.  Für eine gelungene Wertschöpfungskette ist eine effiziente und effektive Kommunikation wichtig. Somit müssen Sie mit Lieferanten und Kunden im engen Austausch sein. Für einen engen Austausch können Sie einfach und unkompliziert Ihre Kunden als Gastbenutzer hinzufügen.

Mobiles Arbeiten ohne Grenzen

Teams ist nicht nur eine Anwendung für alle, es ist vielmehr eine großartige Chance für mobiles Arbeiten. Dabei ist die Microsoft Teams App für Windows, iOS und Android unterstützt. Die Chance des mobilen Arbeitens besteht jedoch nicht nur für Büromitarbeiter – wie man vielleicht vermuten möchte – sie besteht insbesondere auch für Firstlineworker oder Schichtmitarbeiter in Logistik oder Produktion. Durch die mobile Applikation bekommen die Schichtmitarbeiter die Chance die neue Technologie in vollen Zügen nutzen zu können. Die Möglichkeiten reichen von der Kommunikation via Chat und Telefon über den Dateiaustausch (z. B. Fotos von Zwischenfällen in der Logistik oder dem gemeinsamen Bearbeiten von Fertigungsplänen für die Produktion) bis zur Planung ihrer Schichten mit Microsoft Shifts.

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Zu viel Auswahl an verschiedenen Collaboration Tools? Im Blog „Yammer, Groups oder Teams: Was ist das richtige Tool für Ihr Unternehmen?“ finden Sie Information, die Ihnen helfen wird!

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Weitere Chancen ergeben sich für die IT-Administration des Unternehmens. Mit der Microsoft Teams App können sie informationstechnische Systeme und Prozesse, die neben der offiziellen IT-Infrastruktur vorhanden sind, verringern. Solche Prozesse werden auch als Schatten-IT bezeichnet. Ein Beispiel für einen solchen Prozess stellt die Abstimmung von Schichtplänen mittels WhatsApp dar. Dieser Prozess könnte sich mangels Alternativen im Unternehmen etabliert haben. Mit Microsoft Teams bieten Sie eine Plattform für den gemeinsamen Austausch und die Planung von Schichten mittels Microsoft Shifts - alles in einer Anwendung. Im Zuge der Minimierung der Schatten-IT besteht für Benutzer die Möglichkeit einer besseren Work-Life-Balance durch die Trennung von Beruf und Privatem, was durch die Benutzung von Microsoft Teams gewährleistet ist. Des Weiteren können Sie unternehmensinterne Informationen in Microsoft Teams besser schützen als in der Schatten-IT.

Fazit

Microsoft Teams stellt eine solide Basis zur Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens dar. Diese Basis kann ohne Probleme mit allen notwendigen Anwendungen aus der Office 365 Suite und darüber hinaus erweitert werden. Externe Benutzer können schnell und einfach hinzugefügt werden, sodass die Zusammenarbeit entlang der gesamten Wertschöpfungskette schnell starten kann.

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Author:
Stefan Emrich
Consultant, Operations | COSMO CONSULT GmbH