Projektkoordination…was ist das eigentlich? Und braucht man so etwas überhaupt? Sie kennen sie sicher, diese Statusmeetings, in denen der Projektmanager herausfinden möchte wer wie weit mit seiner Arbeit ist, wer gerade was macht und was als Nächstes kommt. Meistens langatmige Meetings mit einem großen Teilnehmerkreis. Da stellt sich schnell die Frage, ob diese Meetings der Produktivität schaden oder sie fördern.
Man geht davon aus, dass Projektmitarbeiter fähig sind, sich selbst zu koordinieren und sicherstellen, dass das Projekt vorangeht und jeder das Richtige macht. Prinzipiell stimmt das, doch Projekte werden komplexer und für den Einzelnen immer weniger überschaubar. Komplexe Projekte benötigen in der Regel auch mehr Mitarbeiter, womit die eigene Koordination noch schwieriger wird. Dazu kommt dann oft noch die Linientätigkeit, die in Konflikt mit den Projekttätigkeiten gerät. Deshalb ist es notwendig, dass Projektkoordination gemacht wird – und das effektiv und effizient.
Dabei muss Eines klar sein: als Projektmanager kann und möchte ich nicht jedem im Projekt nachlaufen müssen um sicherzustellen, dass er oder sie das Richtige zum richtigen Zeitpunkt macht. Würde ich das machen wollen, hätte ich Kindergärtner werden sollen. Das wäre dann sicher lustiger gewesen.
Die Herausforderung an der Sache ist, dass sich auch hier bereits zu Beginn des Projekts entscheidet, ob die Projektkoordination effektiv und effizient ist. Der Projektmanager muss unserer Erfahrung nach bereits im Kickoff-Meeting dafür sorgen, dass die Projektkultur richtig gestaltet wird. Dass selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten nicht nur erwünscht, sondern erwartet wird. Denn dann wird die Projektkoordination mit relativ wenig Aufwand auch effektiv erfolgen.
Fragt man Institutionen wie die IPMA oder das PMI ist die Antwort ein klares Ja. Fragt man die agile Welt wird man eher ein klares Jein als Antwort bekommen. Klassisches Projektmanagement ist das, was schon der Name sagt – Management. Und Management bedeutet nichts Anderes als jemanden zu sagen was er wann tun oder lassen soll, um am Ende die Ergebnisse zu kontrollieren. Klingt hart, ist aber Tatsache. Deshalb ist Projektkoordination notwendig.
Agile Methoden haben hier eine andere Sichtweise und setzen auf selbstorganisierte Teams, denen niemand vorgibt, wann sie etwas tun oder lassen sollen. Das entscheidet das Team selbst. Aber wie koordiniert sich ein agiles Projektteam? Zum einen durch eine prinzipiell stärkere Kommunikation im Team und durch institutionalisierte Meetings wie zum Beispiel das Daily Standup in Scrum. Insgesamt ist der Koordinationsaufwand in agilen Projekten weniger als in herkömmlichen Projekten. Die Gründe hierfür sind, dass die Granularisierung der Aufgaben viel feiner und dadurch überschaubarer für das Team ist.
Wie oben schon erwähnt, hängt viel vom Projektstart ab, wie die Projektkoordination in weiterer Folge aussehen wird. Es gibt aber noch einige Tipps und Tricks, wie die Projektkoordination effizient gestaltet werden kann:
Fragen Sie sich selbst, wie oft Meetings schon länger gedauert haben, unstrukturiert waren oder nicht moderiert zu keinem Ergebnis kamen. Dabei ist nicht viel notwendig, um die Rahmenbedingungen für ein effektives und effizientes Koordinationsmeeting zu schaffen. Mit unseren Tipps und Tricks werden Sie schnell positive Veränderungen sehen.
Wir helfen Ihnen gerne dabei, dass Ihr Projekt zur Erfolgsgeschichte wird.
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Peter Burghardt ist Project Manager für ERP- und CRM-Projekte am COSMO CONSULT-Standort Wien (vormals FWI Gruppe). Mehrjährige Erfahrung als Projektleiter in ERP- , Infrastruktur- und SharePoint-Projekten. Erfahrung in der agilen Softwareentwicklung als Certified Scrum Product Owner mit Verantwortung für die Weiterentwicklung von CRM-Systemen und ist Certified Scrum Master. Studium an der Fachhochschule des BfI Wien, Studiengang Projektmanagement und IT.